Werte auswählen
Die bedingte Formatierung erfolgt über Regeln. Sie können auf vordefinierte Regeln zurückgreifen, etwa für Datenbalken und Farbskalen, aber auch eigene erstellen. Sie finden die verschiedenen Optionen in Excel auf dem Start-Tab unter Formatvorlagen im Pulldown-Menü Bedingte Formatierung.
Der Ausgangspunkt ist immer, dass Sie die Werte, die Sie hervorheben wollen, in Ihrer Tabelle auswählen. Häufig handelt es sich hierbei um Zahlen, etwa zum Umsatz eines Unternehmens oder - wie in unserem Beispiel einer fiktiven Personalliste - um das Gehalt der Beschäftigten.
Zu Bedingte Formatierung wechseln
Nachdem Sie die entsprechenden Zellen selektiert haben, wechseln Sie zur Gruppe Formatvorlagen und klicken auf den Button Bedingte Formatierung. In mehreren Untermenüs können Sie nun eine Regel auswählen, etwa zum Hervorheben von Zellen. Hier stehen außerdem verschiedene Vergleichsoperatoren zur Verfügung, zum Beispiel Größer als, Kleiner als oder Gleich.
Regeln anwenden
Wenn Sie sich für eine Option entschieden haben, wie Größer als, erscheint eine kleine Dialogbox. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Wert anzugeben und über eine Dropdown-Liste rechts daneben eine Formatierung auszuwählen. Sie sind nicht auf die Vorgaben beschränkt, sondern können bei Bedarf ein benutzerdefiniertes Layout erstellen. Nach einem Klick auf den OK-Button wird die Regel angewendet.
Eigene Regel verwenden
Nicht für alle Wünsche liefert Excel das notwendige Regelwerk mit. Ein häufiger Wunsch von Anwendern besteht etwa darin, zur besseren Übersicht jede zweite Zeile einer Tabelle einzufärben. Das funktioniert nur über eine eigene Regel.
Dazu markieren Sie wieder alle relevanten Zellen. Öffnen Sie nun wie oben beschrieben das Menü Bedingte Formatierung und klicken auf Neue Regel. Im folgenden Dialog wählen Sie als Regeltyp Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden. Die dazugehörige Formel tragen Sie in das Feld unter Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist ein. Sie lautet für unser Beispiel:
=UND(REST(ZEILE();2) = 1; NICHT(ISTLEER($A1)))
Diese Formel prüft zunächst, ob die aktuelle Zeilennummer ungerade ist, da nur sie eingefärbt werden soll. Mit dem zweiten Teil nach dem Semikolon wird untersucht, ob in der Zeile Einträge vorhanden sind. Denn lediglich Zeilen, die nicht leer sind, wollen wir erfassen. Das UND schließlich verbindet beide Forderungen, sodass Excel die Regel nur dann anwendet, wenn beide Eigenschaften erfüllt, also wahr sind.
Nachdem Sie die Formel eingegeben haben, klicken Sie im Fenster auf den Formatieren-Button. In der neuen Dialogbox wechseln Sie zur Registerkarte Ausfüllen. Anschließend wählen Sie eine Hintergrundfarbe aus und klicken auf OK. Sie gelangen dann zum vorherigen Fenster mit der neuen Formatierungsregel zurück, das Sie ebenfalls per OK-Button wieder schließen. In Ihrer Tabelle ist jetzt jede ungerade Zeilennummer Ihrer Auswahl mit der gewünschten Farbe hinterlegt, während die geraden Zeilen farblich unverändert sind. (ad)