Den Arbeitstag nicht mit E-Mails beginnen

2016 sollen täglich 144 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt werden, schätzt die Radicati Group. Beim einzelnen Arbeitnehmer landet zwar nur ein Bruchteil dieser Nachrichten im Posteingang, doch viele fühlen sich vom täglichen Nachrichtenstrom unter Druck gesetzt. Dabei setzt ihnen manchmal nicht unbedingt die schiere Menge an Nachrichten sondern der falsche Umgang mit ihnen zu.

"Der größte Fehler, den nicht nur ich, sondern auch viele aktuelle Studien beobachten, ist der Fehler, den Arbeitstag mit E-Mails zu beginnen", weiß Digital-Experte Thorsten Jekel. Zunächst scheine dies eine gute Idee zu sein, so der Autor des Buches Digital Working für Manager. Eine schnelle Reaktion auf E-Mails stehe für Kundenorientierung und einen hohen externen wie internen Service-Level. Problematisch sei daran jedoch, dass die meisten E-Mails deren Empfänger nicht ihren persönlichen Zielen näherbringen und zwar super-dringend aber ganz selten auch wirklich wichtig seien. "Somit wird die produktivste Zeit des Tages häufig mit dem Löschen und der Beantwortung von unwichtigen E-Mails verschwendet, statt an den wirklich wichtigen Zielen zu arbeiten", so Jekel. Außerdem reagiere man statt zu agieren und das führe schnell zu Unzufriedenheit und Stress.

Jekel empfiehlt, und das ist sein erster Grundsatz für ein effektiveres Mail-Management, E-Mails als vorletzte Aktivität am Tag zu bearbeiten. Die letzte Aktivität sollte die Tagesplanung für den Folgetag sein. Der zweite Grundsatz besteht darin, E-Mails im Block und nicht immer zwischendurch zu bearbeiten. Jekels Tipp: "Hierfür stellen Sie am besten die Benachrichtigungen für eingegangene E-Mails komplett ab oder richten sie so ein, dass Sie nur dann benachrichtigt werden, wenn Sie eine wirklich wichtige E-Mail, z.B. von Ihrem Chef oder Ihrem wichtigsten Kunden, erhalten." Wer Nachrichten im Block bearbeitet, ist schneller und vermeidet den Ping-Pong-Effekt mit hin- und hergesendeten Nachrichten. Auf Reisen, so Jekel, könne man Wartezeiten gut für das Bearbeiten der E-Mails nutzen. Doch auch dann sollte man E-Mails immer in Blöcken bearbeiten. Wer diese Blockbearbeitung lebt, ist beispielsweise Autorin Anitra Eggler, die das Buch E-Mail macht dumm, krank und arm geschrieben hat. Zunächst gilt es, Collaboration im Unternehmen zu lokalisieren und zu identifizieren: Wo im Unternehmen findet Collaboration statt? Zu welchem Zweck? Welche Lösungen kommen zum Einsatz? Ist dies festgestellt, folgt die Gefährdungsbeurteilung: Wie wahrscheinlich und welcher Art sind mögliche Schäden an Daten, Personen und an anderen Unternehmen, die durch Collaboration entstehen könnten? Dies schließt auch mögliche rechtliche Konsequenzen mit ein. Use Cases und Prozesse mit hohem Risiko sollten isoliert werden.

Das eigene Mail-Verhalten analysieren

"Idealerweise sollte der Anteil der E-Mailbearbeitung nicht viel mehr als eine Stunde pro Arbeitstag in Anspruch nehmen", findet Digital-Experte Thorsten Jekel. Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötige, sollten seinen E-Mail-Eingang einmal anhand der folgenden Fragen analysieren:

• wie viele E-Mails lösche ich, ohne sie zu lesen und/oder zu bearbeiten?

• wie viele E-Mail-Newsletter erhalte ich, die ich entweder nicht bestellt habe und/oder nicht wirklich benötige?

• wie viele E-Mails erhalte ich in CC?

• wie viele E-Mails bleiben am Ende wirklich übrig?

"Meistens bleiben bei dieser Analyse nicht viele E-Mails übrig, die Sie wirklich Ihren persönlichen Zielen weiterbringen", so Jekel. Er empfiehlt folgende Maßnahmen, um die E-Mail-Bearbeitungszeit zu reduzieren:

• E-Mail-Newsletter abbestellen, die man nicht wirklich braucht

• Automatisierte Regeln nutzen, die Newsletter gleich in entsprechende Unterordner verschieben. Somit verstopfen diese nicht den Posteingang und sind bei Bedarf im Ordner verfügbar.

• Mitarbeiter anweisen, einen nur in CC zu nehmen, wenn das wirklich sein muss.

Christian Würger, Director IT Europe bei Fossil: Abends sind alle Mails bearbeitet

Wer diesen Tipp in seinem Berufsalltag bereits umsetzt, ist Christian Würger, Director IT Europe bei Fossil. Seine E-Mails, so verrät er, bearbeitet er immer selbst. Neben der CC-Regel hat Würger zwei weitere Tipps für eine aufgeräumte Inbox: Er rät, einen Spam-/Virusfilter einzurichten, damit unerwünschte Werbe-Mails die Inbox erst gar nicht erreichen. Darüber hinaus empfiehlt er, überflüssige Mails sofort zu löschen. Würger achtet darauf, dass sich bei Feierabend keine ungelesenen Mails mehr in der Inbox befinden. Und hat für sein Kommunikationsverhalten eine einfache Regel definiert: "Innerhalb von 24 Stunden sollte der Absender eine Antwort haben", so Würger. Mails bei denen er der eigentliche Empfänger (nicht CC und BCC) ist, und hier unterscheidet er sich im Mail-Management von Jekels Block-Herangehensweise, werden nach Möglichkeit gleich erledigt oder delegiert. Falls nicht möglich, legt Würger sie im Ordner "To-Do" ab.

E-Mails sollten kurz, treffend und selten sein

Im Umgang mit E-Mails empfiehlt Würger die folgenden Grundsätze:

• Maximal ein Empfänger in der Empfängerfeld.

• Vor Versenden sich selbst fragen, ob die Mail wirklich notwendig ist.

• Verwendung großer Verteilerlisten nur in klar benannten und definierten Ausnahmefällen.

• Je kürzer die Mail desto größer die Chance, dass sie gelesen wird.

• Klare und zutreffende Betreffzeile.

• Maximal zwei Antworten auf eine Mail, dann persönliches Gespräch suchen.

Letztendlich hat man es selbst in der Hand, ob man den Nachrichtenstrom beherrscht oder davon beherrscht wird. "Lassen Sie nicht fremde Menschen oder Technik darüber entscheiden, wann Sie Ihre E-Mails bearbeiten, sondern nehmen Sie Ihr Leben in die eigene Hand", rät Digital-Experte Jekel. Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. "Sie werden erstaunt sein, wie positiv die Reaktionen sein werden und Sie damit produktiver und entlasteter werden", so Jekel.