Business-Intelligence-(BI)-Lösungen stehen hoch im Kurs bei Unternehmen, da sie ihnen eine Datenbasis für Reporting und Analysen und damit eine verlässliche Grundlage für Geschäftsentscheidungen in Aussicht stellen. Doch die Umsetzung ist komplex und kann schnell dazu führen, dass Projekte aus dem Ruder laufen oder ihre gesteckten Ziele nicht erreichen. Es ist daher sinnvoll, vorab und während des Vorhabens beispielsweise anhand der folgende Checkliste und Tipps eine grobe Strukturierung der vielen Aufgaben und Herausforderungen vorzunehmen, die je nach Implementierung und individuellen Anforderungen natürlich weiter ausgearbeitet werden muss.
Bedarfsanalyse: Was brauche ich für meine BI-Lösung?
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Wo liegen die derzeitigen Defizite beim Reporting und Datenmanagement, sprich: Wo gibt es Prozessprobleme oder einen zu hohen manuellen Aufwand (Prozessprobleme, falsche Daten, hoher manueller Aufwand etc.)?;
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Wo herrscht ein Mangel an aktuellen und integrierten Daten beziehungsweise an entsprechenden Berichten?;
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Definieren Sie Ihre Ziele anhand der benötigten Informationen:
- Welche Kennzahlen werden benötigt?;
- Anhand welcher Dimensionen (Kunden, Produkte, Regionen, Zeit etc.) sollen die Daten analysiert werden und welche Detailtiefe wird gewünscht?;
- Welche Analyseperspektiven gibt es und wie können sie in den Datenmodellen berücksichtigt werden?;
- Auf welcher Aggregatsebene und in welcher Aktualität sollen die Kennzahlen vorliegen?;
Tipp: Um den Bedarf abschließend zu klären, ist es unerlässlich, die Fachabteilungen von Anfang an ins Boot zu holen", rät Mark Zimmermann, Geschäftsführer des BI-Spezialisten Infomotion, "sie wissen am besten, von welchen Funktionen und Reports sie bei ihrer täglichen Arbeit am meisten profitieren."
Ist-Analyse: Was habe ich bereits?
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An welchen Stellen sind bereits BI-Systematiken im Einsatz?;
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Gibt es bestehende dispositive Datentöpfe, Reporting-Systeme, etc.?;
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Können Komponenten weiter verwendet werden?;
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Wo liegen die gewünschten Informationen oder Kennzahlen in den operativen Systemen vor beziehungsweise können diese gegebenenfalls aus den Rohdaten berechnet werden?;
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Sind im Unternehmen bereits Technologien im Einsatz, die die gewünschte Transparenz und Funktionalität bieten?;
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Wo und in welchem Ausmaß können interne Mitarbeiter im Rahmen des BI-Projektes eingesetzt werden?;
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Welche Eigenleistung kann das Unternehmen sowohl vom Know-how als auch von den personellen Ressourcen stemmen?
Umsetzung des BI-Projekts
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Grundsätzlich sollte man sich einer Lösung "top down" nähern, diese also explizit an den Anforderungen der Fachbereiche ausrichten. Nur so kann eine nutzer- und damit nutzenorientierte BI-Lösung gewährleistet werden (siehe auch, was Unternehmen wirklich brauchen);
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Behält die Entwicklung der BI-Lösung das zukünftige Gesamtsystem im Blick?
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Erfolgt die Entwicklung selbst in iterativen Zyklen, um Teile bereits frühzeitig nutzen zu können?;
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Ist sichergestellt, dass die benötigten Daten bezogen auf Ihre fachlichen Anforderungen zugeschnitten vollständig und korrekt vorliegen? Nur wenn Qualität und Konsistenz stimmen, kann das System die richtigen Ergebnisse liefern.
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Haben Sie die Flexibilität und Skalierbarkeit des Systems beachtet? BI-Lösungen sind niemals im landläufigen Sinne fertig, sondern werden stetig ausgebaut, zum Beispiel hinsichtlich weiterer fachlicher Anforderungen, Fachbereiche, Anwendergruppen oder Datenquellen.
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Gibt es jemanden aus dem Vorstand/Geschäftsleitung, der die Projektorganisation und -management unterstützt? Dieser sollte ein vollständiges Bild von dem Unternehmen, Zielsetzungen, Ergebnissen und Strategien haben und dieses Know-how in entsprechende Kennzahlen übersetzen können;
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Identifikation der passenden Softwarelösungen in einem strukturierten Prozess, aber immer erst NACH der Definition von Strategie und Architektur;
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Vor der endgültigen Entscheidung: Testinstallation vor Ort für 3-5 Tage (Wichtig: Die Inhouse-Verantwortlichen in IT und Fachbereichen müssen hierfür die notwendige Zeit einplanen).
Tipp: "Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden", mahnt Infomotion-Chef Zimmermann. Die Methoden und Vorgehensweisen zur Realisierung von BI-Projekten haben seiner Ansicht nach mittlerweile einen hohen Reifegrad erreicht. Dieses Know-how ist zu einem guten Teil auch als offenes Wissen verfügbar. Anwender sollten Literatur, Fachpresse und Expertenforen oder Berater mit der entsprechenden Expertise heranziehen. Aber: "Gehen Sie nicht zwingend davon aus, dass Ihr aktueller Partner stets die beste Wahl ist. Fragen Sie nach Referenzen und Nachweise einer starken Methodologie, Referenz-Architekturen, Success Stories und Best Practices."
Wie geht es weiter mit BI?
Die Beschäftigung mit BI endet nicht mit der einmaligen Umsetzung einer entsprechenden Softwarelösung, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess hin zu einer effektiveren Unternehmenssteuerung (Lesen Sie hier mehr zum Thema Performance-Management). Genauso wie sich Business-Anforderungen laufend ändern, gilt dies ebenso für die BI-Umgebung.
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Im laufenden Betrieb muss neben der fachlichen Vollständigkeit regelmäßig das Change-Management unterstützen - und zwar nicht im Sinne des "lästigen Übels", sondern der Chance, schnell reagieren bzw. agieren zu können.
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Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist hier die strikte Trennung zwischen Projekt und Betrieb beispielsweise durch klare Release-Zyklen.
Tipp: durch eine Stabsstelle/Koordinationsstelle (BI Competence Center) für sämtliche Aufgaben und Abläufe in den Projekten und Weiterentwicklung lässt sich auch langfristig der Betrieb einer BI-Lösung sichern. Sie hilft Anpassungen und Erweiterungen, die Qualitätssicherung, die Schulung der Anwender, der Wissensaustausch etc und viele andere Aufgaben gemäß den Anforderungen zu priorisieren und umzusetzen.