PDF-Dokumente

Datei mit Passwort schützen

01.01.2023 von Thomas Rieske
PDFs, die sensible Daten enthalten, sollte man besonders schützen. Die Passwortfunktion von Adobe ist aber dem kostenpflichtigen Acrobat Pro vorbehalten.

PDF24 Creator installieren

Sie können alternativ ein Gratis-Tool wie den PDF24 Creator verwenden. Es handelt sich um einen Werkzeugkasten, der die einzelnen Tools, die auch als Online-Lösung verfügbar sind, für die lokale Nutzung bereitstellt. Der Creator ist sowohl für den privaten wie gewerblichen Einsatz kostenlos. Außerdem verspricht der Hersteller, dass alle Dateien auf Ihrem PC verbleiben.

PDF schützen

Nachdem Sie den PDF24 Creator heruntergeladen und per Assistent installiert haben, starten Sie das Programm. Sie befinden sich jetzt auf der grafischen, allerdings mit Buttons überfrachteten Benutzeroberfläche der PDF24 Toolbox. Um die benötigte Komponente schnell zu finden, geben Sie am besten schützen in das Suchfeld oben rechts ein. Für diesen Begriff wird nur ein Treffer zurückgeliefert, den Sie mit einem Klick auf die hervorgehobene Schaltfläche PDF schützen aufrufen.

PDF-Dokumente - Datei mit Passwort schützen
Preise für Adobe Acrobat Pro
Die Passwortfunktion für PDFs hat Adobe nur dem kostenpflichtigen Acrobat Pro spendiert. Immerhin können Sie das Programm sieben Tage testen, bevor Sie ein Abo abschließen müssen.
Website von PDF24 Creator
Als Alternative für Windows bietet sich der PDF24 Creator an. Er lässt sich sowohl privat als auch gewerblich kostenlos nutzen.
PDF24 Toolbox
Nachdem Sie die Software installiert und gestartet haben, begrüßt Sie die Toolbox – allerdings mit einer ziemlich überladenen Oberfläche.
PDF24 Toolbox
Die benötigte Komponente lässt sich aber schnell mithilfe des Suchfelds finden.
PDF24 Toolbox
Wenn Sie die Option „PDF schützen“ aufgerufen haben, können Sie ein oder mehrere PDF-Dateien per Button auswählen (1) oder per Drag and Drop auf dem hervorgehobenen Bereich ablegen (2).
PDF24 Toolbox
Bei der Drag-and-Drop-Methode ziehen Sie die betreffende Datei mit gedrückter Maustaste aus dem Windows-Explorer- in das Creator-Fenster.
PDF24 Toolbox
Anschließend erscheint im gestrichelten Bereich eine Miniaturansicht. Unterhalb davon tragen Sie das gewünschte Passwort für das Öffnen des Dokuments ein.
PDF24 Toolbox
Wenn Sie auf das Zahnrad-Icon rechts neben dem Passwortfeld klicken, lassen sich die Berechtigungen ändern.
PDF24 Toolbox
Um Berechtigungen zu entziehen, müssen Sie lediglich die betreffende Checkbox deaktivieren, indem Sie das Häkchen davor entfernen.
PDF24 Toolbox
Entsprechen die Einstellungen Ihren Wünschen, klicken Sie auf „PDF Dateien schützen“.
PDF24 Toolbox
Klicken Sie danach auf den Speichern-Button.
PDF24 Toolbox
Anschließend können Sie noch den Pfad und Dateinamen ändern, bevor Sie mit einem Klick auf „Speichern“ das PDF-Dokument passwortgeschützt ablegen.
Passwortgeschütztes PDF-File
Wer nun das Dokument öffnen will, muss das zuvor festgelegte Passwort angeben.

Nun können Sie ein oder mehrere Files angeben, die Sie mit einem Passwort verschlüsseln möchten. Dazu klicken Sie entweder auf den Button Dateien wählen oder ziehen die PDF-Dokumente einfach per Drag and Drop auf den Bereich, der durch eine gestrichelte Linie abgesetzt ist. Anschließend erscheint im gestrichelten Bereich eine Miniaturansicht der Dokumente. Im Feld darunter können Sie dann ein Passwort eingeben, das beim Öffnen der PDFs abgefragt wird.

Wenn Sie auf das Zahnrad-Icon rechts neben dem Feld klicken, lassen sich außerdem die Berechtigungen ändern. Standardmäßig ist alles erlaubt, was sich aber anpassen lässt, indem Sie das Häkchen vor der jeweiligen Checkbox entfernen. Wenn alles passt, klicken Sie auf den Button PDF Dateien schützen und danach auf Speichern.

Im folgenden Dialog haben Sie noch die Möglichkeit, den Pfad und Dateinamen zu ändern. Klicken Sie abschließend auf Speichern, um das PDF-Dokument passwortgeschützt abzulegen.

Produkte: Der Trick funktioniert mit dem PDF24 Creator 11.9.0 für Windows. In anderen Versionen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)