Gibt es Muster und Faktoren, die verschiedenste erfolgreiche Projekte gemein haben - diese Frage zieht sich durch die Studie "Erfolgsfaktoren im Projektmanagement". Die Studie ist eine Gemeinschaftsarbeit des BPM-Labors (Business Process Management) an der Hochschule Koblenz mit der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) und Heupel Consultants.
Die Studienautoren haben folgende 14 Dimensionen untersucht:
Konfliktmanagement
Projektorganisation
Organizational Change Management
Projektauftrag
Teammotivation
Projektteamwork
Change Request Management
Steuern und Entscheiden
Projektcontrolling
Projektstandards und Dokumentation
Qualitätsmanagement
Risikomanagement
Projektinitialisierung
Projektinfrastruktur
Rund 200 Manager, vom Vorstand über den Teamleiter bis zum Sachbearbeiter, haben diese Dimensionen nach ihrer Relevanz bewertet. Werden alle Studienteilnehmer zusammengenommen, beurteilen sie ihre eigenen Projekte wie folgt: gut sechs von zehn Vorhaben (61 Prozent) liefen besonders gut. Sieben Prozent der Projekte mussten sie abbrechen, die restlichen 32 Prozent gelten als "weniger erfolgreich".
Teamarbeit - Rollen und Kompetenzen definieren
Was die rückblickende Betrachtung der erfolgreichen Vorhaben betrifft, zeigen sich die Befragten einig: Faktor Nummer eins ist das Teamwork. Das bestätigen 83 Prozent. Gute Teamarbeit heißt: Rollen und Kompetenzen sind klar definiert. Das Projekt basiert auf einem fachlichen Konzept, das jeder Beteiligte verstanden hat. Kundenanforderungen werden "kritisch und konstruktiv" behandelt.
Mit klarem Abstand folgen auf den Plätzen zwei und drei (65 beziehungsweise 64 Prozent der Stimmen) Projektsteuerung/Entscheidung sowie Teammotivation. Konkret: Stehen Entscheidungen an, werden diese zeitnah getroffen. Es bilden sich keine Lager zwischen Auftraggeber einerseits und Projektteam andererseits. Gibt es Probleme, werden diese geordnet eskaliert, ohne das Projekt zu beschädigen. Anders ausgedrückt: Es herrscht eine konstruktive Fehlerkultur.
Projekt-Controlling nicht so entscheidend
Dem Projekt-Controlling schreibt nur jeder Vierte (25 Prozent) Priorität zu. Am wenigsten wichtig für das Gelingen eines Projektes ist demnach dessen Infrastruktur: Die Studienautoren meinen damit eine räumliche Bündelung der Aktivitäten und den Umstand, dass alle Projektbeteiligten auf alle Dokumente zugreifen können. Lediglich 14 Prozent der Befragten räumen solchen Faktoren Priorität ein.
Umgekehrt gelten übrigens ähnliche Prioritäten. Scheitert ein Projekt, liegt das vor allem an schlechter Steuerung und Entscheidungsschwäche, erklären 58 Prozent der Befragten. Am wenigsten liegt es an der Projektinfrastruktur (zehn Prozent der Nennungen).
Qualität zählt mehr als Termintreue
Die Studienautoren wollten außerdem wissen, nach welchen Kriterien die Manager den Erfolg eines Vorhabens beurteilen. Das hängt vor allem davon ab, ob die gewünschte Qualität erreicht wurde. Termintreue steht an zweiter Stelle. Dass das Budget eingehalten wurde, rangiert auf dem dritten Platz.
Die meisten Unternehmen verwenden bei der Durchführung ihrer Projekte einen Methoden-Mix. 38 Prozent arbeiten mit Scrum, 26 Prozent folgen dem Project Management Institute (PMI) und 18 Prozent der IPMA (International Project Management Association). Doch eine relative Mehrheit von 45 Prozent spricht von einer Mischung verschiedener Methoden, darunter auch selbst entwickelter.