Viele Unternehmen stehen vor einem Dilemma, denn die Menge und Vielfalt von unstrukturiertem Content steigt kontinuierlich. Die Mitarbeiter erstellen einen ständigen Fluss von Dokumenten wie E-Mails, Web-Inhalten, Mediendateien und Transaktionen. Die Unternehmen müssen diese unterschiedlichsten Content-Typen erfassen, verteilen, suchen, mit Metadaten anreichern, aufbewahren und Versionen verwalten. Enterprise Content Management (ECM)-Systeme bieten die entscheidende Unterstützung für Sachbearbeiter, die Content schnell finden müssen, für Rechtsabteilungen, die Inhalte für eDiscovery und aus Compliance-Gründen aufbewahren müssen, oder für Marketing-Mitarbeiter, die Inhalte nach außen über diverse Kanäle verteilen. Auf diese Weise stellt ECM sowohl ein Kernsystem dar, auf dessen Basis Unternehmen intern digitale Geschäftsprozesse aufbauen, als auch ein Interaktionssystem, um agil und flexibel über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg mit Geschäftspartnern zusammenzuarbeiten.
Dass ECM-Lösungen immer wichtiger werden, haben viele Unternehmen mittlerweile erkannt. Sie müssen Strategien zur Verwaltung verschiedener Content-Typen über mehrere Systeme entwickeln und gleichzeitig eine einheitliche Strategie für die Erfassung, Taxonomie, Sicherheit, Aufbewahrung, Archivierung und Suche von Business Content schaffen. Der Weg in die Cloud ist damit vorgezeichnet. Die Cloud ermöglicht, dass jedweder Content für alle autorisierten Mitarbeiter und Geschäftspartner zentral verfügbar, teilbar und bearbeitbar ist. Geschäftsprozesse werden effizienter und sicherer - Business Collaboration wird Realität.
10 wichtige Fragen bei der Auswahl eines modernen CMS
Technik: Hilfreich oder Bremse?
Wenn Sie sich für ein CMS entscheiden, sollten Sie von Anfang an großen Wert darauf legen, dass die Content-Ersteller schnell und flexibel Änderungen am Inhalt vornehmen oder neue Inhalte einstellen können. Das CMS muss sich neuen Möglichkeiten und Innovationen flexibel anpassen lassen, ohne dass dazu jedes Mal die komplette IT-Abteilung involviert ist. Idealerweise entlastet ein gutes CMS die IT und macht die Installation neuer Funktionen und Komponenten so einfach wie möglich.
Wie innovationsfreundlich ist Ihr CMS?
Die Techniken, besonders im Web, entwickeln sich rasant weiter. Es hilft Ihnen daher nichts, wenn Ihr CMS nicht mithalten kann. Ihr gewähltes CMS sollte offen und erweiterbar sein, so dass Ihr IT-Team Neuerungen einbauen und Veränderungen vornehmen kann, ohne ständig auf die offiziellen Updates eines Herstellers warten zu müssen. Open-Source-Lösungen setzen auf große Communities die neue Funktionen oftmals schnell entwickeln und zur Verfügung stellen. Ein modernes CMS integriert bestehende UND künftige Anwendungen, indem es auf modulare, standard-basierte Architektur aufbaut.
Kommt Ihr CMS mit anderen Techniken zurecht?
Beim Thema Online-Marketing sind die Anforderungen für jedes Unternehmen anders. Das macht es notwendig, Techniken wie Analyse-Tools, CRM-Lösungen, BI und möglicherweise Big-Data-Systeme zu kombinieren, um die Kunden besser zu erreichen. Prüfen Sie ihre ausgewählten CMS-Anbieter und fragen Sie, wie diese andere Systeme über APIs, Module oder entsprechende Lösungen integrieren. Fragen Sie außerdem nach, wie schnell Ihre gewählten Anbieter APIs entwickeln und neue, innovative Lösungen integrieren können.
Versteht Ihr CMS Social Media?
Inhalte, Community und Vermarktung sind wichtige Bestandteile der heutigen digitalen Lösungen und Benutzererfahrungen. Um die digitalen Kunden fest ans Unternehmen zu binden, müssen CMS flexibel bestehende und neue Social-Media-Plattformen integrieren und einbinden. Dabei sollte ihr Hersteller nicht nur populäre soziale Netzwerke unterstützen, sondern auch flexibel genug sein, um neue (oder exotische aber zielgruppenrelevante) Plattformen zu unterstützen.
Wie schnell sind Sie startklar?
Je nach gewählten Produkten und Vorgaben nimmt das Ausrollen eines CMS Wochen, Monate oder Jahre in Anspruch. Das bedeutet auch: Geschieht ein Fehler, kann das Ihr Unternehmen enorm zurückwerfen. Deswegen sollten Sie von potentiellen Anbietern ein Proof-of-Concept liefern lassen, das den jeweiligen Installationsort genau untersucht und alle technischen Vorgaben einbezieht.
Werden andere Bildschirmformate unterstützt? Was ist mit Mobile?
Digital Natives surfen nicht nur an einem PC. Sie wechseln von Notebook über Tablets auf Smartphones und zurück. Kann ihr gewähltes CMS all diese (und alle kommenden) Formfaktoren möglichst flexibel abbilden? Was starre Systeme nicht schaffen können, gelingt Systemen auf Basis von Reponsive Design einfach, sie passen sich agil an die jeweiligen Endgeräte an. Bestehen Sie also schon jetzt auf Systeme, die Responsive Design direkt von Anfang an unterstützen.
Wie leicht lässt sich das CMS an Ihre Wünsche anpassen?
Die meisten Content Management Systeme erfüllen 80 Prozent aller Anforderungen direkt nach der Installation. Der Knackpunkt sind die fehlenden 20 Prozent. Wie einfach setzen Ihre gewählten Lösungen diese fehlenden Punkte um? Zahlreiche Projekte scheitern genau hier, weil wichtige Funktionen zu spät geliefert werden. Ein CMS, das nicht komplett im Kern angepasst werden muss, sondern seine Funktionen über Plugins und Erweiterungen ausbauen kann, ist flexibler und schneller anzupassen als ein starres System. Sprechen Sie ihren Anbieter hierauf an.
Wie hoch sind die TCOs?
Kosten für CMS-Projekte lassen sich in vier Bereiche aufteilen: Lizenzkosten, Support-Kosten, Implementierung und Hosting. Die Lizenzkosten reichen von kostenlosen Open-Source-Produkten bis hin zu Millionen-Euro-teuren proprietären Einzelfalllösungen. Die Support-Kosten werden oft jährlich abgerechnet. Die Preise für Implementierung variieren je nach Komplexität des Projektes. Als grobe Schätzung kann man von dem drei- bis fünffachen der Lizenzkosten ausgehen (wenn die Produktlizenz nicht kostenlos ist). Die Kosten für Hosting schließlich richten sich nach dem benötigten Verfügbarkeitslevel und Skalierungsmöglichkeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bereiche in Ihre Planung einbeziehen, damit sie nicht unangenehm überrascht werden.
Wie stark ist die Community?
Eine starke Gemeinschaft um ein CMS kann Ihnen bei Problemen helfen, Fragen beantworten und zugleich als Ressourcen-Pool zur Verfügung stehen. Allzu oft sind Projektbeteiligte frustriert, weil die Community hinter dem gewählten Produkt zu klein oder nicht vorhanden ist – es fehlen dann Ansprechpartner für alltägliche Problemen oder für die Weiterbildung des eigenen Personals. Sie sollten sich daher für einen CMS-Anbieter mit einer großen, aktiven Community entschieden.
Wer hilft Ihnen im Alltag?
Ihr Webauftritt ist zugleich ihre Visitenkarte und ihr Schaufenster im Web – entsprechend sollte Ihre Seite immer verfügbar sein. Das Hosting der Website wird oft hinten angestellt, ist aber eigentlich eine Schlüsselkomponente in der Außenwirkung. Sie benötigen eine hoch-performante Plattform, die mit den Anforderungen an ihre Website wächst, sich dynamisch auf Besucherspitzen einstellt und dabei eine höchstmögliche Sicherheit bietet. Vergessen Sie zudem nicht die Funktionen für Backup und Wiederherstellung, falls ein Zwischenfall geschieht.
Lösungsansätze für die Praxis
Wie könnten diese Lösungen in der Praxis aussehen? Gemäß Forrester Research-Umfrage ("Cloud-basiertes Enterprise Content Management gewinnt an Schwung im deutschsprachigen Raum", Januar 2014) geht es grundsätzlich um das Zusammenspiel von "Systems of Records" und "Systems of Engagement". "Systems of Records" bilden dabei den sicheren Hafen für Enterprise Content. Das heißt, große Datenmengen werden im ERP-System effizient verwaltet. Records Management und Information Governance-Lösungen kümmern sich um das Management des Contents.Entscheidend für die Dynamisierung des Enterprise Content sind jedoch die "Systems of Engagement", die die Kollaboration und Interaktion mit Geschäftspartnern über Unternehmensgrenzen hinweg überhaupt erst ermöglichen. Dabei geht es nicht um Systeme, die zwar verschiedene Geschäftspartner miteinander vernetzen, aber dennoch in sich geschlossen und damit von allen Beteiligten gleichsam zu installieren sind. Es geht vielmehr darum, die Vernetzung der Geschäftspartner und den Datenaustausch unabhängig von den jeweiligen ERP-Systemen der Unternehmen herzustellen. Über eine Cloud, die entsprechende Leistungsmerkmale aufweist, lässt sich dies realisieren.
In der Praxis sieht das Zusammenspiel von "Systems of Records" und "Systems of Engagement" so aus, dass Projektmitglieder in einem geschützten Bereich in der Cloud (im so genannten "Teamroom") zusammenarbeiten. Entscheidend für die Lösung ist, dass auf ECM-Systemen gespeicherte Unternehmensdaten sich per Mausklick jederzeit in die Cloud befördern lassen und damit unternehmensübergreifend verfügbar sind. Ist die externe Zusammenarbeit abgeschlossen, holt das Unternehmen die Daten des Projektteams per Mausklick wieder in das interne ECM und damit in das "System of Records" zurück. Die Daten im ECM und in der Cloud werden somit synchronisiert.
Die Mobilisierung von Enterprise Content über die Cloud funktioniert auch, wenn das "System of Records" ein Produkt von Drittanbietern, eine Host-Anwendung, oder ein Corporate ECM ist. Idealerweise erfolgt dies über plattform- und herstellerunabhängige Standards wie WebDAV oder CMIS.
Als weitere Variante ist denkbar, dass das "System of Records" Bestandteil einer Cloud ist, wo der Kunde die Wahl des Speicherortes hat. Der Cloud-Anbieter speichert dann Daten in sogenannte Cloud Lokationen, die den Kunden die Gewissheit und die Garantie geben, wo die Speicherung der Daten in der Cloud erfolgt. Diese Speicherung ist einerseits nach Ländern möglich - wobei die sichersten Standards in Europa garantiert sind. Andererseits ist eine Cloud Lokation aber auch in einem Rechenzentrum des Kunden installierbar. Somit findet das Zusammenspiel zwischen "System of Records" und "System of Engagement" vollständig in der Cloud statt.
Vorteile der Cloud-Lösungen
Zusammenfassend ergeben sich zahlreiche Vorteile aus diesen Lösungen. Der Kunde weiß, wo seine Daten sind und sie bleiben unter seiner Kontrolle, während der Einsatz von ECM in der Cloud sowohl die Agilität als auch die Flexibilität erhöht. Die Kosten sind transparent und planbar. Dabei sind die Investitionskosten niedrig, da keine Lizenzen angeschafft werden müssen. Durch die Dynamisierung des Enterprise Content über die Cloud profitieren Unternehmen also in vielerlei Hinsicht. (bw)