Neben Compliance-Gründen spielen, da die EMail-Funktionalität eine der Kernfunktionen in Lotus Domino-Infrastrukturen ist, auch Aspekte wie die optimale Positionierung von Maildateien eine wichtige Rolle. Über die Richtlinien lassen sich hier gezielt Vorgaben für die Clients machen.
Wie alle Richtlinien werden auch die Einstellungen für die Maildateien im Bereich Configuration des Lotus Domino Administrator vorgenommen. Dort kann eine neue Richtlinie erstellt werden. Bei Settings muss Mail gewählt werden. Nach der üblichen Warnmeldung bezüglich der möglichen Konflikte mit älteren Notes-Clients kann man im Register Basics mit der Konfiguration beginnen.
Dort werden in diesem Fall nur der Name und - sinnvollerweise - eine Beschreibung eingegeben. Da man in den meisten Fällen mehrere Varianten dieser Richtlinien haben wird, sollte die Beschreibung auf jeden Fall erstellt werden.
Registerübersicht
Das Register Mail File Preferences hat dagegen etliche Optionen zu bieten (Bild 1).
Das Register ist zunächst in die drei Bereiche
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Mail
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Calender & To Do
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Access & Delegation
gegliedert. Im Register Mail gibt es wiederum die Bereiche Basics und Letterhead. Bei Basics lassen sich folgende Einstellungen konfigurieren:
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Es kann festgelegt werden, ob Benutzer den Besitzer ihrer Maildatei ändern dürfen oder nicht.
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Die automatische Rechtschreibprüfung vor dem Versenden von Mails kann aktiviert werden. Das ist aber eine Entscheidung, die man in der Regel dem Benutzer überlassen sollte.
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Es kann festgelegt werden, wie die Präferenzen für gesendete Mails definiert werden sollen. Hier empfiehlt es sich, schon aus Nachweisgründen gesendete Mails grundsätzlich aufzubewahren.
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Schließlich kann noch das „soft delete“ angepasst werden, also der Zeitraum, nach dem gelöschte Mails endgültig entfernt werden.
Im Register Letterhead kann nur das Standardlayout des Briefkopfs konfiguriert werden. Wenn man ein einheitliches Erscheinungsbild für alle Benutzer im Unternehmen wünscht, sollte man diese Einstellung konfigurieren.
Zeitplanung und Meetings
Noch mehr Einstellungen finden sich bei Mail File Preferences/Calendar & To Do mit einer ganzen Reihe von Registern:
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Im Register Basics findet man die Festlegungen dafür, wie neue Kalendereinträge erstellt werden. Das sind Einstellungen, deren Anpassung man typischerweise dem Endanwender überlassen sollte, da es hier wirklich um sein individuelles Arbeitsverhalten geht.
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Ähnliches gilt auch für die Anzeigeeinstellungen im Kalender im Register Display. Dabei werden zwei Bereiche unterschieden. Einer betrifft die Anzeige des Kalenders selbst, der andere Informationen zum Kalender in Mailansichten. Bei Letzteren lassen sich auch einige wichtige Festlegungen für Meetings steuern. Aber wie gesagt: Es handelt sich weitgehend um Einstellungen, die man normalerweise nicht zentral festlegt, sondern deren Anpassung man den einzelnen Benutzern überlässt.
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Bei Scheduling kann die Konfiguration der Zeitplanung vorgenommen werden. Hier lässt sich unter anderem die Verfügbarkeit für die Zeitplanung steuern, bei der erweiterte Vorgaben durchaus Sinn machen können - die Zeiträume von 9 bis 12 und 13 bis 17 sind doch einigermaßen knapp gefasst. Überlegenswert ist auch, die Konfliktprüfung für die Zeitplanung zu aktivieren (Bild 2). Ob man dabei die definierten Zeiten der Verfügbarkeit einbezieht, muss man sich überlegen.
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Ein wichtiger Bereich - aber ebenfalls eher für die Steuerung durch die Benutzer selbst - ist Alarms. Hier kann gesteuert werden, ob für Meetings, Events und andere Situationen automatisch ein Alarm zu einem definierten Zeitpunkt vor dem eigentlichen Ereignis ausgelöst wird.
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Wenig Optionen enthält der Abschnitt To Do. Dort können einerseits die entsprechenden Einträge im Kalender verborgen werden, andererseits können Informationen für unvollständige Einträge auch automatisiert von Notes aktualisiert werden.
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Bei den Einstellungen im Register AutoProcess geht es um den Umgang mit Einladungen zu Meetings. Wenn die Option der automatischen Verarbeitung ausgewählt wird, kann darunter konfiguriert werden, in welcher Form diese Verarbeitung erfolgen soll. Allerdings hat man hier auf Clientseite noch differenziertere Steuerungsmöglichkeiten, die aber auch nur dort sinnvoll konfiguriert werden können, weil die Frage, wessen Anfragen man automatisch zustimmt, doch sehr stark vom einzelnen Benutzer abhängt.
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Das letzte Register unterhalb von Mail File Preferences/Calendat & To Do ist Rooms and Resources. Dort wird festgelegt, in welcher Form die Reservierung von Räumen und Ressourcen durchgeführt werden soll.
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Das nächste Register unterhalb von Mail File Preferences ist Access & Delegation mit nur zwei untergeordnete Registern: Mit Access to Your Mail & Calendar wird festgelegt, ob der Zugriff auf Mails und Kalender überhaupt delegiert werden kann, mit Access to your Schedule, ob und für wen die Informationen im Zeitplan verfügbar gemacht werden sollen.
Gerade an diesen Einstellungen wird auch deutlich, dass die Verwendung solcher Richtlinien einer genauen Planung bedarf, da es oftmals im Unternehmen Benutzergruppen gibt, die unterschiedlich behandelt werden sollen - und wenn es nur einige wenige ausgewählte Führungskräfte sind, deren Zeitplan nicht allgemein sichtbar sein soll.
Disclaimer
Der zweite Block von Einstellungen ist im Register Message Disclaimers untergebracht. Dort kann ein Disclaimer für Mails vorgegeben werden. Ein Disclaimer oder auch Abbinder ist ein Text, der am Ende einer E-Mail ausgegeben wird. Solche Disclaimer werden beispielsweise verwendet, um zwingende rechtliche Angaben bei Finanzunternehmen einzutragen oder die Empfänger darauf hinzuweisen, dass sie die Mail vernichten sollen, falls der Versand ein Irrtum war.
Die definierte Verwendung von Disclaimern hat im Zuge der wachsenden Compliance-Anforderungen an Bedeutung gewonnen. In der Mail-Richtlinie von Domino kann zunächst festgelegt werden, ob der Notes Client Disclaimer hinzufügen soll oder nicht. Generell gilt, dass die Vorgabe eines zwingenden zentralen Disclaimers sinnvoll ist.
Falls mit einem solchen Disclaimer gearbeitet wird, lässt sich mit Modify auf ein Fenster für die Textbearbeitung zugreifen, um einen Text zu erstellen.
Der nächste Schritt ist die Festlegung des Disclaimer text format, also des Formats für die Anzeige des Textes. In den meisten Fällen wird mit einfachem Text gearbeitet. Man kann ihn aber auch als HTML anzeigen lassen. Das macht aber nur Sinn, wenn auch entsprechende Formatierungs-Tags in den Text eingebunden sind.
Eine weitere Einstellung betrifft die Position des Disclaimers. In der Regel wird er zum Schluss angefügt. Nichts Wesentliches festlegen muss man bei der Einstellung zum Umgang mit mehrsprachigen Mails. Hier kann man die Option Use Best Match beibehalten.
Admin-Einstellungen
Schließlich gibt es noch die üblichen Register Comments und Administration. Bei Comments können ergänzende Kommentare zu einer Richtlinie eingetragen werden, bei Administration lassen sich die Besitzer und Administratoren der Richtlinien konfigurieren.
Wie generell für die richtlinienbasierende Administration gilt auch für die Mail-Richtlinien, dass man ihren Einsatz unbedingt in Betracht ziehen sollte. Er muss aber gut geplant und das Verhalten der Richtlinien gründlich getestet werden, um Probleme zu vermeiden. Außerdem gilt wie bei anderen Richtlinien, dass eben nicht alles darüber gesteuert werden kann.