Excel

Dokumente für andere User freigeben

17.02.2021 von Thomas Rieske
In Zeiten von forciertem Home-Office ist es unerlässlich, Dateien schnell mit anderen Team-Mitgliedern zu teilen. Bei Excel-Tabellen ist das besonders einfach, denn alle erforderlichen Schritte lassen sich direkt in der Tabellenkalkulation durchführen. Benötigt wird allerdings ein OneDrive-Konto.

Auf Teilen klicken

Öffnen Sie die freizugebende Datei in Excel und klicken im Menüband rechts neben den Registerkarten auf Teilen. Wenn Sie nicht bereits bei OneDrive eingeloggt sind, müssen Sie dies jetzt nachholen, indem Sie auf die Schaltfläche Anmelden klicken.

Microsoft Excel - Dokumente für andere User freigeben
Microsoft Excel 365
Laden Sie die Datei, die Sie mit anderen teilen möchten, in Excel. Dann klicken Sie im Menüband rechts auf den Teilen-Button.
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Für diese Funktion ist ein OneDrive-Account notwendig. Wenn Sie bei diesem Online-Dienst von Microsoft aktuell nicht angemeldet sind, müssen Sie das jetzt nachholen.
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Nach einem Klick auf „Anmelden“ tragen Sie die mit Ihrem OneDrive-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse ein.
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Anschließend geben Sie noch das dazugehörige Passwort ein und klicken auf den Anmelden-Button.
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Mit einem Klick auf die OneDrive-Schaltfläche starten Sie den Upload-Vorgang.
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Excel lädt nun eine Kopie der Tabelle auf OneDrive hoch, sodass Ihre Datei im Cloud-Speicher zur Verfügung steht.
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Wenn der Upload erfolgreich war, können Sie im nächsten Schritt die Berechtigungen festlegen. Dazu klicken Sie auf die rot hervorgehobene Schaltfläche.
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Sie gelangen zu den weiteren Einstellungen. Hier können Sie die Berechtigungen anpassen, ein Ablaufdatum für den Link bestimmen oder zusätzlich ein Passwort eintragen.
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Fügen Sie jetzt die E-Mail-Adressen der Personen hinzu, die Zugriff auf die Arbeitsmappe erhalten sollen (1). Bei Bedarf können Sie eine kurze Nachricht mitschicken (2). Abschließend klicken Sie auf den Senden-Button (3), damit die ausgewählten Personen eine E-Mail mit dem Link zur Datei erhalten.
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Kurz darauf meldet Excel Vollzug, dass der Link an die Empfänger verschickt wurde.
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In der versendeten Mail findet sich neben der Kurzmitteilung der Name der freigegebenen Datei, die Sie per Öffnen-Schaltfläche laden.
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Anschließend wird das geteilte File im Standardbrowser in der Leseansicht geladen, auch wenn zuvor die Berechtigung zum Bearbeiten erteilt wurde. Über das Pulldown-Menü „Anzeigen“ lässt sich das ändern.
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Nun können Sie die Bearbeiten-Funktion auswählen und danach den Inhalt der Arbeitsmappe frei editieren.

Anschließend geben Sie die E-Mail-Adresse und das zugehörige Kennwort für Ihren OneDrive-Account an. Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, können Sie per Klick auf die Schaltfläche Ihres Kontos die Excel-Datei auf Microsofts Cloud-Speicher hochladen.

Berechtigungen festlegen

Im nächsten Dialog legen Sie fest, wer mit welcher Berechtigung auf die Freigabe zugreifen darf. Die Vorgabe lautet, dass jeder, der über den Link verfügt, die Datei auch editieren kann. Diese Berechtigung können Sie in den weiteren Einstellungen entziehen, indem Sie das Häkchen vor Bearbeitung zulassen entfernen. Außerdem besteht die Möglichkeit, den Link mit einem Ablaufdatum zu versehen und ein zusätzliches Passwort zu vergeben. Mit einem Klick auf den Übernehmen-Button kehren Sie zum vorherigen Fenster zurück.

Empfänger eintragen

Hier tragen Sie nun im entsprechend bezeichneten oberen Feld die E-Mail-Adressen der Empfänger ein. Die einzelnen Adressen lassen sich per Enter-Taste oder Semikolon trennen. Erfolgreich hinzugefügte Empfänger werden oberhalb des Textfelds angezeigt. Direkt darunter befindet sich ein weiteres Feld, in das Sie optional eine Nachricht für die Adressaten eintippen können. Sobald Sie auf die Senden-Schaltfläche klicken, wird der Link zum hochgeladenen Dokument per E-Mail verschickt.

Die Empfänger können nun auf die freigegebene Arbeitsmappe zugreifen, indem sie einfach auf den Link in der Mail klicken. Die Datei wird dann im Standardbrowser geöffnet. Ein eigenes OneDrive-Konto brauchen diese Personen zwar nicht, es erleichtert aber natürlich die Zusammenarbeit. Beispielsweise verwendet Microsoft für nicht angemeldete User als Vorgabe das US-spezifische Datenformat, was sich zum Beispiel bei Datums- und Zeitangaben bemerkbar macht. Diese müssten dann erst wieder ins deutsche Format übertragen werden. (ad)