Microsofts OneDrive bietet einige hilfreiche Funktionen, die sich nicht immer ganz offensichtlich erschließen. Bestes Beispiel: der von Offline-Dateien her bekannte Versionsverlauf. So lässt sich nachvollziehen, wer welche Änderungen an einer Datei vorgenommen hat, oder zu einer früheren Version des Files zurückkehren. Genug der Vorrede, nachfolgend haben wir für Sie einige hilfreiche Praxistipps für Microsoft OneDrive zusammengestellt.
Manches funktioniert nur, wenn mindestens Windows 8.1 als Betriebssystem zugrunde liegt. Wenn dem so ist, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt.
OneDrive: Versionsverlauf für Dateien verwenden
Mit den zu OneDrive gehörenden Cloud-Versionen von Word & Co. lassen sich Dokumente im Browser erstellen und per Freigabe auch von anderen Nutzern gleichzeitig bearbeiten. Damit Sie nachvollziehen können, wer welche Änderungen vorgenommen hat, gibt es den von Offline-Dateien her bekannten Versionsverlauf.
Melden Sie sich auf der OneDrive-Website mit Ihrem Microsoft-Konto an. Dann wählen Sie das Dokument aus, zu dem Sie die Historie interessiert, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und Versionsverlauf wählen.
Anschließend wird die aktuelle Fassung angezeigt. Wenn Sie im linken Teil des Browser-Fensters unter Ältere Versionen auf einen Eintrag klicken, blendet die jeweilige Office-Anwendung ihn ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, diese ältere Version wiederherzustellen oder herunterzuladen. Entscheiden Sie sich für Ersteres, wird diese Fassung zur aktuellen. Optionen; verschiedene Dokumentversionen automatisch miteinander zu vergleichen ist bislang der Unternehmensvariante OneDrive for Business vorbehalten.
Der Versionsverlauf bietet aktuell Platz für 25 Elemente. Ein Dokument erscheint allerdings erst dann in der Historie, wenn der letzte Anwender die jeweilige Datei geschlossen hat.
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OneDrive: Fotos und Videos automatisch online speichern
Dass der OneDrive-Ordner auf dem PC automatisch seinen Inhalt synchronisiert, ist allgemein bekannt. Wenn Sie sich mit einem Microsoft-Konto an Ihrem Rechner anmelden, können unter Windows 8.1 Fotos und Videos aber auch noch auf anderem Weg in die Cloud gelangen.
Um die Funktion zu nutzen, öffnen Sie die Charms-Leiste, wählen Einstellungen und dann PC-Einstellungen ändern. Klicken Sie anschließend links im Navigationsbereich auf OneDrive / Eigene Aufnahmen.
Hier können Sie nun auswählen, ob Bilder und Videos aus dem lokalen Ordner Eigene Aufnahmen automatisch auf OneDrive gespeichert werden sollen und in welcher Qualität. Das Verzeichnis Eigene Aufnahmen befindet sich auf dem Computer im User-Ordner Bilder. Es handelt sich hierbei um ein Verzeichnis, das Windows selbsttätig anlegt, zum Beispiel wenn Sie die Kamera-App verwenden.
Wenn Sie das Feature aktivieren, erstellt OneDrive online ebenfalls unter Bilder den Ordner Eigene Aufnahmen. Diese Struktur findet sich beim nächsten Synchronisierungsvorgang auch im lokalen OneDrive-Verzeichnis wieder. Daneben verbleibt auf dem PC zusätzlich der Ordner Eigene Aufnahmen im User-Bereich, aus dem aber nur Dateien hoch- und nicht heruntergeladen werden.
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OneDrive: Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen
Im Allgemeinen meldet sich ein Benutzer bei OneDrive mit seinem Microsoft-Konto nebst zugehörigem Kennwort an - mehr ist nicht erforderlich. Um Hackern, die das Passwort geknackt haben, einen Identitätsdiebstahl trotzdem zu erschweren, lässt sich der Account aber zusätzlich absichern.
Microsofts Antwort auf die zunehmenden Attacken von Cyber-Kriminellen heißt Überprüfung in zwei Schritten. Wenn Sie diesen Schutz aktivieren, wird bei jedem Anmelden an einem nicht vertrauenswürdigen Gerät eine zusätzliche Seite angezeigt. Darauf werden Sie aufgefordert, einen Sicherheitscode einzugeben. Wie Sie vertrauenswürdige und nicht vertrauenswürdige Geräte festlegen, hat Microsoft in einer FAQ zusammengestellt.
Um den Schutz zu aktivieren, melden Sie sich auf der OneDrive-Website an. Dann klicken Sie in der oberen Zeile rechts auf Ihren Anzeigenamen und wählen aus dem Menü den Eintrag Kontoeinstellungen. Auf der folgenden Seite klicken Sie auf Sicherheit und Kennwort, dann auf Prüfung in zwei Schritten einrichten.
Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, lotst ein Assistent Sie durch die nachfolgende Konfiguration. Im Kern geht es darum, sicherzustellen, dass Ihre Angaben zum Account, etwa die E-Mail-Adressen, aktuell sind, sodass Sie Sicherheitscodes empfangen können. Zudem können Sie eine Authentifikator-App für Ihr Smartphone einrichten. Darüber lassen sich Sicherheitscodes selbst dann empfangen, wenn Ihr Gerät nicht mit einem Mobilfunknetz verbunden ist. Ferner ist es möglich, für Apps und Geräte, die keine Codes für die Zwei-Wege-Authentifizierung unterstützen, Kennwörter anzulegen.
Wenn Sie alle Schritte abgeschlossen haben, müssen Sie bei der nächsten Anmeldung nicht nur Account und Passwort angeben, sondern zusätzlich einen Einmal-Sicherheitscode. Auf welchem Weg Microsoft ihn übermittelt, lässt sich auswählen: Zur Verfügung stehen die im Microsoft-Konto hinterlegten E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
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OneDrive: Verfügbarkeit des Dienstes abrufen
Wenn es bei OneDrive einmal klemmt, gilt es zunächst einzugrenzen, ob die Ursache beim User oder beim Dienstbetreiber Microsoft liegt. Um das herauszufinden, muss man nicht gleich zu speziellen Netzwerk-Tools greifen.
Über diesen Link können Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status verschiedener Microsoft-Dienste verschaffen. Dazu zählen neben OneDrive unter anderem auch das Microsoft-Konto, Outlook.com und die Kontakte. Falls ein Dienst beeinträchtigt ist, erkennen Sie das an einem roten Warnsymbol neben dessen Namen. Darunter findet sich ferner eine mehr oder weniger ausführliche Erklärung, in der Regel auf Englisch. Zumindest wissen Sie in diesem Fall, dass die Störung nicht auf Ihrer Seite liegt und der Betreiber an der Behebung arbeitet.
Im seitlich angeordneten Menü lässt sich außerdem über den Punkt Statusverlauf die Historie der Ausfälle einsehen und über Problem melden eine noch nicht aufgeführte Störung berichten.
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OneDrive: Dateien in eigene Website oder Blog einbinden
Wenn Sie etwa eine eigene Website oder einen eigenen Blog betreiben, können Sie schnell und bequem Fotos, Videos, Office-Dokumente und andere Dateien, die auf OneDrive lagern, einbinden. Speziell für Excel-Arbeitsmappen lässt sich abgestuft festlegen, wie sie anderen Nutzern angezeigt werden.
Melden Sie sich bei der OneDrive-Website an, und wählen Sie die Datei aus, die Sie einbinden möchten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den File und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Einbinden. Im folgenden Dialog klicken Sie auf Generieren. Den erzeugten Code in Form eines iframe-Elements können Sie anschließend aus dem Textfeld kopieren und an passender Stelle in die betreffende HTML-Datei einfügen. Besucher Ihrer Website sehen die auf diese Weise integrierten Informationen, auch ohne dass sie sich bei OneDrive anmelden.
Bei Excel-Mappen, die Sie mit Office Online oder Microsoft Office ab Version 2010 erstellt haben, können Sie über einen zusätzlichen Befehl weitere Optionen angeben. Nachdem Sie den HTML-Code wie oben beschrieben generiert haben, erscheint der Link Anpassen, wie diese eingebettete Arbeitsmappe für andere angezeigt wird. Ein Klick darauf öffnet eine neue Seite im Browser. Hier lässt sich zum Beispiel festlegen, ob die gesamte Mappe oder nur ein Ausschnitt daraus angezeigt wird, ob Anwender die Tabelle sortieren und filtern dürfen und natürlich die Abmessungen in Pixeln.
Abhängig von Ihrer Auswahl ändert sich der dazugehörige HTML- oder JavaScript-Code. Gegebenenfalls müssen Sie ihn daher aus dem Feld unter Einbindungscode noch einmal kopieren und in Ihre Website oder Ihren Blog einfügen.
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OneDrive: Microsoft Office 2013 vollständig vom Online-Speicher entkoppeln
Microsoft möchte seine Kunden nicht nur dazu bewegen, das Microsoft-Konto für die Windows-Anmeldung zu verwenden, sondern auch dazu, Dateien bevorzugt online zu speichern. Wer dies nicht möchte, kann aber OneDrive in Office 2013 einfach komplett deaktivieren.
Dazu starten Sie das betreffende Office-Programm, zum Beispiel Word, und klicken im Menüband auf Datei und dann auf Optionen. Im folgenden Dialog wechseln Sie zur Rubrik Speichern und entfernen das standardmäßig gesetzte Häkchen vor dem Kontrollkästchen Zusätzliche Speicherorte anzeigen, auch wenn eine Anmeldung erforderlich ist. Anschließend übernehmen Sie die Änderung mit OK.
Danach ist ausschließlich der lokale Speicher erreichbar. Diese Schritte müssen Sie mit allen anderen Microsoft-Office-Programmen, die Sie ebenfalls von OneDrive entkoppeln wollen, separat durchführen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von OneDrive in Kombination mit Microsoft Office 2013. (mje)