Für die Zusammenarbeit, die Terminplanung und den Datenaustausch im Web greift man gerne auf kostenlose Angebote wie Google Docs zurück – mit den Vorteilen technischer Reife und relativ unkomplizierter Bedienung, mit dem gravierenden Nachteil, seine Daten aus der Hand zu geben. Eine Alternative wie Owncloud hat daher Konjunktur, aber dessen Kernfunktion liegt beim Datei- und Medienaustausch.
Feng Office eignet sich dafür zwar auch, zielt aber primär auf Kommunikation und Projektzusammenarbeit. Dieser Beitrag zeigt, dass es sich dennoch für private Nutzer eignet, die für einen kleinen Kreis Dateien, Termine und Notizen im Web verwalten wollen.
Feng Office in drei kostenlosen Varianten
Feng Office ist Open Source, finanziert sich aber durch kommerzielle Varianten mit Support und erweitertem Funktionsumfang. Für eine kostenlose Nutzung gibt es drei Möglichkeiten:
1. Unter www.fengoffice.com/web können Sie sich mit „Get a Free Trial“ online registrieren (Mail, Passwort, Name, Firmenname genügen) und erhalten dann ein Online-Office direkt auf dem Server des Herstellers. Das ist zwar der einfachste Weg, aber damit geben Sie Ihre Daten genauso aus der Hand wie bei Google Docs und Co.
2. Wenn Sie eine Homepage besitzen, lohnt der Blick in das Kundencenter des Hosters. Einige Webhoster wie Strato bieten Feng Office als Serverapplikation an. Hier genügt es, im Kundencenter auf den App Wizard zu klicken und dort „Feng Office“ unter „Teamarbeit & CRM“ zu wählen. Für die Einrichtung genügen dann die Angaben des Benutzers mit Passwort und Mailadresse (das wird dann der Administrator) nebst Definition einer Subdomain wie etwa „office.meineseite.de“ und Anlegen einer My-SQL-Datenbank. Alles Weitere erledigt der Installationsassistent, und Feng Office ist danach unter der vorher angegebenen Subdomain zu erreichen.
3. Die Community Edition von Feng Office erhalten Sie auch als ZIP-Archiv „fengoffice-3.4.zip“. Erfahrene Linux-Nutzer können das Paket manuell auf jedem Home- oder Webserver entpacken, typischerweise unter „/var/www/[Verzeichnis]“. Die üblichen Voraussetzungen sind eine vollständige Lamp-Umgebung mit Linux, Apache-Server (oder Nginx), My-SQL-Datenbank und PHP. Die Einrichtung des Office-Pakets starten Sie mit der Adresse „http://[Server-IP]/[Feng-Office-Ordner]/public/install/“ im Browser. Auch hier müssen Sie unter Angabe des Hostnamens die Datenbank bestimmen, die verwendet werden soll. Bei einer Installation auf heimischem Server sollte „localhost“ genügen.
Grundeinstellungen, Benutzer und Datenstruktur
Feng Office hat komplexe Funktionen, Objekte zu verlinken und dadurch in Beziehung zu setzen, die den Rahmen dieses Beitrags sprengen würden. Die grundlegende Verwaltung, auf die wir uns hier beschränken, ist jedoch eingängig: Wenn Sie als ersteingerichteter Superuser angemeldet sind, erscheint links oben Ihr Name, und mit Klick darauf können Sie nicht nur Ihr eigenes Konto verwalten, sondern über „Administration“ die gesamte Suite. Die wichtigsten Punkte sind „Benutzer“ zum Einrichten weiterer Konten, „Konfiguration“ mit Basiseinstellungen wie die Sprache oder die automatische Dokumentsperrung bei Bearbeitung sowie „Dimensions“ mit den kategorisierenden „Workspaces“ und qualifizierenden „Tags“. Wer mit Englisch kein Problem hat, sollte unter „Account -> General“ bei „English (U.S.)“ bleiben, weil die deutsche Lokalisierung nicht fehlerfrei ist. Wir benutzen nachfolgend die englischen Bezeichnungen.
Ein überlegtes Einrichten von „Workspaces“ wie beispielsweise „LinuxWelt“, „Projekt XXL“, „Tech-Info“, „Privates“ ist für die Struktur unverzichtbar, auch wenn Sie das Office nur für sich oder wenige Personen verwenden. Workspaces können wie Ordner hierarchisch untergliedert werden. Die „Tags“ sind eine weitere Hilfe, um die Objekte innerhalb eines Workspace schnell thematisch zu filtern. Tags in Feng Office haben keine Hierarchie.
Alle Registerkarten wie „Overview“, „Dokuments“, „Notes“ oder „Calendar“ zeigen jeweils an, was aktuell in der Organisationsspalte (links) via „Workspaces“, „Tags“ und „People“ gefiltert wird. Ein grundsätzliches Verständnis dieser Struktur ist unerlässlich, sonst gerät Feng Office zur vielleicht immer noch praktischen, aber chaotischen Onlinedatenhalde.
Dateien hochladen, anlegen und organisieren
Über die Registerkarte „Documents“ und den Link „New“ laden Sie Dateien hoch („Upload“) oder legen sie mit „Document“ manuell an. Beim zweiten Weg entsteht eine HTML-Datei, die Sie auch aus einer Text- oder Tabellenkalkulation durch Copy und Paste erstellen können. Alle Formatierungen bleiben erhalten, im Falle einer Calc- oder Excel-Tabelle jedoch keine Formeln, sondern ausschließlich die Werte. Dokumente in HTML oder purem Text lassen sich weiterbearbeiten. Uploads können jedes beliebige Format haben, stehen dann aber nur als Download zur Verfügung. Sie erkennen bearbeitbare Dokumente an dem zusätzlichen Stiftsymbol, während sonst nur ein Downloadpfeil angezeigt wird. Feng Office akzeptiert beim Upload zwar nur jeweils eine Datei, jedoch auch ZIP-Archive, welche die Suite nach dem Upload mit Klick auf „Extract files“ auf dem Server zu den Einzeldateien entpackt.
Neue Dateien sollten durch die Vorauswahl des passenden „Workspace“ gleich in der richtigen logischen Struktur landen. Aber selbstverständlich kann Feng Office falsch eingeordnete Dokumente auch nachträglich umsortieren: Dazu aktivieren Sie in der Listenansicht das Kästchen vor dem Objekt und ziehen es dann mit der Maus auf den passenden Workspace in der Organisationsspalte links.
Vor der Arbeit an (HTML- und Text-)Dateien empfiehlt sich im Mehrbenutzerbetrieb ein Klick auf „Available“. Der „Status“ ändert sich zu „in use, Check in“. Die Datei ist für andere nicht mehr erreichbar und kann exklusiv editiert werden. Danach machen Sie die Datei mit Klick in der „Status“- Spalte wieder allgemein zugänglich.
Kurz angeklickt: Notizen, Link-Sammlungen, Kalender in Feng Office
Für „Notes“, „Web Links“, „Calendar“ und für „Email“ gelten dieselben Workspace-Kategorisierungsregeln wie für Dokumente. Die Option, Feng Office als Mailclient einzusetzen („Email -> Accounts -> Add…“) sei hier nur erwähnt: Sie ist nur dann interessant, wenn Nachrichten bei der Projektarbeit an Workspaces geknüpft werden sollen – was mit Mails ebenso funktioniert wie bei sonstigen Dokumenten.
Um Notizen und URLs online abzulegen, nutzen Sie die betreffende Registerkarte und klicken auf „New“. Der Rest ist selbsterklärend. Die Zuordnung in die passende Workspace-Kategorie geschieht am besten gleich hier im Editierfenster über „Related to“. Der Kalender muss nicht manuell neu befüllt werden, sondern importiert auch Daten existierender Kalender im iCal-Format. Diese Funktion finden Sie unter „Calendar -> Import / Export“.
(PC-Welt/ad)