Wer sich einmal an Microsoft OneNote gewöhnt hat, mag das praktische Notizbuch aus Microsoft Office bald nicht mehr missen: einfach Textnotizen, Weblinks, Videos und vieles mehr an einem zentralen Ort sammeln.
Wie so oft sind jedoch nicht alle praktischen Funktionen selbsterklärend, wir haben daher ein paar hilfreiche Tipps für die Notizerfassungssoftware zusammengestellt. Die nachfolgenden Anleitungen funktionieren mit den beiden aktuell weit verbreiteten Versionen OneNote 2010 und OneNote 2013. Auf Besonderheiten bei den einzelnen Versionen gehen wir an Ort und Stelle ein.
PDF-Dateien in editierbare Texte umwandeln
Gelegentlich stehen Benutzer vor der Aufgabe, Inhalte von PDF-Dokumenten weiterzubearbeiten. Wer über OneNote verfügt, ist aus dem Schneider, denn er muss weder die entsprechenden Adobe-Produkte besitzen noch auf Tools von Drittherstellern ausweichen.
Als Voraussetzung, dass die folgenden Schritte gelingen, muss auf dem Rechner ein PDF-Anzeigeprogramm, etwa Adobe Reader oder eine Alternative wie Nitro Reader, vorhanden sein. Sonst kommt es zu einer Fehlermeldung, wenn Sie das PDF einzufügen versuchen.
In OneNote klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und wählen aus der Gruppe Dateien den Befehl Dateiausdruck. Dann navigieren Sie im folgenden Fenster zum gewünschten PDF-Dokument, selektieren es und klicken auf Einfügen. Nachdem OneNote die Datei vollständig geladen hat, was je nach Größe einige Zeit dauern kann, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Darstellung.
Um nur den Text der aktuell angezeigten Seite in die Zwischenablage zu übernehmen, wählen Sie den Befehl Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Um alles zu kopieren, klicken Sie auf den Befehl Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren. Bei sehr umfangreichen PDFs kann es vorkommen, dass die letztgenannte Option nicht zur Verfügung steht, weil das Clipboard für den gesamten Umfang zu klein ist.
Anschließend lässt sich der Inhalt aus der Zwischenablage mit Strg + V in eine andere Anwendung, etwa Word, einfügen und bearbeiten.
Webseiten als Notizen übernehmen
Eine Webseite als Bookmark abzulegen ist eine Möglichkeit, interessante Fundstücke rasch wieder aufzuspüren. Als bequemere Alternative empfiehlt sich aber OneNote, das zu diesem Zweck nicht nur mit dem Internet Explorer zusammenarbeitet.
Wenn Sie auf Ihrem Rechner OneNote installiert haben, enthält der Internet Explorer zwei zusätzliche Optionen: An OneNote senden und Verknüpfte OneNote-Notizen. Diese Befehle stehen über das Menü Extras zur Verfügung, das nach Drücken der Alt-Taste erscheint. An OneNote senden taucht zusätzlich im Kontextmenü auf.
Mit den beiden Optionen lassen sich Informationen von Webseiten übernehmen beziehungsweise damit verknüpfte eigene Notizen anlegen. Im ersten Anwendungsfall markieren Sie einfach den gewünschten Text und schicken ihn per Kontextmenü an OneNote. Dabei bleibt die Originalformatierung der Webseite in der Regel erhalten; außerdem enthalten sind ein Zeitstempel und die Quell-URL. Bei anderen Browsern kann man zu diesem Zweck den im Drucken-Menü untergebrachten Befehl An OneNote senden verwenden.
Wenn Sie im Internet Explorer arbeiten und zu einer Webseite eine Notiz erstellen möchten, rufen Sie das Kommando Verknüpfte OneNote-Notizen auf, wechseln ins angedockte OneNote-Fenster und geben Ihren Kommentar ein. OneNote erzeugt eine Verknüpfung zur entsprechenden Seite, erkennbar an einem Symbol des Internet Explorers, das vor der Notiz angezeigt wird. Wenn Sie darauf klicken, öffnet der Standard-Browser die zugehörige URL.
Standardaktion für Taskleisten-Symbol festlegen
OneNote verankert sich nach seiner Installation automatisch im Systray. Wenn man auf das dort befindliche Icon klickt, wird per Default der Befehl "An OneNote senden" aufgerufen. Nicht jeder ist damit zufrieden, doch zum Glück lässt sich die Vorgabe rasch ändern.
OneNote wird bei jedem Windows-Start geladen und macht zunächst nur im Info-Bereich der Taskleiste auf sich aufmerksam. Um die Standardaktion zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das OneNote-Icon im Systray. Dann bewegen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag Standardwerte für OneNote-Symbol.
Nun erscheinen vier Optionen, die sich je nach verwendeter Version leicht unterscheiden. In OneNote 2013 haben Sie die Wahl zwischen An OneNote-Tool senden, Neue schnelle Notiz, OneNote öffnen und Bildschirmausschnitt erstellen.
Nur die beiden letztgenannten Befehle erscheinen auch bei OneNote 2010, sonst heißen dort die Einträge Neue Randnotiz öffnen und Audioaufnahme starten. Sobald Sie auf eine der angebotenen Optionen klicken, ist diese als Standardaktion festgelegt. Die aktuelle Einstellung wird als Tooltip angezeigt, wenn Sie die Maus auf das Systray-Symbol bewegen.
Per E-Mail erhaltene OneNote-Anhänge anzeigen
OneNote-Notizen lassen sich direkt vom Programm aus als Mail-Attachment verschicken - vorausgesetzt, Outlook oder ein anderer Client ist installiert. Wie aber können Empfänger den Anhang öffnen, wenn sie nicht über OneNote verfügen?
Wenn der Absender die Mail auch aus OneNote heraus überträgt, stehen die Chancen gut, dass der Empfänger die Notizen auch ohne das dazugehörige Microsoft-Programm anzeigen kann. Beim Verschicken muss man aber darauf achten, die Option Als Anlage senden (OneNote 2013) beziehungsweise Seite als Anlage per E-Mail senden (OneNote 2010) zu wählen.
Nur in diesem Fall enthält die Nachricht außer dem Anhang mit der Erweiterung ONE ein zweites Attachment, in dem das Dokument im MHT-Format steckt. Dieses lässt sich mit dem Internet Explorer direkt anzeigen. Für Firefox benötigen Sie dazu ein Add-on wie Mozilla Archive Format.
In Video- und Audiodateien suchen
Speziell die breit gefächerten Einsatzmöglichkeiten von OneNote machen das Programm für viele Anwender attraktiv. Zum Beispiel lassen sich auch Video- und Tonaufzeichnungen durchsuchen. Allerdings gibt es dabei einige Dinge zu beachten.
Lösung: Die Option ist standardmäßig deaktiviert, Sie müssen sie also zunächst einmal einschalten. Dazu öffnen Sie OneNote und klicken auf die Registerkarte Datei, dann auf Optionen und Audio und Video. In der rechten Fensterhälfte befindet sich im Bereich Audio-Suche das Kontrollkästchen Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren, in das Sie ein Häkchen setzen. Unmittelbar danach blendet die Software ein weiteres Fenster ein, das darauf hinweist, dass die Indizierung von Audiodaten je nach Qualität des Ausgangsmaterials recht lange dauern kann. Eine weitere Einschränkung besteht darin, dass die aufgenommene Sprache mit der Sprache der Benutzeroberfläche übereinstimmen muss.
Nun benötigen Sie natürlich noch einen entsprechenden Audio- oder Videoclip. Dieser lässt sich Ihrem Notizbuch auf zwei Arten hinzufügen. Entweder als bereits vorhandene Datei über das Register Einfügen in Form eines Attachments. Oder Sie fertigen direkt in OneNote eine Ton- beziehungsweise Filmdatei an, indem Sie ebenfalls über den Tab Einfügen eine Option aus der Gruppe Aufnahme wählen.
Wenn Sie anschließend einen Begriff in das Suchfeld eintragen, durchforstet OneNote auch die hinzugefügten Multimedia-Files. Die Erkennungsrate steht und fällt allerdings mit der Indizierung, die dann stattfindet, wenn sich der Rechner im Leerlauf befindet. Als groben Richtwert gibt Microsoft in den Suchergebnissen an, dass für eine Audioaufzeichnung von einer Stunde eine Indizierung von zwei bis drei Stunden erforderlich ist. (mje)