Der einfachste Weg, den Domino Document Manager zu nutzen, ist die Verwendung des Notes- Clients. Er bietet auch den größten Funktionsumfang. Sowohl Administratoren als auch reineAnwender können damit die für sie freigegebenen Funktionen nutzen.
Die Webschnittstelle
In IT-Infrastrukturen, in denen nicht alle Anwender einen Notes-Client haben, werden aber andere Lösungen benötigt. Ein Ansatz ist die Verwendung des Browsers für den Zugriff auf die Dokumentbibliotheken. Da bei Einladungen an Benutzer auch gleich die URL geliefert wird, ist das relativ einfach. Ansonsten kann immer die Standard-URL
http://servername/domdoc/dateiname.nsf?OpenDatabase
verwendet werden. Dadurch wird die entsprechende Bibliothek geöffnet. In dieser kann auf die Dateiablagen, Ordner und Dokumente zugegriffenwerden (Bild 1).
In der Navigationsstruktur auf der linken Seite finden sich zunächst die in der Bibliothek angelegten Dateiablagen. Darunter liegen die Ordner, die kategorisiert werden können. Der Zugriff erfolgt über eine erweiterbare Baumstruktur, so dass man recht übersichtlich auf die einzelnen Ordner zugreifen kann. Durch Öffnen eines Ordners wird die Liste der darin enthaltenen Dokumente angezeigt. Bevor man die Liste nutzen kann, wird zunächst gefragt, ob die Domino.doc Client Machine lokal installiert ist. Mit diesem Client erhält man erweiterte Funktionen. Darauf wird weiter unten noch eingegangen.
Neben dem Zugriff auf die Dokumente stehen im Menü noch weitere Optionen zur Auswahl, die den wichtigsten Ansichten im Notes-Client entsprechen. Im Artikel „Document Manager 7: Administration“ wurde darauf bereits eingegangen, so dass die einzelnen Punkte an dieser Stelle nicht weiter ausgeführt werden.
Desktop Enabler
Der Domino Document Manager Desktop Enabler oder auch Desktop Client ist ein spezieller Client, der erweiterte Funktionen für Zugriffe auf die Bibliotheken über den Browser, den Windows- Explorer und Anwendungen wie Microsoft Office und Lotus Smartsuite bereitstellt. Er kann nur auf Windows-Systemen genutzt werden. Zusätzliche Controls für den Client erhöhen die Funktionalität des Notes-Clients.
Die Installation kann über den Notes-Client oder den Browser erfolgen. Im Notes-Client findet sich die entsprechende Option bei den administrativen Funktionen einer Bibliothek, beim Browser bei den Links im Bereich Getting started. Beim Programm ddsetup.exe handelt es sich um einen Installer. Wenn die typische Installation gewählt wird, sind keine zusätzlichen Angaben erforderlich. Nach der Installation und gegebenenfalls einem Neustart ist der Doc Manager Desktop Administrator zugreifbar. Er zeigt an, mit welchen Anwendungen der Domino Document Manager genutzt werden kann. Außerdem lassen sich Präferenzen für die Nutzung des Werkzeugs setzen. Die Integration ist vor allem in den Situationen von Bedeutung, in denen Dokumente geöffnet werden, die mit einer Anwendung mit Integration mit dem Document Manager bearbeitet werden sollen.
Die Installation der Controls für den Document Manager ist noch einfacher. Sie erfolgt automatisch beim Öffnen der ersten Bibliothek, die dafür aktiviert ist. Es wird, ebenso wie bei der Einrichtung über den Browser, für einen kurzen Zeitraum ein Installationsprogramm angezeigt. Sobald dieses verschwindet, sind die Controls eingerichtet und können genutzt werden.
Die beiden Anwendungen können natürlich auch auf anderem Weg verteilt werden, sie lassen sich zum Beispiel im Browser mit Ziel speichern unter ins Dateisystem sichern und von dort mit beliebigen Werkzeugen für die Softwareverteilung einrichten. Die Integration mit gängigen Produkten ist eine der interessantesten Funktionen des Lotus Domino Document Manager. Sie spielt sowohl für Notes-Benutzer als auch andere Benutzergruppen eine wichtige Rolle, weil auf diese Weise beispielsweise Informationen zum Dokument direkt bei der Erstellung und Abspeicherung eingegeben werden können.