In Sachen Verwaltung von Dokumenten hat Microsoft dem SharePoint Server 2010 zahlreiche Möglichkeiten spendiert und zudem die Oberfläche erheblich verändert. Vor allem die allgegenwärtige Integration des Menübandes (Ribbon), das Anwender bereits aus Office 2007 kennen, erleichtert die Verwaltung von Dokumenten. Wir zeigen Ihnen im folgenden Beitrag, welche Möglichkeiten SharePoint Server 2010 im Bereich der Dokumentenverwaltung bietet. Hierzu offeriert Microsoft auch einen ausführlichen Webcast.
Dokumente verwalten mit SharePoint
Wenn Sie eine Dokumentenbibliothek erstellt haben, können berechtigte Anwender leicht über den Link Neues Dokument hinzufügen eines oder mehrere Dokumente zum Server hochladen. Nach der Erstellung des Dokumentes öffnet sich Word, und Anwender können mit dem Dokument ganz normal arbeiten. Beim Speichern legt Word die Datei automatisch direkt im Web ab, der Speicherdialog ändert sich fast unmerklich. Sie können für einzelne Seiten Benachrichtigungen aktivieren und erhalten per E-Mail detaillierte Informationen, wenn Dokumente innerhalb der konfigurierten Bibliothek hinzugefügt oder geändert wurden.
Sie können Tabellen nach Excel exportieren und daraus importieren sowie Kontakte und Kalender mit Outlook austauschen. Benutzer können auch selbst Benachrichtigungen auf einzelnen Webseiten konfigurieren. Wenn sich in einem Bereich etwas ändert, also andere Anwender ein neues Dokument hinzufügen, ein altes bearbeiten oder löschen, erhält der Benutzer durch den E-Mail-Server eine Benachrichtigung zugestellt. Für Dokumentbibliotheken können Sie Inhaltsgenehmigungen konfigurieren. Erstellt in einem solchen Fall ein Mitarbeiter ein neues Dokument, zeigen es die SharePoint-Services erst dann an, nachdem ein Berechtiger - zum Beispiel der Abteilungsleiter - den Inhalt genehmigt hat.
Dokumente suchen
Über den Bereich Bibliothektools können Anwender auch leicht selbst Dokumente erstellen oder hochladen, die Bedienung ist ähnlich wie bei Office. Wenn man in SharePoint Server 2010 einen Suchbegriff eingibt, zeigt die neue Suche wesentlich mehr Funktionen. Im linken Bereich des Fensters kann der Anwender die Suche besser an seine Bedürfnisse anpassen und auf einfache Weise eingrenzen.
Dazu ist keine erweiterte Suche mehr notwendig, und es muss keine besondere Syntax in der Suche eingegeben werden, weil diese mithilfe verschiedener Filter - Navigatoren genannt - ganz einfach einzugrenzen ist. Diese Navigatoren lassen sich auch miteinander kombinieren. Hat der Anwender die Office-Webanwendungen installiert, kann er den Inhalt der Dokumente auch direkt im Browser anzeigen.
Die jeweiligen Anwendungen müssen dann auf dem Client nicht installiert sein. Neben der herkömmlichen Suche können Unternehmen, die die Enterprise Edition von SharePoint Server 2010 einsetzen, auch die FAST-Suche verwenden, eine verbesserte Suchmaschine für SharePoint, die Microsoft übernommen hat. Diese Suche lässt sich von Administratoren besser anpassen und bietet auch Vorschaubilder für Suchergebnisse, ohne dass die Webanwendung geöffnet werden muss. Man kann sich so schneller durch Ergebnisse klicken als mit der normalen Suche.
Metadaten in SharePoint Server 2010
Das Hochladen und Speichern von Dokumenten läuft in SharePoint Server 2010 weitgehend so ab wie bei den Vorgängern und den SharePoint Services. Neu ist die Möglichkeit, Metadaten für Dokumente zu verwenden, ähnlich wie in Windows Vista und Windows 7. Nach diesen Metadaten lässt sich die Anzeige der Dokumente filtern Rufen Anwender die Eigenschaften von Dokumenten auf, kann man leicht verschiedene Schlüsselwörter hinterlegen, die mit dem Dokument verknüpft sind.
Dabei lassen sich auch mehrere Schlüsselwörter hinterlegen, die jeweils durch ein Semikolon getrennt werden. Bei der Eingabe von Schlüsselwörtern macht SharePoint Vorschläge zu bereits verwendeten Schlüsselwörtern in anderen Dokumenten. Die Metadaten kann der Anwender entweder nachträglich bearbeiten oder bereits während der Erstellung mit dem Dokument speichern.
Klickt man hierfür in den Bibliothektools auf Neues Dokument und wählt die entsprechende Vorlage aus, lässt sich bereits in dieser Phase der Dokumentenerstellung festlegen, was in den Eigenschaften des Dokumentes hinterlegt sein soll. Auch wenn der Anwender ein Dokument öffnet, besteht die Möglichkeit, die Metadaten in Word 2010 anzupassen. Im Dokumentenbereich lässt sich durch Klicken auf eine Spalte ein Filter aktivieren, der Dokumente eines bestimmten Typs und mit bestimmten Schlüsselwörtern einblendet. Auf die gleiche Weise kann man solche Filter wieder ausblenden. Über den Bereich Bibliothek bei den Bibliothektools können Sie die Einstellungen der Dokumentenbibliothek aufrufen.
Hier finden Sie unter anderem den Link Navigationseinstellungen für Metadaten. Hierüber können Sie im linken Bereich der Oberfläche nach bestimmten Inhaltstypen filtern. Haben Sie an dieser Stelle verschiedene Typen angelegt und eine Navigationsauswahl getroffen, haben die Anwender künftig durch einfaches Klicken die Liste der Dokumente filtern. Das macht es ihnen leicht, mit den Metadaten zu navigieren und Dokumente zu finden, was vor allem bei einer großen Anzahl an Dokumenten sehr sinnvoll sein kann. Noch eine Neuerung: Dokumente lassen sich in SharePoint Server 2010 jetzt auch bewerten, wie Daten in Windows Vista oder Windows 7. Auch diese Bewertung kann in das Filtern und in die Dateisuche einfließen. Die Anwender können in der Bibliothek über den Navigationsbereich dann nach verschiedenen Kriterien filtern, auch nach den hinterlegten Schlüsselwörtern.
Verwalten der Metadaten
Die Inhaltstypen steuern Sie über Websiteaktionen und den Menüpunkt Websiteeinstellungen. Sie finden über Galerien den Link Websiteinhaltstypen. Die Bereitstellung der Inhaltstypen und weitere Einstellungen zur Dokumentenverwaltung verwalten Sie über die Zentralverwaltung. Rufen Sie dazu den Link Dienstanwendungen verwalten unterhalb der Anwendungsverwaltung auf. Der Dienst, der für die Metadaten zuständig ist, trägt die Bezeichnung Verwalteter Metadatendienst. Hierüber können Sie Einstellungen vornehmen und Metadaten hinzufügen.
Hinterlegen Sie als Administrator hier Schlüsselwörter, stehen Anwender diese Kategorien zur Verfügung. Diese Schlüsselwörter lassen sich, neben Office-Dokumenten und anderen Dateien, auch für Multimedia-Dateien, also Bilder, Filme und Audiodateien, verwenden. Innerhalb von Microsoft-Office-Anwendungen können Anwender direkt auf Dateien in den SharePoint-Seiten zugreifen und die Metadaten zur Navigation nutzen, um zum Beispiel in Dokumenten Bildern einzufügen, was die Erstellung wesentlich vereinfacht.
Anwender können direkt in einer SharePoint-Dokumentbibliothek über den Menüpunkt Bibliothek\Mit Office verbinden einen Link innerhalb von Office-Programmen zu SharePoint-Seiten herstellen. Dieser Link ist nicht nur beim Öffnen und bei der Neuerstellung von Dokumenten hilfreich, sondern auch beim Einbinden von Objekten in Office-Dokumente. Auf diese Weise stehen bei der Neuerstellung von Dokumenten alle Vorlagen der SharePoint-Seiten zur Verfügung, auch die hinterlegten Felder für die Metadaten.
Anpassen der Oberfläche
Wollen Anwender mit entsprechenden Rechten die Seiten anpassen, um Dokumente effizienter verwalten zu können, steht ihnen die Registerkarte Seite zur Verfügung. Auch hier zeigt SharePoint wieder das Menüband an und ermöglicht dem Anwender die Anpassung der Seite. Dabei blendet SharePoint automatisch die Befehle und Schaltflächen ein oder aus, für die der Anwender Rechte zum Ändern hat.
Auf diese Weise lässt sich sehr leicht der Text von Seiten ändern, man kann Inhalte anpassen und Bilder konfigurieren. Auch die Formatierung erleichtert SharePoint. Die Änderungen sind sofort in Echtzeit verfügbar. Über die Bearbeitung der Eigenschaften können Sie für Bibliotheken auch Schlüsselwörter vorgeben. Wollen Anwender solche für Dokumente eingeben, zeigt SharePoint die hinterlegten Schlüsselwörter an. Die komplette Bearbeitung ist innerhalb der Webseite möglich. Für die Anbindung an SharePoint Server 2010 können die Anwender den Internet Explorer nutzen.
Neu ist auch, dass der aktuelle Firefox und Safari sich ebenfalls an SharePoint anbinden lassen und Anwender auch mit den Dokumenten und dem Menüband arbeiten können; sie müssen sich bei der Arbeit mit Firefox oder Safari nicht umgewöhnen. Zudem gelingt mit SharePoint Server 2010 die Anbindung von Browsern mit unterschiedlichen Sprachen deutlich besser als beim Vorgänger. Standardmäßig zeigt SharePoint die Oberfläche in der Sprache des Browser an, mit dem eine Verbindung aufgebaut wird. Mit SharePoint Workspace, dem Nachfolger von Groove, können Anwender den Inhalt ganzer Bibliotheken auch Offline verfügbar machen, was vor allem für mobile User hilfreich sein kann. Sobald sich der Anwender mit dem Server verbindet, synchronisiert der Client die entsprechenden Daten wieder. Auf diesem Weg lassen sich auch Datenbanken offline nutzen, die über SharePoint angebunden sind, zum Beispiel CRM-Systeme. (mje)