IBM und Microsoft sind beide große Player im Groupware-Bereich. Während Microsoft mit Exchange und Outlook aufwarten kann, setzt IBM Domino und Lotus Notes dagegen. Die Entscheidung für eine Lösung ist meist endgültig, denn ein Umschwenken auf das Konkurrenzsystem bedeutet Zeit- und Geldverlust. Somit ist auch der User selbst meist auf einen Client angewiesen.
Während IBM mit Domino im Server-Bereich einen guten Job macht, kommt der Client Lotus Notes dagegen meist weniger gut weg. Zu umständlich, zu langsam, zu verschachtelt - in Benutzerkreisen wird Notes nicht gerade mit Lob überhäuft. Da scheint es gut ins Bild zu passen, dass IBM zur Notes-Lizenz auch einen Connector für Outlook mitliefert, den Domino Access for Microsoft Outlook, kurz DAMO. Wir haben uns die aktuelle Version 7.02 angesehen.
Sicheres Instant Messaging spielt in Firmennetzen eine immer größere Rolle. Mit der Sametime-Unterstützung kann IBM hier für Notes einen dicken Pluspunkt einfahren. Aber mit dem Outlook-Plug-in Instant TeamMessenger, das wir Ihnen in diesem Update präsentieren, können Sie jeden Outlook-Client bequem um die Sametime-Funktionen erweitern.
Bitte beachten Sie: DAMO 7.02 funktioniert nicht mit Outlook Express und Outlook 2007. Eine an Office 2007 angepasste Version ist bereits in Arbeit, sobald diese veröffentlicht wird, erfahren Sie das auf tecCHANNEL.de. Für den Test nutzten wir Outlook 2003, Lotus Notes 7.0.2 sowie Domino R 7.0.1FP1.
Die Technologie hinter DAMO
Entwickelt wurde der DAMO-Connector eigentlich, um Administratoren und Firmen einen Umstieg von Microsoft zu IBM zu ermöglichen. Hintergrund laut IBM: Während sich Administratoren und IT-Personal normalerweise relativ leicht an neue Arbeitsumgebungen gewöhnen, lösen gravierende Änderungen bei normalen Nutzern mitunter panikartige Zustände aus.
Foto: Moritz Jäger
Um den Connector verstehen zu können, muss man zuerst die Unterschiede zwischen Exchange/Outlook und Domino/Notes kennen. Diese beginnen bereits bei der Speicherung der Dateien. Eine Exchange/Outlook-Umgebung sichert alle Dateien zentral in einer Exchange-Datenbank, denn die einzelnen PST-Dateien der Outlook-Installationen lassen sich nicht zentral vernetzen. Domino/Notes setzt auf das Replizierungsverfahren, bei dem nur jeweils die Änderungen zwischen Client- und Server-Datenbank übertragen werden.
Outlook spricht mit Domino
Ein weiterer Unterschied und Hauptkritikpunkt an Exchange ist, dass Microsoft auf das proprietäre MAPI-Protokoll zur Datenübertragung setzt. Damit sperrt Microsoft die meisten Konkurrenten aus. Mit DAMO erstellt IBM nun einen virtuellen Tunnel für den Outlook-Client. Der Trick ist, dass alle Änderungen und Dateien sowohl im Domino-NSF-Dateisystem als auch in der lokalen Outlook-PST gespeichert werden. DAMO selbst repliziert dann neue Einträge nahezu sofort zwischen beiden Datenbanken.
Weder der Domino-Server noch der Notes- oder Outlook-Client werden bei der Prozedur verändert. Im Endeffekt stehen die Daten einfach sowohl lokal als auch auf Server-Seite zur Verfügung, der User bekommt davon nichts mit. Ein weiterer Vorteil von DAMO ist die freie Wahl des Clients. Sowohl Lotus Notes als auch Outlook haben jederzeit Zugriff auf die Dateien, somit steht immer eine Fall-Back-Lösung bereit, wenn Outlook ausfällt.
Terminplanung und Kontaktverwaltung
Neben der Hauptfunktion der Groupware-Clients, dem Schreiben und Empfangen von E-Mails, nehmen auch Kontaktverwaltung und Terminplanung einen wichtigen Teil der Funktionen ein. Die E-Mail-Übertragung lässt sich notfalls auch per Workaround, etwa per POP3 oder IMAP, realisieren, bei der zentralen Regelung von Adressdaten und Kalendereinträgen ist das aber nicht so ohne weiteres möglich.
Anders sieht es beim Einsatz von DAMO aus. Der Connector ermöglicht Outlook sowohl den Zugriff auf zentrale Adressbücher als auch auf die komplette Kalenderfunktion. Praktisch dabei: Auch in Outlook sieht der Nutzer, ob ein Gesprächspartner zur geplanten Zeit bereits auf einem Termin ist.
Für die Kontaktverwaltung lässt DAMO den Outlook-Client wahlweise direkt auf das Online-Verzeichnis oder die lokalen Datenbanken zurückgreifen. Zudem lassen sich die Datenbanken vom Server auf das lokale System kopieren.
Workshop: Installation von DAMO
Die Installation des Connectors ist schnell erledigt. Das Installationspaket steht bei IBM zum Download bereit. Lassen Sie sich nicht von der Bezeichnung „Trial“ irritieren. Die Software ist keinerlei Einschränkungen unterworfen. Während der Installation können Sie entscheiden, ob DAMO in einer Single- oder Multi-User-Umgebung installiert werden soll. Der Unterschied: In Multi-User-Umgebungen können Sie für jeden Nutzer einen eigenen Ordner anlegen.
Auf Wunsch können Sie zusätzlich das Single-Sign-On-Paket einrichten. Das macht dann Sinn, wenn Ihr Benutzerkonto- und Ihr Notes-Passwort dasselbe ist. Haben Sie sich an Ihrem Windows-Account angemeldet, können Sie in Outlook auf Ihre Mails zugreifen, ohne ein neues Passwort eingeben zu müssen.
Damit ist die Installation des Connectors selbst abgeschlossen. Nun sollte automatisch der Assistent zum Einrichten der Konten starten. Geschieht dies nicht, wählen Sie im Windows-Startmenü den Eintrag „Create New MAPI Profile“.
Einrichten der Konten
Um Outlook per DAMO mit Domino zu verbinden, benötigen Sie vier Angaben:
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Den Namen des Notes-Accounts
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Den Pfad zum Domino-Server
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Die Notes-ID-Datei
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Das Passwort
Beenden Sie nun unbedingt jede laufende Notes-Instanz, die auf das Benutzerkonto zugreift. Tragen Sie den Namen des Kontos und den Server-Pfad in das erste Fenster des Assistenten ein. In Multi-User-Umgebungen können Sie außerdem einen Pfad für das Verzeichnis des Users eintragen. Sobald Sie auf „Weiter“ klicken, versucht sich DAMO mit dem Server zu verbinden und den Nutzer zu verifizieren. Nun sollte Sie der Assistent nach der passenden ID-Datei fragen, die er auf Wunsch auch gleich in das Verzeichnis des Nutzers kopiert. Geben Sie das Passwort für die Datei ein, klicken Sie auf „Fertig stellen“ im nächsten Fenster, und DAMO erstellt das neue MAPI-Profil.
Wenn keine Fehlermeldung auftaucht, war es das auch schon. Starten Sie Outlook, und Sie werden gefragt, welches Konto geöffnet werden soll. Wenn Sie sich das erste Mal an dem neuen Konto anmelden, müssen Sie per „Senden/Empfangen“ die Daten abgleichen. Je nach Postfachgröße kann das auch eine Weile dauern. Anschließend können Sie mit Outlook arbeiten.
Neu: Sametime-Integration für Outlook
Domino-Infrastrukturen enthalten meist eine Sametime-Umgebung. Seit den letzten Releases ist Sametime auch komplett in Notes integriert und erlaubt beispielsweise verschiedene Awareness-Features, also die direkte Kontaktaufnahme mit dem Sender oder Empfänger einer E-Mail.
DAMO-Nutzer mussten bislang auf diesen zusätzlichen Komfort verzichten. Hier springen die Entwickler von Instant Technologies mit ihrem Outlook-Plug-in Instant TeamMessenger ein. Die Kosten für die Erweiterung belaufen sich auf 20 US-Dollar pro Lizenz.
Nach dem Download und der Installation des Plug-ins fragt TeamMessenger die Zugangsdaten ab. Geben Sie die Adresse des Sametime-Servers sowie Ihren Benutzernamen samt Passwort ein. Anschließend versucht der Messenger, die Kontakte aus dem Adressbuch zu importieren. Im Normalfall, vor allem wenn Sie Sametime bereits früher im Einsatz hatten, findet die Erweiterung sämtliche Kontakte und angelegte Gruppen.
Neu: Instant TeamMessenger im Einsatz
Nach der Aktivierung des Messengers klinkt sich die Software als zusätzliche Symbolleiste mit ein. Leider bieten die Entwickler noch keine Übersetzung an. Die neue Awareness-Funktion versteckt sich hinter dem Button „Who’s Online“. Ein Klick darauf zeigt an, welche Kontakte im Moment online sind, allerdings nur, wenn sie die aktuell gewählte Mail ebenfalls erhalten haben.
„Show TeamMessenger“ zeigt die eigentliche Oberfläche des Messengers. Der Menüpunkt „Item“ enthält wieder die Awareness-Anzeige, die Auswertung ist die gleiche wie bei „Who’s Online“. „Contacts“ zeigt Ihre persönlichen Kontakte aus dem Adressbuch und deren aktuellen Status. Die „Buddy List“ enthält dagegen alle erreichbaren Kontakte aus der Sametime-Liste. Darunter fallen auch die verschiedenen abonnierten Gruppen, etwa sämtliche gerade aktiven Nutzer der Firma. „Places“ zeigt schließlich abonnierte Themen an.
Das Initiieren neuer Gespräche geschieht per Doppelklick auf einen Kontakt oder die entsprechende Schaltfläche über der Kontaktliste. Hier lassen sich zusätzlich auch Sessions mit mehreren Nutzern einrichten, neue Kontakte hinzufügen oder der Online-Status ändern.
Die letzte Schaltfläche in der Outlook-Toolbar nennt sich „Instant Tools“. Hier verstecken sich unter anderem die Preferences, also Einstellungen, der Erweiterung. Zusätzlich kann man sich hier an- beziehungsweise abmelden, die Einstellungen für die Archivierung der Chats regeln oder eine Privacy-Liste anlegen. Letztere sorgt dafür, dass nur Kontakte auf der Liste Ihren aktuellen Status sehen.
Neu: Fazit
Mit DAMO hat es der Admin wirklich in der Hand, welchen Client er seinen Nutzern zur Verfügung stellt. Neben der Migration von einer Exchange- auf eine Domino-Umgebung kann man sich aber auch noch andere Einsatzgebiete für den Connector vorstellen. So flexibel und programmierbar Notes an sich ist, es strotzt nicht eben vor Usability. Teilweise ist auch der Einsatz auf betagten Rechnern mangels RAM oder CPU-Leistung nicht mehr produktiv möglich. Hier bietet sich ein Outlook-Einsatz geradezu an. Denn auch wenn Outlook oft in der Kritik steht, so ist es doch, gerade für technisch weniger versierte Nutzer, leichter zu verstehen. Ein weiteres Szenario könnte der Einsatz von Windows-Mobile-basierten Geräten sein, die sich nur schwer zur Synchronisation mit Domino/Notes überreden lassen.
In Kombination mit dem Instant TeamMessenger erhält man zudem die bequemen Instant-Messaging-Funktionen des Notes Clients. Vor allem die Awareness-Features sind praktisch, wenn man eine schnelle Rückfrage zu einem Punkt hat. Der Vorteil gegenüber einem Telefonat liegt auf der Hand: Die Daten werden im Verlauf gespeichert, man kann also auch später noch einmal nachsehen, was genau gemeint war.
Im Test beeindruckt vor allem die Geschwindigkeit des Connectors. Neue E-Mails oder Kalenderdaten landen nahezu ohne Verzögerung im Outlook-Postfach. IBM setzt mit der doppelten Datenbank wirklich einen cleveren Trick ein, der zudem die Hemmschwelle zum Testen senkt. Denn da die Notes-Datenbanken selbst unangetastet bleiben, kann man DAMO sogar „einfach mal so“ ausprobieren. Wenn es nicht klappt, hat man ja immer noch seine normale Notes-Installation, die von Änderungen nicht betroffen ist.
Das einzige Problem im Test waren die zusätzlich programmierten Notes-Anwendungen, etwa ein Planer für Raumbelegungen. Diese stehen unter Outlook nicht mehr zur Verfügung. Ansonsten blieb die Verbindung im Test stabil und flink. DAMO gibt es derzeit nur für Windows, Nutzer von Mac OS oder Linux gehen leer aus.
Bitte beachten Sie: Nach Rücksprache mit unserem Notes-Administrator scheint es zu Problemem bei der Darstellung des Posteingangs zu kommen, wenn zuvor der Microsoft-Domino-Connector verwendet wurde. Sie sollten daher auf alle Fälle die Mailboxen sichern und die Rechte der Nutzer so niedrig wie möglich ansetzen. (mja)