Business Intelligence mit begrenzten Mitteln

Kleine Unternehmen müssen den Wettbewerb mit begrenzten Mitteln bestreiten, aber begrenzte Mittel sind nicht zwangsweise gleichbedeutend mit begrenzten Möglichkeiten. Wer gezielt und mit den richtigen Mitteln die im Unternehmen ohnehin schon vorhandenen Informationen auswertet, kann besser entscheiden, wohin die begrenzten Ressourcen fließen sollen. So lassen sich strategische Wettbewerbsvorteile verschaffen. Bei einer solchen Auswertung hilft Business Intelligence (BI), und auch für kleinere Budgets gibt es eine ganze Palette an Optionen.

Doch BI ist nicht gleich BI, und was für Großunternehmen eine ideale Lösung ist, muss noch lange nicht für KMUs geeignet sein. KMUs müssen bei der Wahl eines BI-Tools ihre ganz spezifischen Voraussetzungen und Anforderungen berücksichtigen. Ansonsten sprengen bereits die Implementierung und die Verwendung des gewählten BI-Tools ihren finanziellen, zeitlichen und personellen Rahmen.

Warum BI?

BI, also das Sammeln, Auswerten und Darstellen von Unternehmensdaten zur Gewinnung geschäftsrelevanter Erkenntnisse, soll die im Unternehmen vorhandenen Daten auf zweierlei Art nutzen: Einerseits soll damit die strategische und operative Planung vorbereitet, andererseits die Auswertung von Daten operativ verbessert werden.

BI-Tools helfen beispielsweise dabei, das zeitintensive manuelle Sammeln und Standardisieren der Daten aus verschiedenen Systemen zu automatisieren. Der ganze Prozess wird dadurch schneller und weniger fehleranfällig. Zudem sind die Daten aktueller und liegen in einem konsistenten Format vor. Flexible BI-Reporting-Module, die gegebenenfalls herstellerübergreifend arbeiten, erleichtern eine Anpassung der Kriterien für die Berichterstattung. Berichte können damit über ein maßgeschneidertes Reporting individualisiert werden. Zudem kann man sie unabhängig vom Herkunftssystem der Daten filtern und an alle relevanten Stellen verteilen. So erhält etwa die Geschäftsführung aus der Fülle von Informationen nur genau die Daten, die für strategische Entscheidungen relevant sind.

Status Quo – BI in KMUs

Obwohl BI von allen Unternehmen als wichtig angesehen wird, ist das Lager in Bezug auf die eingesetzte Software zwiegespalten: Wo einige auf dedizierte BI-Programme setzen, schwören viele seit Jahren auf Microsoft Office. Diese Tendenz nimmt umgekehrt proportional zur Unternehmensgröße zu. Experten schätzen, dass bei 80 Prozent der kleineren Mittelständler Excel und Access als „BI-Tools“ zum Einsatz kommen. Office liegt damit unangefochten vor SAP & Co.

Office als BI-Lösung hat auch Nachteile, sodass sich etliche KMUs für eine dedizierte BI-Software entscheiden. Doch eine Umfrage des Business Application Research Center (BARC) unter mittelständischen Unternehmen zeigt, dass ein Großteil damit nicht zufrieden ist. Über die Hälfte der Befragten bemängelt Datenqualität, Abfragegeschwindigkeit und Bedienkomfort der eingesetzten BI-Tools.

The Microsoft Way

In dem meisten Unternehmen ist Microsoft Office für die tägliche Büroarbeit zu finden. Eine Verwendung von Excel oder Access zum Speichern oder Auswerten von Unternehmensdaten liegt daher nahe. Dies ist auch sinnvoll im Hinblick auf den administrativen und geschäftlichen Standpunkt:

• Die Programme sind bekannt, viele Mitarbeiter haben schon einmal damit gearbeitet oder sind die Oberfläche aus anderen MS-Office-Programmen gewohnt.

• Die Software ist leicht zu handhaben und kann schnell und flexibel individuell angepasst werden.

• Die Programme sind bereits in einem vorhandenen Softwarepaket verfügbar, müssen also weder neu gekauft noch kompliziert in das bestehende System integriert werden. Der Wartungsaufwand ist minimal und schont so die IT-Ressourcen.

Der große Nachteil einer derartigen Office-Lösung ist, dass eine gezielte Auswertung mit erheblichem Aufwand verbunden ist: Daten liegen verstreut in unterschiedlichen Datenbanken beziehungsweise Excel-Tabellen, sind inkonsistent und verlieren mit jedem Schritt auf dem Weg zum endgültigen Geschäftsbericht ihre Aktualität.

Dedizierte BI-Lösungen

BI-Ersatzlösungen für Excel beziehungsweise „ordentliche“ BI-Tools gibt es in allen Variationen, vom einfachen Reporting-Tool bis hin zur umfassenden BI-Suite aufeinander abgestimmten Komponenten. Aber auch diese Lösungen führen oft nur zu mäßigem Erfolg. Viele KMUs realisieren vor der Einführung von BI-Reporting-Tools gar nicht, welche Hürden ihnen entgegenstehen.

Ein beliebiges „billiges“ BI-Tool kann genauso unzureichend sein wie eine teure Lösung. Die billige Software ähnelt vielleicht der gewohnten Excel-Oberfläche, hat aber eventuell nicht die gewünschte Funktionalität. Im schlimmsten Fall kann sie nicht mit der vorhandenen Soft- und Hardware zusammenarbeiten.

Die teure Lösung verarbeitet möglicherweise heterogene Datenquellen recht gut, ist aber ohne eine umfangreiche Mitarbeiterschulung nicht zu gebrauchen. Womöglich ist sie völlig überskaliert und nicht flexibel.

Unabhängig vom Kaufpreis der BI-Lösung muss man die Kosten für die laufende Wartung und Pflege der BI-Systeme sowie die regelmäßigen Schulungen der betroffenen Mitarbeiter einkalkulieren. Als oft vergessener Kostenblock erweisen sich auch die ständige Überprüfung und Verbesserung der Datenqualität.

BI-Reporting für KMUs

Wie kommt man nun zu einem BI-Reporting-Tool, das speziell die Ansprüche und Bedürfnisse von kleinen Unternehmen erfüllt? Spezialisierte BI-Reporting-Lösungen können gerade kleineren Unternehmen eine schnellere und günstigere Lösung bieten. Berücksichtigt man die Firmengröße und die begrenzten Ressourcen von KMUs, muss ein BI-Tool folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Es soll keiner groß angelegten Mitarbeiterschulungen bedürfen, sondern muss intuitiv und einfach in der bestehenden Systemumgebung zu installieren, zu warten und nicht zuletzt zu handhaben sein.

• Es muss schnell und herstellerübergreifend arbeiten, Daten ohne großen Zeitaufwand aus verschiedenen Anwendungen ziehen und verarbeiten können.

• Es muss flexibel und skalierbar sein sowie über eine ausreichende, aber nicht überdimensionierte Funktionalität verfügen. Zudem sollte es modular genug sein, um mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen gegebenenfalls sprunghaft wachsen zu können.

• Der Preis muss dem zu erwartenden Implementierungs-, Wartungs- und Schulungsaufwand angemessen sein.

Wer nicht selbst Hand anlegt und die Reporting-Lösung intern programmiert, dem stehen zwei Alternativen zur Auswahl: einerseits die Komplettlösung, andererseits eigenständige BI-Tools.

BI-Komplettlösungen aus einer Hand

Komplettpakete, also Managementsoftware mit integrierter BI-Reporting-Funktionalität, sind vor allem bei den großen BI-Anbietern zu finden. Dies ist die Folge der Konsolidierungswelle letztes Jahr, bei der sich SAP Business Objects Oracle Hyperion und IBM Cognos einverleibt hat.

Neben drei Versionen der Business Objects Edge Series bietet SAP auch eigene Standardlösungen für KMUs (zum Beispiel SAP Business One) an. Oracles Einsteigerprodukt ist die Oracle Business Intelligence Standard Edition One. Diese ist, wie auch die Lösungen von SAP/Business Objects, speziell auf die eigene Managementsoftware abgestimmt.

Etwas mehr Spielraum in Bezug auf andere Anwendungen, Betriebssysteme und Datenbanken bietet die Performance-Management-Software von Cognos. Allen drei ist gemeinsam, dass Nutzer der zugehörigen Managementsoftware die Funktionalität ihrer bestehenden Systeme hinsichtlich BI-Reporting schnell und ohne Kompatibilitätsprobleme erweitern können.

Doch Vorsicht vor einer voreiligen Entscheidung: Derartige Pakete können alleine für die Softwarelizenzen und selbst bei ganz kleinen Unternehmen (als Minimum sind meist fünf Mitarbeiter angegeben) schnell auf eine hohe vierstellige Summe hinauslaufen. Auch bei Rabatten ist zu beachten, dass man dazu oft mehr Lizenzen oder Produkte als notwendig abnehmen muss. Dadurch entstehen Zusatzkosten, die den Rabatt zunichte machen.

Auch müssen Unternehmen abwägen, ob sie sich derart exklusiv an einen einzigen Anbieter, dessen Portfolio und Produktzyklen binden wollen. Wenn sämtliche Managementsoftware aus einer Hand stammt und der Softwarehersteller seine Produktlinie ändert, muss man seine gesamte Managementsoftware austauschen oder mit der Produktänderung mitziehen. Beides ist mit erheblichem Aufwand verbunden.

Open-Source-Lösungen

Ein günstiges Komplettsystem kann durchaus eine gute Wahl sein, wenn die Datenansammlung noch klein ist und BI-Software (Excel und Access ausgenommen) noch gar nicht eingesetzt wird. Kleinen Unternehmen bieten sich als Alternative zu den oben genannten lizenzkostenpflichtigen Systemen auch Open-Source-Lösungen an. So gibt es etwa mit der Open Source Business Intelligence Suite von Pentaho oder mit der JasperSoft Business Intelligence Suite zwei verbreitete, auf Java basierende BI-Komplettpakete, die kostenlos und äußerst flexibel sind. Selbstverständlich entstehen aber auch in diesem Fall Kosten für Installation, Training und Support.

Wer bereits Managementsoftware verwendet und die BI-Funktionalität vermisst, für den lohnt sich eventuell ein Umstieg auf ein Komplettpaket aus einer Hand. So erhält er ein aufeinander abgestimmtes Softwarepaket, mit dem er sein komplettes Business-Management standardisieren kann. Zudem hat man bei Änderungen oder Problemen nur noch eine einzige Anlaufstelle für alle seine Produkte. Allerdings muss genau kalkuliert werden, was an finanziellem und zeitlichem Aufwand für die Umstellung nötig ist.

Sind bereits umfangreichere Daten und Managementsoftware vorhanden, ist es aufwendig, gegebenenfalls sogar unmöglich, alles durch eine Komplettlösung zu ersetzen. Vielleicht erfüllt eine Komplettlösung auch nicht spezielle Anforderungen, die das Unternehmen bei der Auswertung und Aufbereitung der Daten berücksichtigen muss, oder es ist zu umfangreich oder nicht flexibel genug. Hier kann es günstiger sein, die vorhandene Managementsoftware zu behalten und die BI-Funktionalität separat über eine eigenständige BI-Lösung aufzusetzen.

Eigenständige BI-Tools

Gerade wenn Daten aus zueinander inkompatiblen Systemen stammen oder eine zusätzliche Belastung der Systeme mit einer integrierten BI-Analyse nicht erwünscht ist, sind Komplettlösungen weniger geeignet. Für solche Fälle gibt es eigenständige BI-Reporting-Tools. Sie werden auf einem separaten Server installiert und verarbeiten herstellerübergreifend Daten aus Anwendungen und Datenbanken.

Solche Report-Building-Lösungen stellen einen goldenen Mittelweg zwischen dem Komplettpaket von der Stange und einer selbst programmierten und höchst individualisierten Lösung dar. KMUs können so weiter ihrer Vorliebe für Excel frönen und mit Sharepoint oder der Open-Source-Lösung Jedox Palo OLAP Server die in den Exel-Sheets gespeicherten Daten auswerten.

Wer Excel als BI-Lösung eher nicht einsetzen möchte, dem steht mit Fast Reports´ FastReport Server ein Reporting-Webserver zur Verfügung, der aufgrund seiner Exportfilter mit vielen anderen Anwendungen, etwa Office und Open Office, arbeiten kann. Auch die in KMUs oft vorhandene ältere IT-Ausstattung steht dem nicht im Wege. Die Software erzeugt selbst auf weniger leistungsfähigen Systemen schnell universelle HTML-Reports aus den Datenquellen. Diese Reports können über den integrierten visuellen Report Designer ohne große Programmierkenntnisse angepasst und dann über E-Mail verschickt, ausgedruckt oder einfach nur im Browser betrachtet werden.

Mit BI-Tools dieser Kategorie können besonders kleinere Unternehmen günstig und schnell ihre vorhandenen Systeme um die gewünschte Funktionalität erweitern. Zudem erfolgt die Datenauswertung in einer gewohnten Oberfläche. Daher ist der Schulungsaufwand gering und lässt sich individuell anpassen.

Fazit: Richtig wählen!

Trotz begrenzter finanzieller und personeller Ressourcen steht KMUs eine Fülle von BI-Lösungen zur Verfügung, sowohl kommerziell als auch Open Source. Wichtig ist die Festlegung der Prioritäten: Soll es ein Komplettpaket sein oder nur eine Erweiterung? Sind die Kosten wichtiger als der Support? Lohnt sich für die absehbare Zukunft ein günstiges „Einstiegstool“ mit weniger Schulungsaufwand oder soll direkt in ein umfangreiches Komplettpaket investiert werden? Wie viel Zeit, Geld und (IT-)Personal kann man investieren?

Bei Komplettpaketen für größere Firmen stammen die Daten oft aus einer integrierten Datenbank. Wächst ein Unternehmen, steigt man problemlos auf das nächstgrößere Produkt um. Bei kleinen Unternehmen führt Wachstum aber oft zu tief greifenden Umstellungen, etwa auf neue Anwendungen oder eine zentrale Datenverwaltung. Bei eigenständigen BI-Tools sollte man daher von Anfang an darauf achten, dass die Software skalierbar ist. Entscheidend ist hier der herstellerunabhängige Zugriff auf verschiedenste Datenquellen.

Letztendlich sollten KMUs bedenken, dass ihnen die gewählte BI-Lösung vor allem bei einem helfen soll: das vorhandene Potenzial in ihrem Unternehmen durch gezielte Auswertung der Unternehmensdaten zutage zu fördern. Nur mit dem individuell passenden Tool können auch die Kleinen so ganz groß werden. (ala)

Über Fast Reports Inc.

Fast Reports hat es sich zum Ziel gesetzt, schnell, qualitativ hochwertige und benutzerfreundliche Report-Building-Komponenten für Entwickler bereitzustellen, die individuelle Reports für Business-Intelligence-Anwendungen entwerfen müssen Fast Reports wurde 1998 von Alexander Tzyganenko und Michael Philippenko gegründet und hat seinen Hauptsitz in Rostov-on-Don, Russland. Fast Reports vertreibt seine Produkte über das Internet sowie über ein weltweites Netz von Resellern. Die Lösungen kommen bei einer Vielzahl russischer und internationaler Unternehmen zum Einsatz.