Document Manager 7: Administration

Mit dem Domino Document Manager lassen sich Dokumente in einem Umfeld mit Lotus Domino besser verwalten. Im Artikel „Lotus Domino Document Manager 7“ der Ausgabe 12/2005von Expert’s inside Lotus Notes/Domino wurden die Systemanforderungen und die Installation beschrieben. Außerdem wurden dort die Grundlagen des Zugriffs auf die administrativen Schnittstellen erläutert. In diesem Artikel geht es nun um die Administration. Weitere Artikel beschäftigen sich mit der Sicherheitskonfiguration, Clientzugriffen und der Integration mit Lotus Workflow.

Das Erstellen von Bibliotheken

Die grundlegenden Schritte für die Erstellung von Bibliotheken mit dem Domino Document Manager wurden im genannten Artikel bereits erläutert. Die Verwaltung erfolgt mit der Anwendung Domino.Doc Site Admin, die sich im Unterverzeichnis domdoc von domino/data oder einem anderen bei der Installation angegebenen Unterverzeichnis findet.

Bei der Erstellung von Bibliotheken sind vor allem die Auswahl Display binder contents using und die Sicherheitseinstellungen von Bedeutung. Die Anzeige kann über ein ActiveX-Control oder in Form von Notes-Ordnern erfolgen. Das ActiveX- Control ist performanter in der Nutzung, während die Notes-Ordner besser angepasst werden können. Standardmäßig wird das ActiveXControl verwendet (Bild 1). Auf die Einrichtung der Controls gehen wir im Artikel zu den Clients für den Document Manager noch näher ein.

Bei den Sicherheitseinstellungen können Administratoren, Ersteller von Dateiablagen (File Cabinets) und andere Benutzergruppen konfiguriert werden. Darauf wird in einem gesonderten Artikel zur Sicherheitskonfiguration noch eingegangen.

Der Standardwert, der bei Foreign domain for SMTP Gateway eingetragen werden muss, muss dagegen in der Regel gelöscht werden. Er ist nur erforderlich, wenn ein Gateway für die Weiterleitung von Internet-Mails verwendet wird. Das verhindert allerdings die Registrierung von Browserbenutzern über den Document Manager. Die Option Name of the HTTP Host wird beim Versand von E-Mails mit Einladungen zur Nutzung der Bibliothek verwendet. Falls Benutzer ausschließlich über den Notes-Client zugreifen, muss hier keine Information angegeben werden.

LDAP-Integration

Im unteren Bereich wird festgelegt, ob es Benutzern möglich sein soll, den Server, auf dem Dateiablagen eingerichtet werden, zu definieren. Neben der Sametime-Integration gibt es dort außerdem noch die Möglichkeit, die LDAP-Integration zu spezifizieren. Über die LDAP-Integration kann eine Verbindung zu LDAP-Servern hergestellt werden. Auch dieser Aspekt wird im folgenden Artikel zur Sicherheit des Domino Document Managers noch näher beleuchtet.

Abschließend kann noch definiert werden, ob mit der Standardvolltextsuche oder mit der Domino Domain Search gearbeitet werden soll. Der Standardwert ist die Volltextsuche, die sich auf die jeweiligen Datenbanken bezieht und nicht übergreifend arbeitet.

Die Anpassung der Administration lässt sich später bei den einzelnen Bibliotheken über Library Administration vornehmen. Dort gibt es wiederum die Option System Profile, über die Einstellungen für die Bibliothek modifiziert werden können (Bild 2). Hier können auch die ACLs bereinigt und Informationen über aktuelle Benutzer des Domino Document Managers ermittelt werden.

Menüstrukturen

Die Ablage von Dokumenten innerhalb von Bibliotheken erfolgt in File Cabinets oder Dateiablagen. Dabei handelt es sich um Unterstrukturen, in denen Ordner (Binder) erstellt werden können, in denen schließlich die Dokumente abgelegt werden. Die Administration und Nutzung erfolgtgenerell über die Menüstruktur auf der linken Seite. Nach dem Öffnen einer Bibliothek wird eine Liste der Dateiablagen angezeigt. Dort können neue Ablagen und Ordner erstellt werden. Das ist der erste Schritt in der Administration. Weitere Ansichten neben der Standardansicht File Cabinets sind folgende:

• Checked Out zeigt Dokumente an, die von Benutzern zur Bearbeitung ausgecheckt wurden.

• Favorites zeigt eine Liste von Dokumenten, die als Favoriten gekennzeichnet sind.

• Life Cycle Status liefert Informationen zu Dokumenten, die sich in einem definierten Bearbeitungszyklus befinden.

• Recently Edited zeigt eine Liste kürzlich bearbeiteter Dokumente an.

• Library Administration öffnet die Schnittstelle zur Bearbeitung der Einstellungen der Bibliothek.
  

Einstellungen für die Bibliothek

Bei den Einstellungen für die Bibliothek gibt es neben dem bereits erwähnten System Profile die Möglichkeit, Ordnertypen und Dokument-typen anzulegen. Dafür muss zunächst eine Teilmaske (Subform) angelegt werden, in der die beschreibenden Felder für den Ordner respektive das Dokument festgelegt wurden. Anschließend lassen sich diese Ordner- und Dokumenttypen für die Nutzung einrichten. Das ist immer sinnvoll, wenn es spezielle Klassen von Dokumenten gibt, die sich mit den vorgegebenen Typen nicht abdecken lassen. Auf dieses Thema wird demnächst in einem gesonderten Artikel in Expert’s inside Lotus Notes/Domino eingegangen.

Von den weiteren Optionen ist an dieser Stelle vor allem noch Rename User erwähnenswert.

Damit können geänderte Benutzernamen in einer Bibliothek umgesetzt werden (Bild 3). Der Benutzername muss zunächst auf Systemebene mit den entsprechenden Werkzeugen und damit im Ergebnis über einen AdminP-Prozess umbenannt werden.

Im unteren Bereich des Menüs, das bei Auswahl von Library Administration angezeigt wird, gibt es mehrere Ansichten, mit denen man sich Listen der Dateiablagen, Bibliotheken, Logdateien und anderer Elemente anzeigen lassen kann.

Einstellungen für File Cabinets

Die Menüstrukturen ändern sich allerdings nur, wenn man entweder die Liste der Bibliotheken oder eine Dateiablage auswählt. Nach der Auswahl einer Dateiablage finden sich dort die Verwaltungsfunktionen für diese (Bild 4). Damit können Dokumente und Ordner angelegt und gelöscht werden. Auch Funktionen wie das Löschen von Dokumenten und die Definition von Favoriten lassen sich anpassen.

Aus administrativer Sicht ist neben den Funktionen für das Anlegen von Ordnern vor allem die Option Edit File Cabinet interessant, mit der Einstellungen für die aktuelle Dateiablage angepasst werden können (Bild 5), zum Beispiel der Titel der Dateiablage, die darin enthaltenen Unterbereiche, die über Schlüsselwörter definiert werden, und die Sicherheitseinstellungen. Die Sicherheitseinstellungen umfassen auch die zulässigen Arten von Ordnern und Dokumenten.

Weitere wichtige Optionen findet man weiter unten in der Maske:

• Bei Document Storage Options kann konfigriert werden, in welchen Fällen eine neue Datenbank erstellt wird. Es empfiehlt sich, mit diesen Optionen zu arbeiten, um beispielsweise sehr große Datenbanken aufsplitten zu können.

• Die Einstellungen bei Advanced File Cabinet Setup ermöglichen die Integration von selbstentwickelten Teilmasken bei Ordnern und Dokumenten. Über diese können zusätzliche Informationen abgespeichert werden.

• Replica Setup erlaubt die Konfiguration der Replikation.
  

Ordner

Wenn ein Ordner geöffnet wird, werden zunächst die darin enthaltenen Dateien angezeigt. Über die Schaltfläche Binder Profile am oberen Rand können aber auch die Einstellungen für den Ordner betrachtet werden. Außerdem kann der Ordner kopiert und zu den Favoriten hinzugefügt werden. Weitere administrative Funktionen wie die Umbenennung finden sich aber an dieser Stelle nicht.

Die Administration des Domino Document Manager erfolgt, wie sich an den vorangegangenen Ausführungen zeigt, nur teilweise über die Administrationsfunktionen der erstellten Bibliotheken. Etliche Funktionen setzen die Erstellung von Teilmasken und damit die Nutzung des Domino Designer voraus – ein Thema, das wir in einer der folgenden Ausgaben von Expert’s inside Lotus Notes/Domino noch einmal aufgreifen werden.