Collaboration-Tools für den Mittelstand

Für ein effizientes Zusammenarbeiten im Unternehmen braucht es passende Werkzeuge. Diese Erkenntnis hat sich auch im Mittelstand durchgesetzt. Wurden solche Systeme früher häufig als Groupware-Tools bezeichnet, reden nun fast alle Anbieter von Collaboration-Lösungen. Dabei wird der Begriff Collaboration generell sehr weit gefasst: Der gemeinsame Zugriff auf Dateien via Dropbox fällt ebenso unter diese Kategorie wie eine komplexe Server-Lösung à la SharePoint von Microsoft. Wir haben uns für diesen Beitrag auf Lösungen konzentriert, die für kleine und mittelständische Betriebe ebenso wie für Arbeits- und Projektgruppen aus dem So-Ho-Umfeld (Small Office, Home Office) leicht und sinnvoll einzusetzen sind.

Da wird das „Redaktionsbüro“ zum „Redaktionsbro“:
Die „Central Desktop“-Lösung kommt wie viele andere amerikanische Lösungen im Netz nur schlecht bis überhaupt mit Umlauten in Bezeichnung klar.

Assistenten helfen online:
Das Hinzufügen neuer Kollegen zum bestehenden Workspace ist bei Central Desktop schnell erledigt und bietet übersichtliche Möglichkeiten, den Anwender entsprechende Rechte zuzuweisen.

Die Lösung Central Desktop bietet in einem Workspace auch die Möglichkeit, mit Bildern umzugehen:
Leider zeigt sich auch hier die Schwäche bei der Arbeit mit Dateinamen, die nicht dem einfachen ASCII-Zeichensatz ohne Umlaute entsprechen.

Online-Hilfe, die das Arbeiten erleichtern kann:
Durch interaktive Hilfe ermöglicht es die Software von Projectplace relativ einfach, Projekt anzulegen und zu betreuen.

Farben helfen bei der Visualisierung:
Dadurch werden die unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb eines Projekts deutlicher hervorgehoben – die Teammitglieder erhalten so unter Projectplace schnellen einen entsprechenden Überblick.

So werden auch die mobilen Mitarbeiter eingebunden:
Für den Zugriff auf die Projectplace-Lösung steht auch einen Android-App bereit, die zwar nicht alle Funktionen des Web-Interfaces bieten kann, aber einen grundsätzlichen Überblick gewährt.

Eine Registrierung ist notwendig:
Wie bei vielen anderen Collaboration-Lösungen, die einen Server in der Cloud bereitstellen, ist auch beim Einsatz von „amagno“ zunächst eine Registrierung notwendig.

Ist die erste Gruppe eingerichtet, so können mit Hilfe der „amagno“-Software entsprechende Dokumente relativ leicht und schnell automatisch gesichert werden.

Arbeiten mit den „Magneten“ und vor allen Dingen mit den Dokumenten:
Hier zeigte es sich, dass die „amagno“-Lösung sehr gut mit den unterschiedlichen Dokumententypen umgehen kann.

Aufgeräumte Oberfläche:
Mit der Version 3.1 stellt die Lösung „Teamdrive“ eine ganze Reihe von Informationen zur Verfügung, die sich natürlich erst nach und nach füllen – hier ist der Client direkt nach der Installation zu sehen.

Einladung für die Verwendung eines Team-Spaces:
Direkt aus der Anwendung heraus kann ein Nutzer andere Teammitglieder zur Nutzung seines Teamdrive-Bereiches einladen.

Zugriff auch vom Android-Tablet (hier unter Android 4.22):
Die Teamdrive-App bietet dabei allerdings nicht alle Möglichkeiten, die dem Anwender mit dem Windows-Client zur Verfügung stehen.

Das Vorbereitungstool für SharePoint Foundation 2013:
Microsoft hilft hier dem Anwender sehr gut dadurch, dass die benötigten Softwareprodukte automatisch nachinstalliert werden – trotzdem stoppt die Installation nur allzu häufig mit kryptischen Fehlermeldungen.

Es ist vollbracht:
Der SharePoint Foundation Server 2013 wurde auf einem Windows Server 2008 R2 installiert und präsentiert eine Web-Oberfläche für die weitere Konfiguration.

Online-Büro im Browser: Central Desktop

Was möchten Arbeitsgruppen miteinander teilen und austauschen? Der Erfolg von Dropbox zeigt, dass der Austausch von Dateien ganz oben auf der Wunschliste steht. Aber auch die Koordination von Terminen sollte dabei sein: Die Cloud-Lösung Central Desktop ist angetreten, diese Wünsche zu erfüllen und dem Anwender eine Art "Büroarbeitsplatz" im Web zur Verfügung zu stellen.

Was bietet Central Desktop?

• Die Lösung ist für kleine Arbeitsgruppen optimiert. In einer freien Version (fünf Anwender, zwei Workspaces und 1 GByte Speicher) lässt sie sich gut testen . Auch die kostenpflichtige Starterlösung für bis zu 30 Anwender und 50 GByte Speicher kann 15 Tage getestet werden.

• Alle wichtigen Möglichkeiten wie etwa Dateiaustausch, Bearbeiten von Dateien, Terminkalender, Diskussionsforum oder auch Anlegen und Pflegen eines Wiki sind vorhanden und leicht erreichbar.

• Der Aufbau der Software ist gut gelöst - durch einfache Assistenten wird der Anwender geführt. Verwaltung und Pflege der Daten und Mitarbeiter samt der Zugriffsrechte sind ebenfalls übersichtlich und einfach zu bedienen.

Was hat uns an Central Desktop weniger gut gefallen?

Neben dem immer wieder präsenten Problem, dass der Anwender hier seine Dateien einer amerikanischen Firma anvertrauen muss, stört die fehlende Lokalisierung: Die Software hat bereits bei der Benennung von Workspaces und Dateien Probleme mit der Darstellung, wenn sich in den Namen Umlaute befinden.

Fazit: Grundsätzlich ist Central Desktop gut gelungen, bietet alle benötigten Funktionen und kann in der Enterprise-Version sogar mit einer Active-Directory-Anbindung glänzen. Die Lösung ist aber schon aufgrund der fehlenden Lokalisierung nicht optimal für kleine und mittelständische Firmen geeignet - allerdings kann sich jeder Anwender durch die freie beziehungsweise auch durch die 15-Tage-Testversion sehr gut selbst ein Bild davon machen, ob das Paket seinen Bedürfnissen entspricht.

Vom Projektmanagement zur Collaboration-Lösung: ProjectPlace

Zu den Lösungsansätzen, die sich grundsätzlich gut für die Zusammenarbeit über das Netz eignen, gehört auch das Projektmanagement: Wer jemals versucht hat, ein Projekt mitsamt der ganzen Projektgruppe mittels Telefon und Excel-Datenblätter zu managen, wird die Einfachheit vieler webgestützter Projektmanagementlösungen zu schätzen wissen. Wir haben das System von ProjectPlace als Beispiel für diese Gattung von Collaboration-Software ausgewählt.

Was kann ProjectPlace leisten?

• ProjectPlace ist eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service), die vollständig lokalisiert in Deutsch und in weiteren sechs Sprachen bereitsteht.

• Die Software stellt alle Bereiche zur Verfügung, die zur Erstellung, Betreuung und Abwicklung eines Projekts notwendig sind. Dabei stehen die Funktionen zur Zusammenarbeit und zum Austausch zwischen den Mitarbeitern im Vordergrund.

• Über Apps für iPhone, iPad und Android-Geräte werden auch mobile Mitarbeiter sehr gut eingebunden.

Für welche Zwecke ist ProjectPlace geeignet?

Wie schon der Name verrät, handelt es sich hier im Grunde um eine SaaS-Lösung, die mittels Browser-Zugang ein Projektmanagement über das Web erlaubt. Diese Aufgabenstellung erledigt die Software hervorragend - dabei haben die Entwickler so viele Kooperations- und Social-Media-Features in die Software einfließen lassen, dass der Übergang zu Collaboration-Software fließend ist.

Fazit: Wer auf der Suche nach einer Lösung ist, bei der die Zusammenarbeit im alten "Groupware-Stil" abläuft und die hauptsächlich nur Dateien austauscht, ist bei ProjectPlace wahrscheinlich nicht richtig aufgehoben: Wer aber mit seiner Collaboration-Lösung auch die Projektarbeit bewältigen und dabei auch die "mobilen Teammitglieder" einbinden will, sollte die 30-Tage-Testversion der Lösung genauer unter die Lupe nehmen. Schade nur, dass auch hier wieder die Apple-Lösungen bevorzugt werden: Der Zugriff auf die Aktivitäten funktioniert beispielsweise nicht von der Android-App aus, während es unter iOS klappt.

"Magnetisches" Dokumentenmanagement: Amagno

Viele kleine Firmen entdecken die vielfältigen Möglichkeiten des Verwaltens und vor allem des Teilens von Dokumenten dadurch, dass die Mitarbeiter von sich aus damit beginnen, freie Tools wie Dropbox, Google Drive oder Skydrive zu verwenden. Doch wer Dokumente richtig verwalten will, braucht mehr als nur eine "Ablage in der Wolke": Amagno bietet hier die Zusammenarbeit beim Dokumentenmanagement an.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Amagno?

• Die Lösung kann in der Cloud oder auch auf dem eigenen Server eingesetzt werden. Sie kombiniert ein Dokumentenmanagement mit einer Collaboration-Lösung. Dabei können Dokumente beispielsweise auch direkt gescannt und eingepflegt werden.

• Bei der Cloud-Lösung (die mit einem Datenvolumen von bis zu 1 GByte pro Anwender frei verwendet werden kann) werden die Daten verschlüsselt in einem europäischen Rechenzentrum, genauer in Straßburg, gespeichert.

• Neben der Cloud-Lösung stehen eine Small-Business- (fünf bis zehn Anwender) und eine Enterprise-Version (unbegrenzte Anwenderzahl) zum Betrieb auf dem eigenen Windows-Server bereit. Die Datenablage ist auf einem Datei-Server, aber auch auf SAN- und NAS- sowie WORM-Speichern möglich.

Fazit: Wer nach einer Lösung sucht, die unterschiedlichste Inhalte richtig sortiert und geordnet ablegen kann, sollte sich Amagno anschauen: Die vom Anbieter als "digitale Magnete" bezeichneten Regeln können eingehende Dokumente entsprechend scannen, untersuchen und auch ablegen - das funktionierte im Test erstaunlich zuverlässig und schnell.

Zum Testen der Lösung ist die Cloud-basierte Einstiegslösung eine gute Wahl. Firmen, die ihre gesamten Dokumente mit dieser Software verwalten und dann auch revisionssicher ablegen wollen, werden die Installation auf einem eigenen Server in Erwägung ziehen und durch die Gruppen- und Collaboration-Features dann eine entsprechend flexible Lösung besitzen. Das ist natürlich mit einem gewissen Einarbeitungsaufwand und der Einführung der entsprechenden Workflows in der Firma verbunden.

Teilen mit viel mehr Möglichkeiten: Teamdrive

Viele Programme versuchen, den Erfolg von Dropbox nachzuahmen. So bieten denn auch etliche Hersteller die unterschiedlichsten Lösungen an, die dieses Erfolgsmodell mehr oder minder kopieren. Zu diesen Produkten gehört auch Teamdrive, eine Software, die mit vielen interessanten Erweiterungen und Features im Vergleich zu Dropbox aufwarten kann.

Features und Möglichkeiten von TeamDrive 3.1:

• Voll lokalisierte Lösung, die sowohl unter Windows als auch unter Mac OS X und Linux läuft. Für iOS und Android stehen ebenfalls Apps bereit.

• Automatische Verschlüsselung der Daten mit 256 Bit AES (Advanced Encryption Standard). Diese Verschlüsselung wird direkt auf dem Client ausgeführt.

• Automatische Backups der Daten auf dem TeamDrive-Server. Wer lieber selbst einen TeamDrive-Server hosten will, bekommt diese Software auch als Server bereitgestellt, wobei der sogenannte Personal-Server für kleine Betriebe gedacht ist und auch unter Windows arbeitet, während der Enterprise-Server einen Linux-Host benötigt.

• Wer weder mit der TeamDrive-Cloud noch mit einem eigenen TeamDrive-Server arbeiten möchte, kann die TeamDrive-Software auch mit einem bestehenden WebDAV-Server einsetzen.

Was uns an TeamDrive weniger gefiel:

• Die Software löst zwar sämtliche Aufgaben zur Zufriedenheit und erfüllt alle Ansprüche. Allerdings erfordert die Bedienung ein wenig Eingewöhnungszeit und ist nicht so intuitiv und sofort verständlich, wie das beispielsweise bei Dropbox der Fall ist.

• Die Android-App lässt sich grundsätzlich nicht so gut bedienen. So fehlt ihr beispielsweise eine direkte Möglichkeit, sie zu beenden. Der Anwender kann sie mithilfe der Taskliste von Android stoppen.

Fazit: Uns hat die TeamDrive-Software während der Testphase überzeugt: Wer selbst einmal testen möchte, kann sich einen kostenlosen Account erstellen und bekommt 2 GByte Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Wie bei Dropbox bekommt man auch hier weiteren Speicherplatz zugeteilt, wenn man neue Mitglieder einlädt. Hat man sich einmal an die Bedienung der Anwendung gewöhnt, so bietet sie alle Möglichkeiten der Synchronisation und des Datenaustauschs, wie kleinere Unternehmen sie benötigen. Neben der standardmäßigen Verschlüsselung bietet das Produkt einen weiteren Vorteil, der es gerade auch für kleine und mittlere Firmen interessant macht: Der Anbieter legt seine Daten für deutsche Kunden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU ab.

Und wo bleibt SharePoint?

Natürlich bietet Microsoft ebenfalls eine komplette Lösung für den Bereich Collaboration und in diesem Fall auch für das Dokumentenmanagement: Der Softwarehersteller bietet den SharePoint-Server aktuell in der Version 2013 an. Während der "große" SharePoint-Server als Webportal sowohl für das Internet als auch für das Intranet in großen Firmen geeignet ist, stellt Microsoft den kostenlosen SharePoint Foundation Server bereit, der besonders für kleinere Betriebe geeignet sein soll. Ein SharePoint-Server taugt natürlich besonders dann als Collaboration-Lösung, wenn die gesamte Firma hauptsächlich oder ausschließlich mit Microsoft-Produkten arbeitet: Hier fügt sich SharePoint hervorragend ein und ermöglicht sehr gut die Zusammenarbeit im Team. Dazu bietet er unter anderem:

• Teamarbeitsbereiche erlauben den Zugriff auf Kontakte und Zeitpläne sowie auf Dokumente und weitere Informationen.

• Integrierte Wikis und Blogs sowie weitere Features im "Facebook-Stil" ermöglichen eine Teamarbeit, wie sie Anwender von sozialen Medien im Netz kennen.

• Durch die Dokumentenbibliotheken mit ihren Funktionen zur Versionsverwaltung lassen sich Office-Dokumente gut und einheitlich verwalten.

So gut sich die Vorteile von SharePoint-Server schon bei diesem kurzen Überblick anhören, so sehr möchten wir gerade Anwendern in sehr kleinen Betrieben davon abraten, einen solchen Server in Eigenregie zu installieren: Einrichtung und Betreuung eines SharePoint-Servers erfordern auch in der Foundation-Version einen Windows-Administrator, der sich mit dieser Thematik wenigstens grundlegend auskennt: Trotz eines sehr guten Vorbereitungswerkzeugs, das die Softwareabhängigkeiten testet und die benötigte Software für den Betrieb automatisch nachlädt, tendiert SharePoint immer noch dazu, die Installation mit kryptischen Fehlermeldungen zu beenden, die dann eine entsprechend umfangreiche Suche in den Log-Dateien nach sich ziehen.

Zudem muss für den Betrieb eines SharePoint Foundation Servers 2013 dann wenigstens ein Windows Server 2008 R2 SP1 oder ein Windows Server 2012 im Netzwerk zur Verfügung stehen. Als Alternative bleibt hier gerade für kleine und mittelständische Betriebe noch die Möglichkeit, einen SharePoint-Server Online aus der Cloud heraus zu nutzen, wie ihn Microsoft im Rahmen des Office-365-Angebots zur Verfügung stellt: Damit sparen sich Anwender die Komplexität einer SharePoint-Installation und den Betrieb eines eigenen Windows-Servers. Sie sollten aber zunächst trotzdem anhand der von Microsoft angebotenen Hintergrundinformationen prüfen, ob und wie sie diese Art der Collaboration-Software in ihr Netz und ihre Firma sinnvoll integrieren können. Vielleicht reicht ja zunächst der einfache Austausch von Dateien und Informationen mit einer der hier vorgestellten anderen Lösungen aus. (wh)