Ob Banken und Versicherungen, Automotive, Logistik, Handel oder Online-Services, - in vielen Branchen gilt das Fax als beste, direkteste und sicherste Kommunikationsform. Zahlreiche Unternehmen setzen deshalb auf Fax-Services aus der Cloud, mit denen sich auch hohe Fax-Volumina ohne eigene Hardware schnell und zuverlässig zustellen lassen. Die Nachfrage nach Fax-Diensten steigt folglich auch im Zeitalter der E-Mail weltweit kontinuierlich. Laut Analysten sorgen die etablierte Fax-Technologie, gesetzliche Richtlinien und strenge Compliance-Vorgaben dafür, dass der Markt für Fax-Services im B2B-Bereich bis 2018 sogar durchschnittlich um 15,8 Prozent pro Jahr wachsen wird.
So ist die Fax-Kommunikation unter anderem im Einzelhandel fest etabliert. Denn per Fax können Empfänger auch dann zuverlässig erreicht werden, wenn sie während ihrer Arbeitszeit nicht ständig auf ihren Computer zugreifen oder E-Mails abrufen können, aber dennoch zeitnah eingehende Bestellungen bearbeiten müssen. Im Gegensatz dazu werden nur weniger als drei Prozent der E-Mails, die zu Marketingzwecken an Einzelhändler geschickt werden, überhaupt und meist zeitverzögert gelesen.
Auch im Großhandel oder bei Internet-Services wie Lieferdiensten spielt Fax-Kommunikation eine wichtige Rolle. Durch geeignete Response-Elemente lassen sich mit nur geringem Zeitaufwand direkt auf dem Fax Bestellungen platzieren und in weitere Workflows einbinden.
Zuverlässige und rechtskonforme Zustellung überzeugt
Nicht aus der Geschäftskommunikation wegzudenken ist das Fax für Unternehmen, die aus ihren ERP- oder CRM-Systemen heraus geschäfts- beziehungsweise zeitkritische Informationen wie beispielsweise Lieferavise, Rechnungen, Stornierungen oder Bestellungen an Lieferanten und Kunden senden. Denn im Unterschied zur E-Mail lässt sich jederzeit zuverlässig und rechtssicher nachvollziehen, ob und wann die gesendeten Dokumente tatsächlich zugestellt wurden.
Die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Richtlinien sind auch der Grund, warum verschiedene Branchen weltweit, wie etwa Medizintechnik- und Pharmaunternehmen, aber auch Behörden auf Fax als Kommunikationsmedium setzen. So dürfen zum Beispiel in vielen Ländern sensible Daten wie Laborberichte und personenbezogene Informationen nicht per E-Mail versendet werden.
Cloud-Fax-Services lösen veraltete Fax-Server ab
Jedoch laufen IT-Analysten zufolge in vielen Unternehmen geschäftskritische Fax-Anwendungen über veraltetes Equipment. Das Problem: Fax-Server verfügen meist über fixe Fax-Kapazitäten. Damit können Unternehmen auf sich ändernde Fax-Volumina nicht bedarfsgerecht reagieren. Eine zuverlässige und zeitnahe Datenverarbeitung ist insbesondere bei hohen Lasten in Spitzenzeiten unmöglich. Zu Zeiten geringen Fax-Bedarfs belasten dagegen Überkapazitäten das Budget. Überdies sind Fax-Server kosten- beziehungsweise wartungsintensiv und erfordern einen hohen administrativen Aufwand. IT-Analysten empfehlen daher, auf professionelle Cloud-Fax-Services beziehungsweise Managed Services umzusteigen. Diese bieten maximale Ausfall- und Transaktionssicherheit und verhindern auch bei Lastspitzen Kapazitätsengpässe.Investitionen in zusätzliche Hardware, Software, Wartung, Lizenzen und Leitungen sind beim Einsatz solcher moderner Lösungen nicht notwendig.
Keine Pizza ohne Fax
Neben Traditionsunternehmen, Konzernen und Behörden setzen auch Internet-Startups verstärkt auf Cloud-Fax-Services. So wickeln beispielsweise Online-Lieferdienste, die den Kunden auf ihren Webseiten die zeitnahe Lieferung von Pizza, Pasta oder Sushi versprechen, eingehende Bestellungen per Fax ab.
Gibt ein Kunde auf der Bestellplattform im Internet seine Adresse oder Postleitzahl ein, erhält er einen Überblick über die Angebote aller angeschlossenen Restaurants der Umgebung. Hat der Kunde seine Wahl getroffen und über das Online-Formular eine Bestellung ausgelöst, wird diese automatisch per Fax an das entsprechende Restaurant weitergeleitet und kann somit sofort bearbeitet werden. Dank Zeitstempel lässt sich dabei genau nachvollziehen, wann die Bestellung auf der Online-Plattform und im Restaurant eingegangen ist. Zu Spitzenzeiten, wie etwa in der Halbzeitpause des Champions-League-Finales, werden auf diese Weise zehntausende Bestellungen gleichzeitig ausgelöst. Erst der Einsatz von Cloud-Fax-Services ermöglicht es den Online-Lieferdiensten angeschlossenen Restaurants, die eingehenden Bestellungen schnell, reibungslos und zuverlässig anzunehmen und auszuliefern und somit den Durchsatz an Bestellungen nachhaltig zu steigern.
Da es im hektischen Restaurantbetrieb kaum praxisgerecht ist, mit PC oder Tablet zu hantieren, erhält das Restaurant den ursprünglichen Online-Auftrag per Papier-Fax. So kann beispielsweise der Pizzabäcker die Bestellung mit feuchten oder fettigen Händen direkt in der Küche annehmen und sofort bearbeiten. Der Kunde erhält innerhalb kürzester Zeit seine Pizza. Das Fax dient darüber hinaus als Lieferschein auf der Pizzaschachtel.
Maximale Flexibilität bei der IT-Konsolidierung
Auch für die Zukunft sind Anwender von Cloud-Fax-Services bestens gewappnet. Das gilt insbesondere für die Umstellung auf Voice over IP (VoIP). Denn Ziel der Deutschen Telekom ist es, ihre Technik bis 2018 komplett auf IP-basierende Datenübermittlung umzurüsten. Dies stellt Unternehmen unter anderem im Hinblick auf ihre Fax-Kommunikation vor eine große Herausforderung. Denn bei der Übertragung von IP-Paketen über das VoIP-Netz kommt es regelmäßig zu Verlusten. Beim Telefonieren ist das unproblematisch, denn Paketverluste in Höhe von bis zu fünf Prozent sind für das menschliche Ohr nicht wahrnehmbar. Im Gegensatz zu unserem Gehör reagieren Fax-Geräte jedoch empfindlich auf solche Störungen. Folgen können Informationsverluste oder Verbindungsabbrüche, und damit erhebliche Störungen der geschäftsrelevanten Kommunikation, sein.
Moderne Fax-Services ermöglichen auch in VoIP-Umgebungen eine fehlerfreie Fax-Kommunikation. Über Cloud-Fax-Services kommunizieren Unternehmen jederzeit zuverlässig per Fax, via Mail2Fax und Fax2Mail sowie vorhandene Multifunktionsgeräte oder direkt in und aus Business-Applikationen - via FTP, HTTP, SMTP oder Webservice. Managed Cloud Services bieten bei der Umstellung auf VoIP maximale Flexibilität und erfüllen schon heute die Anforderungen von morgen. (bw)