Eine elektronische Personalakte für jeden Mitarbeiter ist ein Muss für Firmen ab rund 100 Angestellten oder für Unternehmen, die schnell wachsen wollen. Kleinere Betriebe sollten dagegen genau rechnen, ob sich der Aufwand wirklich lohnt. Die elektronische Personalakte bietet vor allem auch Unternehmen mit mehreren Standorten große Vorteile: Erstens sind die Daten sicherer gelagert, wenn sie nicht in einem Büroschrank, sondern verschlüsselt auf dem Server liegen. Zweitens werden Daten zu einem bestimmten Mitarbeiter schneller gefunden. Und drittens können auch Vorgesetzte aus den Niederlassungen oder anderen Standorten auf die Daten zugreifen.
Der Zugriff auf vertrauliche Personaldaten erfolgt in allen hier vorgestellten Lösungen gesetzeskonform über ein Rollen- und Rechtemanagement. Gespeichert werden in der Regel Kontaktdaten, Vertragsdaten, Gehaltsdaten und Gehaltsentwicklung, ferner Schriftverkehr, E-Mails, Telefonnotizen sowie gescannte Dokumente. In ausgereifteren Systemen lassen sich auch Aus- und Fortbildungsinformationen, die Entwicklung des Mitarbeiters und seine fachlichen und menschlichen Fähigkeiten ablegen und auswerten. Solche Funktionen sind als Zusatzmodul buchbar. Zudem lässt sich die elektronische Akte mit Prozessen wie dem digitalen Bewerbermanagement oder den Gehaltszahlungen verknüpfen. Im Folgenden beleuchten wir Softwarelösungen für die digitale Personalakte, die sich speziell für kleinere Firmen und den Mittelstand eignen.
rexx systems: rexx HR
Die HR Software von rexx systems bietet das Basismodul Personalverwaltung. Dieses lässt sich ergänzen mit Funktionen für e-Recruiting, Talent-Management und Performance-Management sowie ein Zeitwirtschafts- und Reisekostenabrechnungsmodul. Hinzu kommen bei Bedarf auch Mitarbeiterumfragen und Mitarbeiterportale. Aufgrund ihrer Skalierbarkeit ist die Software gut für kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet. Sie ist zudem mandantenfähig, so dass sich Mitarbeiter verschiedener Standorte, Filialen oder Business Units zusammen oder getrennt verwalten lassen.
Auf der Startseite liefert rexx HR alle Stammdaten wie Name des Mitarbeiters, ein Foto, E-Mail und Telefonnummer, Eintritt/Austritt und Beschäftigungsart, Sozialversicherungsnummer, Arbeitsstunden pro Woche, Urlaubsanspruch und Kostenstelle. Zu jedem Mitarbeiter lassen sich in einer detaillierteren Ansicht weitere Ordner wie Verträge, Entwicklung oder Gehalt einsehen. Über das rexx-Formschreiben-Modul können Personaldokumente wie Arbeitsverträge direkt im digitalen Format erzeugt und in der Personalakte abgelegt werden. Zudem erinnert die Software automatisch an wichtige Ereignisse wie den Ablauf von Probezeiten und befristeten Verträgen, Wiedereintritt nach Mutterschutz, Jubiläen und ähnliches.
Der rexx Scanmanager digitalisiert Papierdokumente im Serienverfahren. Die Scans werden bei der Aktenaufnahme indiziert und mit intelligenten Suchmerkmalen versehen, so dass die Daten über die rexx search & list engine wiederauffindbar sind. Über diese Engine und das HR Data Warehouse können Unternehmen auch Reports erstellen und exportieren. Dazu bietet das rexx Data Warehouse frei konfigurierbare Auswertungen per Mausklick. Schnittstellen zu Fremdsystemen werden über die rexx Human Resources API bedient.
rexx HR ist als klassische Lizenzinstallation auf einem Inhouse Server oder aber aus der Cloud als Mietsoftware erhältlich.
IQDoQ : IQAkte Personal
Die IQAkte Personal gibt es in einer Starter Edition, die für bis zu 150 Mitarbeiterakten ausgelegt ist, und in einer Professional Edition. In der Starter Edition können Mitarbeiterakten angelegt und die erforderlichen Stammdaten aus einem beliebigen HR-Management- oder Abrechnungssystem übernommen werden. Jede Personalakte hat einen virtuellen Aktendeckel mit einem Foto und den wichtigsten Mitarbeiterinformationen. Darüber hinaus lassen sich darin die Mitarbeiter-Skills verwalten, so dass gesuchte Experten bei Bedarf rasch identifiziert sind. Für das schnelle Finden von Mitarbeiterinformationen gibt es eine Stichwort- und eine Volltextsuche. Sucht man beispielsweise für ein neues Projekt einen Mitarbeiter, der sowohl fließend Englisch spricht als auch CAD-Kenntnisse besitzt, zeigt die IQAkte Personal auf Knopfdruck alle passenden Mitarbeiter an.
Die Wiedervorlagefunktion erinnert an wichtige mit einem Dokument verbundene Fristen. Stellvertreterregelungen sorgen dafür, dass keine Aufgaben unter den Tisch fallen. Über einen Webbrowser können Mitarbeiter ihre eigene Akte jederzeit einsehen. Auch für Vorgesetzte ist ein eingeschränkter Zugriff auf die Akten ihrer Mitarbeiter möglich - beispielsweise zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen. Über das Postkorbverfahren mit automatischer E-Mail-Benachrichtigung können entsprechende Dokumente vertraulich an Vorgesetzte weitergeleitet werden. Die Daten verlassen die Personalakte dabei nicht. Das heißt, der Vorgesetzte kann die Daten nicht exportieren und bei sich als "Schattenakte" speichern. Formulare (etwa für Jahresgespräche oder Datenschutzerklärungen) und personalisierte Anschreiben können über ein integriertes Korrespondenzmodul auf Knopfdruck für beliebig viele Empfänger erstellt und mit einem individuellen Barcode versehen werden. Rundschreiben an das Personal lassen sich ebenfalls automatisiert als E-Mail verschicken.
Papierdokumente können direkt in der Personalakte gescannt werden. Die Integration in Microsoft Office, E-Mail-Clients und Windows-Explorer ermöglicht die einfache Ablage aller bereits digital erstellten Dokumente.
Anders als bei der Professional Edition der IQAkte Personal, die an das Corporate Design eines Unternehmens angepasst wird, hat die Benutzeroberfläche der Starter Edition ein standardisiertes Layout. Die Stammdatenfelder, die editierbaren Register, denen Mitarbeiterdokumente zugeordnet werden können, sowie die vorkonfigurierten Rollen und Rechte sind somit vorgegeben. Die Standardisierung umfasst zudem die Schnittstelle für den Stammdatenimport, die ein festes Dateiformat für den Datenaustausch vorgibt.
Professional Edition
In der Professional Edition lassen sich neben den vordefinierten Abläufen mit der IQAkte Personal auch eigene Prozesse abbilden und konfigurieren. Zudem besteht die Möglichkeit, neben den Mitarbeiterakten auch alle Bewerbungen in der integrierten Bewerberakte einheitlich zu verwalten.
Die Software lässt sich über entsprechende Schnittstellen in SAP-Systeme integrieren. Neben der Inhouse-Installation auf dem eigenen Server können Unternehmen die IQAkte Personal auch als SaaS-Angebot (Software as a Service) nutzen. Das SaaS-Angebot wird im Rechenzentrum der Muttergesellschaft MATERNA betrieben. Ein Upgrade von der Starter Edition auf die Professional Edition der IQAkte Personal ist jederzeit möglich. Zudem steht die IQAkte Personal auch als App zur Verfügung und gibt etwa via iPad Zugriff auf alle benötigten Akten und Dokumente. So lassen sich Dokumente lesen und erfassen oder auch mit Anmerkungen und Audio-Kommentaren versehen. die ein festes Dateiformat für den Datenaustausch vorgibt.
aconso: Digitale Personalakte
Die Digitale Personalakte von aconso, ist ein Modul der aconso HR Toolbox, die sich in SAP integrieren lässt. Das aconso-Dashboard stellt alle Personalprozesse und Dokumente zentral zu Verfügung. Es dient als Einstiegspunkt, um Aufgaben und Dokumente zu erstellen, zu überwachen und zu verwalten. Dazu zeigt die Software noch zu bearbeitende Dokumente, zuletzt eingesehene Akten, den aktuellen Stand eines Dokuments im Personalprozess oder noch zu attribuierende Dokumente im Ablagekorb an. Über die Suchfunktion können sie nach Namen, HR-Dokumenten, Prozessen oder Personalnummern suchen.
Dokumente, die per Mail eingehen oder digital vorliegen, werden per Drag & Drop intelligent verarbeitet und archiviert. Papierdokumente können gescannt und automatisiert in der Digitalen Akte abgelegt werden. Wenn ein HR-Dokument handschriftlich unterzeichnet werden muss, können Sie es mit Barcode versehen, ausdrucken und abzeichnen lassen. Wenn Sie es danach scannen, landet es automatisch in der Akte an der richtigen Stelle und kann ebenfalls archiviert werden. Die gescannten Dokumente können zudem über eine OCR-Texterkennung im Volltextmodus durchsucht werden.
Über eine klare Rechte- und Rollenvergabe sind die Personaldaten vor unautorisiertem Zugriff gesichert. Mit Hilfe einer automatischen Dokumentenerzeugung können Mitarbeiterdokumente wie Anträge, Prämienschreiben oder ein Arbeitgebernachweis automatisiert erstellt und bearbeitet werden. Anschließend können Sie das HR-Dokuments per E-Mail oder als PDF, zur Freigabe und abschließenden Archivierung direkt weiterleiten. Für die Archivierung lassen sich diese Dokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechend in ein PDF/A umwandeln. Ein grafischer Prozess-Editor ermöglicht es, Prozesse anzulegen und mit den jeweils benötigen Dokument- und Datentypen zu verknüpfen.
Zeugnis-Generator
Mit dem aconso Zeugnis-Generator erstellen Sie rechtlich korrekte Arbeitszeugnisse auf Knopfdruck. Führungskräfte geben in einem Portal die von Ihnen benötigten Daten oder Beurteilungen ein. Diese werden automatisch in juristisch abgesicherte, hinterlegte Texte aus über 10.000 Textbausteinen umgewandelt und stehen in Deutsch oder Englisch zur Verfügung. Ergänzend können Sie auch freien Text eingeben. Das fertige Arbeitszeugnis wird auf der richtigen Vorlage, im richtigen Design und mit Stammdaten, die aus dem System übernommen werden, erstellt.
Für den Betrieb der Digitalen Personalakte von aconso gibt es zwei Alternativen: das aconso SaaS-System in der Cloud oder die Inhouse-Lösung, die beim Kunden vor Ort implementiert und verwaltet wird. Mit der aconso Digitalen Personalakte in der Cloud liegen Akten und Dokumente auf einer von aconso betriebenen Plattform. Der Anbieter kümmert sich um den Betrieb der Software, um Updates und die Administration sowie die datenschutzkonforme Speicherung und Archivierung der Dokumente. All dies geschieht auf einem zentralen Serversystem im aconso-Rechenzentrum in Deutschland. Der Zugriff auf die Daten erfolgt standortunabhängig über einen Webbrowser per VPN-Zugang. Mit aconso Mobile können Benutzer via iPad und iPhone auf Personaldaten und -dokumente zugreifen oder neue Dokumente erstellen.
Datev Personal-Managementsystem classic
Mit dem Personal-Managementsystem classic der Datev lassen sich Personaldaten effizient verwalten und auswerten. Über die elektronische Personalakte können Benutzer schnell auf alle Personaldaten zugreifen. Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, braucht die Personalabteilung seine Stammdaten nur einmal im System zu erfassen. Danach lassen sich diese Daten übernehmen, um den Arbeitsvertrag zu erstellen. Um Zeugnisse oder sonstige Schreiben anzufertigen, kann die Personalabteilung auf eigens erstellte Vorlagen oder bereits im Programm vorhandene Muster zurückgreifen. Um die Korrespondenz abzuwickeln, nutzt sie ebenfalls Vorlagen und füllt sie mit den Personaldaten aus der elektronischen Akte. So dauert es im Idealfall nur wenige Minuten, um einen Vertrag zu erstellen. Ferner werden in der elektronischen Personalakte alle Dokumente archiviert und stehen so jederzeit mitarbeiterbezogen und übersichtlich zur Verfügung.
Betriebliche oder tarifliche Regeln zum Urlaub in Abhängigkeit von Alter und/oder Betriebszugehörigkeit werden in Urlaubsgruppen abgebildet. Damit können Unternehmen das Urlaubskonto für jeden Mitarbeiter vollständig über die Akte abwickeln - vom Urlaubsanspruch bis zur Resturlaubsermittlung. Im grafischen Kalender lassen sich Urlaub und Fehlzeiten per Mausklick buchen.
Integration von LODAS oder Lohn und Gehalt
Neben den persönlichen Daten und Angaben zur Beschäftigung erfasst das Personal-Managementsystem classic Qualifikationen, Schulungsmaßnahmen, ärztliche Untersuchungen sowie Lohn- und Gehaltsdaten. Für Daten, die erst ab einem bestimmten Zeitpunkt gelten sollen, wie beispielsweise Lohnerhöhungen, können Benutzer festlegen, ab wann die Angaben gelten sollen. Diese Personaldaten werden automatisch mit den Datev-Programmen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung LODAS oder Lohn und Gehalt ausgetauscht.
Im Personal-Managementsystem gibt es auch die Möglichkeit, Statistiken und individuelle Berichte zu erstellen. Mit dem integrierten Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro werden die Personaldaten analysiert. Die enthaltenen Standardauswertungen lassen sich um individuelle Auswertungen erweitern. Damit können Unternehmen zum Beispiel vierteljährliche Übersichten über den Personalkostenverlauf oder die Fluktuationsrate und die damit verbundenen Kosten analysieren. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, die Daten etwa nach Microsoft Excel oder Access zu exportieren.
Datev Personal-Managementsystem comfort und comfort plus
Wer auch Karriere- und Potenzialanaylse betreiben will, muss zum Datev Personal-Managementsystem comfort greifen. Auch ein Bewerberinformationssystem gibt es erst ab der Version comfort. Wer gar Aus- und Weiterbildung in seinem Betrieb in der elektronischen Personalakte festhalten will, braucht die Version comfort plus des Datev Personal-Managementsystems.
Fazit
Die elektronische Personalakte kann dazu beitragen, die Personalverwaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen deutlich zu verbessern. Werden alle Daten rund um einen Mitarbeiter elektronisch erfasst, ist zudem eine Analyse der Mitarbeiterpotenziale möglich. Damit lässt sich auf mittlere Sicht die Produktivität steigern. Zudem wird die Suche nach Talenten - inhouse und extern - vereinfacht. Eine effizientere Verwaltung ermöglicht es unterm Strich, die Gesamtbetriebskosten in der Personalabteilung zu senken. (wh)