DMS/ECM Trend Report 2014

Die Anwenderunternehmen versprechen sich durch den Einsatz von Enterprise-Content-Management-(ECM-) und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) eine effizientere Abwicklung von dokumentenbasierten Prozessen sowie die genauere Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Das hat der aktuelle "DMS/ECM Trend Report 2014" der Hamburger Unternehmensberatung Softselect ergeben. Allerdings sei die Verbreitung entsprechender Systeme durchaus noch ausbaufähig, schreiben die Studienautoren. Von den 210 befragten Firmen setzt knapp die Hälfte noch keine professionelle DMS-Lösung ein.

Die Nutzungspalette ist dem Trend Report zufolge breit gefächert, wobei klassische Einsatzszenarien wie das Dokumenten-Management und die revisionssichere Archivierung dominieren. Weitere oft genannte Bereiche sind der Rechnungseingang, das Business- Process-Management, die elektronische Akte sowie die E-Mail-Archivierung. Insgesamt stellen die Anwender ihrer ECM- und DMS-Software gute Noten aus. Nur zwei von hundert gaben an, unzufrieden zu sein.

Weitere 13 Prozent äußerten sich "weniger zufrieden". Die übrigen 85 Prozent der befragten Anwender sind laut Umfrage zufrieden (76 Prozent) beziehungsweise sehr zufrieden (neun Prozent), wobei die Studienurheber den deutlich geringeren Anteil sehr zufriedener Anwender dahingehend interpretieren, dass es durchaus noch Verbesserungsmöglichkeiten gebe. Zufrieden sind die Anwender vor allem mit der Performance, dem Funktionsumfang und der Integrationsfähigkeit. Kritischer beurteilt werden dagegen die Kosten der Lösungen sowie die Prozessunterstützung.

Den Stellenwert von ECM/DMS beurteilt die Hälfte der Befragten als hoch beziehungsweise sehr hoch. Nur 16 Prozent sprechen von einer geringen Bedeutung für ihr Unternehmen. Größte Nutzenfaktoren sind demnach der effiziente Zugriff auf Daten und Informationen sowie die Umsetzung und Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Aspekte wie der mobile Zugriff (41 Prozent) beziehungsweise die Senkung der Kosten (33 Prozent) stehen eher im Hintergrund.

Ganz oben auf der Wunschliste der Anwender steht eine möglichst leichte Bedienbarkeit der DMS-/ECM-Software. Drei von vier Befragten beurteilen die Bedeutung dieser Eigenschaft als sehr hoch, weitere 22 Prozent als hoch. Es beständen "also offenbar noch ganz erhebliche Bedenken bezüglich der Komplexität von DMS-Lösungen und langen Einarbeitungszeiten", interpretieren die Studienautoren dieses Teilergebnis. Weitere wichtige Eigenschaften sind eine großer Funktionsumfang sowie geringe Betriebskosten.

Skepsis gegenüber der Cloud

Das Thema Cloud Computing wird im Umfeld von ECM-/DMS-Systemen skeptisch beurteilt. Das liegt aus Sicht der Experten daran, dass es sich zum einen in aller Regel um sensible und geschäftskritische Daten handelt und zum zweiten die jüngsten Spionageskandale offenbar das Vertrauen in die Datensicherheit im Netz stark erschüttert hätten. 85 von 100 Unternehmen gaben an, aus Sicherheitsgründen keine Cloud-Angebote im ECM- und DMS-Umfeld nutzen zu wollen. Lediglich eine von hundert Firmen erklärte, bereits eine entsprechende Lösung aus der Public Cloud zu verwenden. "Das ist ein niederschmetterndes Ergebnis", schreiben die Studienautoren, "hier gilt es für die Anbieter von Cloud-Lösungen, das Vertrauen der Kunden in ihre Sicherheitssysteme massiv zu stärken."

Sehr kritisch stehen die Unternehmen auch privaten Cloud-Diensten wie Dropbox und Google Drive gegenüber. 87 Prozent der befragten IT-Leiter verbieten die Nutzung dieser Services beziehungsweise haben sie technisch blockiert. Zu den Vorzügen einer Cloud-Lösung zählen die Befragten vor allem einen standortunabhängigen Zugriff auf Daten (14 Prozent) sowie eine verbesserte Flexibilität und Skalierbarkeit (13 Prozent). Die geringen Zustimmungswerte für diese offenkundigen Cloud-Vorzüge zeigten jedoch klar, dass ein Großteil der IT-Entscheider noch Ressentiments gegenüber dem Cloud Computing hegt. Diese monieren vor allem eine aus ihrer Sicht mangelhafte Datensicherheit (85 Prozent).

Etwas offener stehen die IT-Leiter mobilen ECM- und DMS-Lösungen gegenüber. 28 von hundert Befragten schätzen deren Bedeutung als hoch beziehungsweise sehr hoch ein. In rund der Hälfte der Unternehmen scheinen die Anwender dagegen nach wie vor ausschließlich stationär über ihren Arbeitsplatzrechner auf die ECM- und DMS-Software zuzugreifen. Hier sieht die Studie erhebliches Potenzial brachliegen.

Insgesamt rechnen die Markforscher jedoch damit, dass die Dynamik im Markt für ECM- und DMS-Lösungen zunehmen wird. Knapp die Hälfte der eingesetzten Systeme sei erst in den vergangenen fünf Jahren in Betrieb genommen worden. Angesichts vieler Firmen ohne ECM/DMS dürften in naher Zukunft weitere Neukunden einsteigen. Ein Viertel der Anwenderunternehmen operiert darüber hinaus mit Software, die älter als zehn Jahre ist. Hier sehen die Experten einen hohen Modernisierungsbedarf, der den ECM-/DMS-Markt ebenfalls beflügeln dürfte. Der Studie zufolge plant mehr als jedes zweite Unternehmen in den kommenden drei Jahren Investitionen in die Einführung oder Erweiterung entsprechender Systeme.

DMS/ECM Trend Report 2014

Die Studie, die Softselect gemeinsam mit den Softwarehäusern Saperion AG, Bernhard Starke GmbH und ITyX AG durchgeführt hat, beleuchtet die Anforderungen sowie Investitionspläne der Unternehmen in Bezug auf ECM- und DMS-Lösungen. Weitere Themen sind die Zufriedenheit der Anwender sowie Aspekte wie Mobilität, Datensicherheit und Cloud-Angebote. Für die Untersuchung wurden im September und Oktober IT-Leiter von 210 Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern telefonisch befragt. (mhr)