Auf die Neuerungen beim Domino Designer, beim Domino Administrator und beim Domino Server wurde in Ausgabe 12/2005 von Expert’s inside Lotus Notes/Domino bereits ausführlich eingegangen. In diesem Artikel setzen wir den Fokus auf den Notes-Client.
Interoperabilität
Die mittelfristig wohl wichtigste Erweiterung von Notes 7 ist das Plug-In für den IBM Workplace Managed Client. Mit diesem Plug-In können Notes- Anwendungen unverändert auch innerhalb des Managed Client genutzt werden. Es sind keine Designänderungen erforderlich. Auf diese Komponente wird in einer der folgenden Ausgaben von Expert’s inside Lotus Notes/Domino ge-sondert eingegangen. Verbessert wurde auch die Integration mit Microsoft Office. Bei Office 2003 und Office XP können Benutzer von Word nun Lotus Mail über Smart Tags nutzen. Diese Smart Tags sind eine Funktion, mit der bestimmte Arten von Text wie E-Mail-Adressen erkannt werden. Ob diese Funktion einen Nutzen bringt, hängt stark vom jeweiligen Arbeitsverhalten ab.
Instant Messaging
Der zweite große Arbeitsbereich von Lotus war die verbesserte Einbindung der Instant-Messaging- Funktionalität im Notes-Client. Informationen dazu, wer online ist, finden sich nun nichtmehr nur in der Inbox, sondern auch beim Kalender, im Adressbuch, beim Ressourcen- und Raummanagement und in verschiedenen weiteren Anwendungen, die auf Vorlagen mit Instant- Messaging-Integration aufsetzen.
Links zu Notes-Dokumenten lassen sich nun in Nachrichten beim Instant Messaging einfügen, so dass man beispielsweise seinem Kommunikationspartner direkt Hinweise auf Dokumente übermitteln kann, auf die man innerhalb der Kommunikation Bezug nimmt.
Neu ist auch, dass Online-Diskussionen nun in der Maildatei gespeichert werden können und sich später entsprechend einfach nachvollziehen lassen.
Für die effiziente Nutzung des Instant Messaging ist außerdem wichtig, dass die Kommunikation technisch über einen gesonderten Thread abgewickelt wird. Threads sind Ausführungseinheiten im Betriebssystem. Durch den gesonderten Thread kann beispielsweise mit der Mailfunktionalität des Notes-Clients weiter gearbeitet werden, während parallel ein Meeting über Sametime efolgt.
Schließlich können auch noch Kennwörter für Webkonferenzen konfiguriert werden. Die Teilnehmerliste solcher Konferenzen lässt sich einschränken und der Zugang kann über ein Kennwort geschützt werden. Mit diesen Erweiterungen trägt Lotus der wachsenden Bedeutung des Instant Messaging auch für die Diskussion von sicherheitssensiblen Themen Rechnung.
Mehr Produktivität bei Mail und Kalender
Bei der Mail- und Kalenderfunktionalität finden sich auch einige interessante Erweiterungen. Auch hier wird nun mit mehr Threads gearbeitet. Für das Öffnen von Ansichten wird ein eigener Thread genutzt. Damit führt die Aktualisierung größerer Ansichten nicht mehr dazu, dass in dieser Zeit nicht weiter gearbeitet werden kann.
Eine andere Form von Threads sind die Mail- Threads, also die Darstellungen von zusammenhängenden Mails wie Antworten und Mails verschiedener Personen zum gleichen Thema. Diese können im Notes-Client nun unterhalb von Nachrichten angezeigt werden. Die Funktionalität entspricht der, die für Domino Web Access im ersten Artikel dieses Hefts besprochen wurde. Neu sind auch die zusätzlichen Symbole für bestimmte Nachrichten. Mit diesen wird beispielsweise angezeigt, welche Nachrichten an nur einen Empfänger gerichtet sind, welche auch an andere Personen gesendet wurden und bei welchen der Empfänger nur als cc definiert ist. Diese Funktion wird über die Präferenzen konfiguriert (Bild 1). Dort finden sich die Einstellungen bei Mail/Message Marking/Recipients. Die eingegangenen Mails können auch nach dieser Markierung sortiert werden.
Die Verwendung solcher Markierungen kann dabei helfen, sich auf die Mails zu konzentrieren, die man direkt erhalten hat und die mit höherer Wahrscheinlichkeit eine persönliche Antwort erfordern als beispielsweise Mails, bei denen man nur auf cc gesetzt ist.
Eine weitere Neuerung ist die Suche nach allen Ordnern, in denen ein Dokument gespeichert ist. Wie bei Domino Web Access findet man im Notes-Client außerdem auch die Option für Quick Follow-Ups, also die schnelle Markierung von Nachrichten zur Nachverfolgung über das Kontextmenü.
Gut gefällt auch die Warnung, die bei leeren Subject-Feldern angezeigt wird. Damit wird die Unsitte einiger Anwender, keine Betreffzeilen zu schreiben, adressiert (Bild 2). Es ist zwar weiterhin möglich, solche Mails zu schreiben – die Warnung sollte die Zahl solcher Mails aber reduzieren.
Bei den Kalendern sind insbesondere die Filter erwähnenswert. Einträge können nach verschiedenen Kriterien wie dem Typ, dem Vorsitzenden eines Meetings oder dem Status selektiert werden (Bild 3). Damit werden Kalender übersichtlicher, wenn in ihnen viele Einträge gespeichert sind.
Für viele Benutzer sind auch die Funktionen für die automatische Verarbeitung von Einladungen zu Besprechungen von Bedeutung. Mit diesen können beispielsweise Einladungen von ausgewählten Benutzern wie der Sekretärin des Vorgesetzten automatisch angenommen werden. Verbessert wurden auch die Möglichkeiten zum Aufräumen von Kalendern. Einträge, die vor einem definierten Zeitraum gesetzt wurden, lassen sich automatisch löschen. Auch im Rahmen der verbesserten Funktionen des Ressourcen- und Raum-Managements wurde einiges optimiert. So können nun Erinnerungen gesendet werden, wenn ein Termin abgesagt wird, damit die für diesen Termin reservierten Räumlichkeiten auch wieder freigegeben werden. Außerdem können Räume an andere Personen ohne administrative Eingriffe weitergegeben werden.
Weitere Optimierungen
Neben diesen spezifischen Änderungen für bestimmte Teilfunktionen sind noch einige generelle Verbesserungen erwähnenswert:
-
Mit der Autosave-Funktion können Dokumente wie Mails in definierten Änderungen gesichert werden. Bei einem Absturz kann auf die jeweils zuletzt gesicherte Version zurückgegriffen werden.
-
Es kann konfiguriert werden, ob der Notes- Client immer mit der gleichen Ansicht oder mit dem zuletzt geöffneten Fenster startet.
-
Beim Beenden wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem eine Bestätigung eingegeben werden muss. Außerdem können damit nun alle geöffneten Fenster geschlossen werden.
-
Mehr Funktionen als bisher sind über die Kontextmenüs erreichbar.
Im Vergleich mit Domino Web Access sind die Änderungen beim Notes-Client aber nicht so ausgeprägt, dass eine schnelle Umstellung auf jeden Fall Sinn machen würde. Am wichtigsten ist der Schritt zu Notes 7 bei Anwendern, die das Produkt auch im Zusammenspiel mit dem IBM Workplace Managed Client einsetzen möchten.
Das gilt umso mehr, als die Funktionalität des IBM Workplace Messaging im Vergleich mit Lotus Notes und Lotus Domino doch eher schwach ausgeprägt ist, so dass eine Integration von Lotus Notes in das Portal eine häufige Lösung sein wird. Das setzt aber eben voraus, dass einerseits mit dem IBM Workplace 2.5.x und andererseits mit Notes 7 gearbeitet wird.
Serienfortsetzung
Den zweiten Teil der Artikelserie „Lotus Domino Document
Manager“ lesen Sie in der Ausgabe 2/2006
von Expert’s inside Lotus Notes/Domino.