Business Intelligence: Informationsverteilung und Wissensmanagement

BI-Analysen und deren Ergebnisse liefern wichtige Erkenntnisse, die unternehmensrelevante Entscheidungen wesentlich erleichtern können. Doch nicht immer werden diese Erkenntnisse von Mitarbeitern ausreichend berücksichtigt.

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass die Analysen und Ergebnisse nur von einer kleinen Teilmenge von Nutzern verwendet werden, für die die Resultate wichtig sind. Absichtlich oder unabsichtlich werden BI-Analysen oft nicht weitergegeben, so dass manchen Entscheidungsträgern und Abteilungen wichtige Analyseresultate verschlossen bleiben.

Die Gründe für die suboptimalen Informationsversorgung sind vielfältig. So kann beispielsweise nur ein eingeschränkter Nutzerkreis auf die Analyseergebnisse von Data Mining Systemen Zugang haben. Oder die Auswahl der Adressaten für die manuelle Weitergabe der Analyseergebnisse erfolgt subjektiv. Mit am häufigsten aber dürften BI-Analysen sein, die bestimmte Abteilungen durchführen, ohne dass andere davon Kenntnis haben.

Diese mangelhafte Informationsversorgung hat Ineffizienzen zur Folge, die den Erfolg von BI-Analysen langfristig untergraben. Diese lassen sich nur dadurch beheben, dass die Unternehmenskommunikation verbessert wird und BI eng an das Wissensmanagement von Unternehmen angebunden wird.

Wissensmanagement verbessern

Wissens- oder Knowledge Management soll es Unternehmen erlauben, betriebliches Wissen zu dokumentieren, zu speichern und interessierten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Als technische Komponenten stehen hierfür Wissensmanagement-Systeme bereit. Sie liefern die IT-basierte „Wissensbasis“ für das betriebliche Wissensmanagement.

Der Begriff Wissensbasis führte in der Vergangenheit all zu oft dazu, dass mit Wissensmanagement der Aufbau von Datenbanken verbunden wurde. Dementsprechend schnell stellte sich in der Praxis Ernüchterung ein, denn viele Unternehmen mussten schmerzhaft feststellen, dass reine Datenbanken alleine noch keine Wissensbasis bilden.

Entsprechend hat sich dieser Ansatz auf der technologischen Seite erheblich verändert. Waren der Ausgangspunkt Datenbanken zur Dokumentverwaltung und Archivierung, geht der Trend hin zu einer Browser-basierten und multifunktionalen Informationsplattform, die eine Vielzahl von IT-Systemen vereint.

Diese sollte auch jenen erheblichen Teil von Unternehmenswissen vermitteln, das nicht kodifizierbar und nicht strukturiert auf Datenträger abgelegt werden kann. Schließlich existiert vieles nur subjektiv in den Köpfen der Mitarbeiter und lässt sich nicht formalisiert in elektronischer Form ablegen. Hier muss sich ein Wissensmanagement-System darauf beschränken, die Suche nach entsprechenden Gesprächspartnern zu erleichtern oder den Kommunikationsprozess etwa mit Video-Konferenzsystemen zu unterstützen.

Content Management Systeme

In der Praxis ist Wissensmanagement derzeit mehr eine Idee als ein umgesetztes Konzept. Dies gilt umso mehr für die Integration von BI und Wissensmanagement. Eine konkrete Umsetzung ermöglichen heute aber Content Management Systeme (CMS), die in vielen Unternehmen bereits etabliert sind. Bindet man diese CM-Systeme an BI-Systeme an, können Sie als Bindeglied zu einer – möglicherweise später realisierten – umfassenden Wissensmanagement-Architektur dienen.

Mit CM-Systemen lässt sich (BI-)Wissen speichern und gezielt verteilen. Sie erlauben es, Analyseergebnisse mehr oder weniger automatisiert allen oder bestimmten Nutzergruppen zu präsentieren. Alle CM-Systeme setzen dabei auf die Trennung von Inhalt und Layout. Technisch wird diese Trennung in Form von Templates (Vorlagen) realisiert - vordefinierte Grundgerüste für die Darstellung von Inhalten. Wird ein Dokument von einem Server abgerufen, führen die Templates Inhalte aus verschiedensten Quellen wie Datenbanken oder Dokumenten zu einem gemeinsamen Format zusammen, z.B. HTML oder XML. Damit gewährleisten CM-Systeme fehlerfreie Link-Strukturen und die Einhaltung von Corporate Design-Vorgaben.

CMS unterstützen vor allem das Einfügen, Aktualisieren, Archivieren sowie die Aufbereitung von Dokumenten. Für diese Zwecke nutzen sie Methoden der Versionskontrolle, der Berechtigungsvergabe sowie der Qualitätssicherung. Dadurch, dass Texte, Bilder und andere Bestandteile eines Dokumentes in einer Datenbank abgelegt und dort verwaltet werden, können diese auch mehrfach verwendet und verschiedene Versionen der Inhalte gespeichert werden.

BI und CMS

Welche BI-Inhalte lassen sich über CM-Systeme verwalten und verteilen? Grundsätzlich kommen dafür Analyseergebnisse und Analysemodelle in Frage. Analyseergebnisse sind die Resultate durchgeführter BI-Untersuchungen, etwa die Segmentierung von Kunden nach Kaufkraft aufgrund einer Clusteranalyse. Bei Analysemodellen hingegen stehen die Modelle selbst im Vordergrund.

Analyseergebnisse und –modelle können in CM-Systemen mit unterschiedlichen Beschreibungsformen dokumentiert werden.

Dokumente: Feste Dokumentformen wie PDF oder Excel eignen sich vor allem zur Präsentation von formatierten Standardberichten. Eine automatische Weiterverarbeitung ist damit allerdings kaum möglich. Dieser Nachteil lässt sich umgehen, indem man alternativ Auszeichnungssprachen wie XML einsetzt. Den Dokumenten kann über DDT (Dokument Type Definition) oder XML Schemata eine feste Struktur gegeben werden.

XBRL: Die „Extensible Business Reporting Language“ dient dem internen Reporting und dem Austausch zwischen Anwendungssystemen im Unternehmen. Besonders gut eignet sich XBRL für den Transfer von Geschäftsdaten eines Unternehmens. Beispielsweise lassen sich damit Abschlussdaten für eine Geschäftsperiode festlegen und im Rahmen des externen Berichtswesens veröffentlichen. Adressaten sind Analysten, Wirtschaftsprüfer oder Ämter.

PMML: Die „Predictive Model Mining Language“ kann für die Beschreibung und den Austausch von Data Mining Modellen genutzt werden. Ein PMML-Dokument besteht aus drei Teilen: Der Beschreibung der Datenquelle, den vorbereitenden Transformationen des Datenbestands und den Parametern des verwendeten Modells. Auf Basis dieser Struktur lassen sich Analysen zwischen unterschiedlichen Data Mining Anwendungen austauschen.

Neben diesen Standards bieten die Hersteller von Analysesystemen oft eigene Datenformate zur Speicherung der Analyseergebnisse und –modelle. Sie können ebenfalls als BI-Content genutzt werden, falls sie zu den Unternehmenssystemen kompatibel sind.

BI-Portale

Eine besonders effektive und komfortable Variante, BI-Analysen Endnutzern zu präsentieren, sind Portale - zentrale Web-Anwendungen, mit denen Unternehmen strukturierte Informationen anbieten können.

Wichtigstes Merkmal von Portalen ist, dass unterschiedliche Inhalte und Anwendungen unter einer gemeinsamen Oberfläche zusammengefasst werden. So integrieren BI-Portale beispielsweise webbasierte Analysesysteme, die dem Nutzer ohne zusätzliche Installation von Client-Software zur Verfügung stehen. Mit dazu gehören aber auch die klassischen CRM-/ERP-Applikationen, sowie alle Anwendungen, die die Zusammenarbeit der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens ermöglichen wie Mail-, Kalender- und Konferenz-Tools.

Das Management und andere Nutzer erhalten damit einen zentralisierten und strukturierten Zugriff auf die verfügbaren Informationen. Die Anwender verfügen über einen definierten Einstiegspunkt in das Unternehmenswissen und können fundierte Geschäftsentscheidungen treffen.

Neben der Integration ist ein weiteres zentrales Charakteristikum von Portalen die Personalisierung. Damit bieten sie die Möglichkeit, Ergebnisse zugeschnitten auf individuelle Bedürfnisse der User anzubieten. So erhalten Vertrieb und Entwicklungsabteilung etwa nur jeweils die für sie relevanten Daten.

Benutzerorientierung erhöhen

Prinzipiell lässt sich Personalisierung Rollen- bzw. gruppenbezogen oder individuell einführen. Die gruppen- oder rollenspezifische Personalisierung wird einheitlich für bestimmte Rollen oder Gruppen durchgeführt, so dass für alle User, die einer bestimmten Gruppe angehören, die gleichen Einstellungen gelten.

Die individuelle Personalisierung hingegen ist benutzerspezifisch und immer auf eine Person zugeschnitten. Individuelle Personalisierung kann explizit und implizit erfolgen. Bei der expliziten Personalisierung legt der User aktiv Einstellungen wie das Portal-Layout und Inhalte wie bestimmte Channels oder Anwendungen fest. Die implizite Personalisierung hingegen erfolgt durch Rückgriff auf Nutzerprofile und Nutzungsdaten und gibt selbstständig Empfehlungen relevanter Portalinhalte. Der Aufwand für implizite Personalisierung ist höher als der für explizite Personalisierung. Technisch anspruchsvolle Portale greifen zur Auswertung der Nutzungsdaten sogar auf Data Mining Verfahren zurück.

Eine weitere Möglichkeit, die Benutzerorientierung zu erhöhen, ist Single Sign On. Damit bekommt ein Portaluser entsprechend seines Berechtigungsprofils Zugriff auf alle benötigten Inhalte und Anwendungen. Grundlage ist ein Verzeichnisdienst wie LDAP.

Portal-Infrastruktur

Technisch setzt sich ein BI-Portal aus mehreren Teilen zusammen, die als Portlets bezeichnet werden. Ein Portlet eines Portals könnte beispielsweise für Nachrichten zuständig sein, ein anderes für Data Warehouses, ein drittes für BI-Analysesysteme und so weiter. Die Inhalte können dabei internen oder externen Unternehmensquellen entstammen. Externe Inhalte sind beispielsweise Daten wie Aktienkurse oder Analysen, die von Drittanbietern bezogen werden. Interne Inhalte stammen hingegen aus den unternehmenseigenen Informationssystemen.

Zur Realisierung von BI-Portalen wird eine leistungsstarke Infrastruktur benötigt. Sie sollte zumindest aus folgenden Komponenten bestehen:

• Ein Portal-Framework mit Funktionen für Personalisierung, Single-Sign-on, und geräteunabhängigem Zugriff. Letzteres soll mobilen Mitarbeitern den externen Zugriff von außerhalb des Unternehmens erlauben.

• Integration: Moderne Portale erlauben die Integration fast jeder Art von Datenquellen und Anwendungen: von beliebigen Datenbanken und einfachen Textdateien über Third-Party Anwendungen wie ERP-/CRM bis zu XML-Import via Internet. Die Verwendung von Portlets sorgt für eine schnelle Integration, wobei Nicht-Programmierer von zahlreichen Assistenten unterstützt werden.

• BI-Tools: An BI-Tools sollten enthalten sein endbenutzergerechte Analyse und Reporting Werkzeuge, OLAP und Data Mining Tools, sowie ETL-Tools.

• Basis-Dienste: Administration, Security, Directory Services (SSO) und andere Services erleichtern den Umgang mit dem Portal und sorgen für Sicherheit.

• Data Warehouse Infrastruktur: Sie erlaubt den Zugriff auf die dispositiven Daten und die Auswertung der Daten

Fazit

Um die Ergebnisse von BI-Analysen unternehmensweit nutzbar zu machen, müssen diese dokumentiert und in entsprechend aufbereiteter Form bestimmten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Die in Unternehmen vorhandenen BI-Konzepte sollten deshalb in die Unternehmens-IT integriert werden.

Eine wichtige Rolle nehmen dabei Content Management Systeme ein. Sie erlauben es, Analyseergebnisse und –modelle berechtigten Interessenten gezielt und aufbereitet zur Verfügung zu stellen. Für den zentralen Informationszugriff bieten sich BI-Portale an. Mit diesen zentralen Web-Anwendungen lassen sich sämtliche BI-Analysen und Informationen unter einer einheitlichen Nutzeroberfläche zugänglich machen. Durch Personalisierung und Single Sign On können BI-Portale zudem hoch individualisiert an die Bedürfnisse einzelner User angepasst werden. (ala)