Zu keinem Mac-Programm gibt es mehr Support-Anfragen als zu Apple Mail. Einsteiger schätzen die einfache Bedienung von Apples vorinstalliertem Client, völlig problemlos arbeitet das Programm aber nicht immer – sei es, dass Mail plötzlich keine E-Mails versendet oder eine bestimmte E-Mail einfach nicht finden kann.
Mail wird komplexer
Ist aber Mail deshalb ein schlechtes Programm? Das ist nur die halbe Wahrheit - bei vielen Problemen sind E-Mail-Provider wie T-Online und Google die eigentlichen Übeltäter. Mail selbst hat aber einige Schwächen, die wir nicht verschweigen wollen. Bis OS X 10.7 Lion war Mail ein stabiles und unkompliziertes Programm und daher bestens für Einsteiger geeignet. Im Unterschied zu den Anfangszeiten von Mail nutzt aber fast jeder Anwender heute neben seinem Mac ein Smartphone oder hat neben dem Hauptrechner noch einen weiteren Mac oder ein iPad im Einsatz. So kommt auch immer seltener das simple POP-Protokoll zum Einsatz. Vor allem seit OS X Lion hat Apple deshalb immer mehr Funktionen für die die Zusammenarbeit mit anderen Geräten integriert: Microsoft-Exchange-Unterstützung oder coole Funktionen wie Konversationen und automatische Termin- und Telefonnummern-Erkennung. Fortgeschrittene Suchfunktionen stehen zur Verfügung und die Oberfläche wurde gleichzeitig an die iOS-Version angenähert. Unterstützung von iCloud und Datenabgleich mit iOS machen das System ebenfalls komplizierter. Man sollte auch nicht vergessen, dass Protokolle wie IMAP komfortabel, aber komplex sind - und E-Mail-Server manchmal einfach ausfallen. Trotzdem soll das Programm aber tauglich für Einsteiger bleiben.
Kompromisse für Profis und Einsteiger
Mit Mail.app wollte Apple ein Programm für Jedermann schaffen - Einsteiger, Firmenanwender und IT-Profis. So haben die Entwickler beim Entwurf von Mail einige Entscheidungen getroffen, die hohen Komfort bringen, aber auch einige Ungereimtheiten in der Bedienung zur Folge haben. Bei Microsoft Outlook ist die Zielgruppe klar: Vergleicht man die Oberfläche von Outlook und Mail, ist offensichtlich, dass sich Outlook an Profis richtet. Für Einsteiger ist die Oberfläche von Outlook zu unübersichtlich, Profis freuen sich aber über effiziente Werkzeuge und massig Funktionen. Bei Mail müssen Profis dagegen damit leben, dass viele Funktionen im Kontextmenü oder Submenüs verborgen sind oder einfach fehlen. So hält ein ehemaliger Kollege allein deshalb Outlook die Treue, da er hier eine empfangene Mail per Tastenbefehl in einen Unterordner verschieben kann - bei Mail benötigt man dazu ein Kontextmenü oder eine langfristig riskante Drag-and-drop-Aktion.
Ist deshalb Mail aber ein untaugliches Programm? Wir meinen nicht. Noch immer ist Mail ein komfortables und übersichtliches Programm, unter der Oberfläche ist es aber immer komplizierter geworden. Und bei sehr vielen Support-Anfragen entpuppen sich irgendwann E-Mail-Provider wie Arcor oder T-Online als der eigentliche Verursacher des Problems. Wirft man einen Blick auf typische Mail-Probleme, gibt es aber doch einige Eigenheiten von Mail zu beachten.
So identifizieren Sie die Ursachen Ihrer Mail-Probleme und bekommen sie in den Griff:
Problem: Eine Mail ist plötzlich weg
Der Grund: Ein Designmangel
Kaum etwas ist für Anwender irritierender: Eben hat man noch die Mail eines Kollegen gelesen, plötzlich ist sie aus der Liste in der Eingangs-Übersicht verschwunden.
Schuld daran ist oft, dass die E-Mail-Liste im Posteingang eine dynamische Liste ist - wie bei einem intelligenten Ordner handelt es sich eigentlich um eine Suchanfrage. Im Prinzip eine komfortable Funktion, man kann auch einen Eingang mit 20 000 Nachrichten in Sekunden nach Kategorien wie Absender, Betreff und Ungelesen sortieren. Apple spart sich dadurch ein komplexeres Verwaltungssystem wie bei Outlook. Das Konzept hat aber einen Haken: Findet aber im Hintergrund ein Abgleich zwischen Mail und E-Mail-Server statt, verschwinden manche E-Mails kurzzeitig aus der Ansicht. Eine Lösung für diese „Eigenheit“ von Mail gibt es nicht, man kann nur Ruhe bewahren und warten. Ungeduldige können als Notlösung auf die Weboberfläche des E-Mail-Providers zugreifen - schließlich tritt dieser Houdini-Effekt nur sehr selten auf.
Problem: Kein Abschicken und Abrufen von Mails möglich
Der Grund: Meist der Provider
Gelegentlich weigert sich Mail eine E-Mail zu versenden und in der Postfach-Leiste erscheint neben dem Postfach ein Störungssymbol. Traditionell fängt man in dieser Situation an, seine Kontoeinstellungen zu überprüfen. Hat man aber hier nicht durch ein Update oder eine Migration etwas geändert, bringt dies wenig. Der Umstieg aller E-Mail-Provider auf eine verschlüsselte Übertragung hatte im letzten Jahre einige Probleme verursacht, allerdings sollte dieser Umstieg aktuell keinen Ärger mehr verursachen.
Meist ist statt Mail aber der E-Mail-Provider der Schuldige. Für die Dienste iCloud und Google kann man die Verfügbarkeit auf eigenen Status-Seiten überprüfen, manchmal sind auch nur einzelne Funktionen betroffen und der Empfang ist weiter möglich.
Kommen Verbindungsprobleme häufiger vor, empfiehlt Apple eine etwa hemdsärmelige Lösung: Einen neuen Button in der Menüleiste zu installieren. Dazu öffnet man über „Darstellung/Symbolleiste anpassen“ die Symbolübersicht.
Per Drag-and-drop kann man nun den Button „Alle Accounts offline schalten“ in die Menüleiste ziehen. Manchmal genügt das On- und Offline-Schalten der Account nämlich, um das Verbindungsproblem zu beheben. Um die Verbindung zu prüfen, bietet Mail außerdem die Option „Fenster/Verbindung prüfen“. In einem Fenster erfährt man dann, ob der E-Mail-Server erreichbar ist. Klickt mit der rechten Maustaste auf das E-Mail-Postfach kann man außerdem über „Accountinformationen“ Informationen über den E-Mail-Dienst abrufen.
Speedport-Router verweigert Mail-Versand
Ein Problem, das auftreten kann, wenn man von der Telekom zwangsweise auf einen IP-Telefonanschluss umgestellt wird und auch einen neuen Router benötigt: Mails lassen sich über iCloud-Konten plötzlich nicht mehr versenden. Daran trägt dann nicht Apple Schuld, sondern die Telekom, genauer gesagt, die Konfiguration des Routers Speedport W724V. Der kennt Apples Mail-Server smtp.icloud.com nämlich noch nicht, in seiner ab Werk vorkonfigurierten Whitelist fehlt Apples Server. Mittlerweile ist das auch der Telekom aufgefallen, dass nicht nur ein winziger Bruchteil ihrer Kunden nach Umstellung des Anschlusses wie der Ochs vorm Berg die Fehlermeldungen seines Mail-Clients liest und hat eine Anleitung veröffentlicht, wie man den Server nachträgt. Bleibt zu hoffen, dass die Telekom die Werkseinstellungen bald ändert. pm
Problem: Mail kann eine E-Mail nicht finden
Grund: Wahlweise Designmangel oder Provider
Man sucht eine wichtige E-Mail, Mail kann sie aber nicht finden. Auch das Begrenzen der Suche auf einen bestimmten Absender kann nicht weiter helfen.
Unter Umständen liegt es an einem fehlerhaften Datenbank-Index. Das kann unter anderem nach der Migration auf einen neuen Mac oder ein Systemupdate auftreten. Will man aber alle E-Mails auf der Mac-Festplatte neu indizieren, muss man den alten Index löschen. Dazu beendet man zuerst Mail und öffnet im Library-Ordner seines Benutzers den Ordner Mail. Unter OS X 10.7 bis OS X 10.10 öffnet man nun den Unterordner V2, unter OS X 10.11 El Capitan den Ordner V3. Hier befindet sich der Ordner MailData, in dem man alle Dateien löscht, deren Dateinamen mit „Envelope“ anfangen. Beim nächsten Start von Mail sieht man dann ein Fenster, das den (Neu-)Import aller E-Mails ankündigt. Auf einem modernen Mac dauert dies nur wenige Minuten, dabei werden alle E-Mails neu erfasst und können durchsucht werden.
Dass die Suche keine ältere E-Mails findet, kann aber auch den IMAP-Einstellungen des E-Mail-Providers liegen. So ist bei Google Mail voreingestellt, dass bei IMAP-Konten nie mehr als 1000 E-Mails auf den Rechner geladen werden. Ältere E-Mails, etwa vom letzten Jahr, sind dann nicht auf dem Rechner und können auch nicht angezeigt werden.
Lösung vieler Probleme: Mails in ein Archiv sichern
Es gibt eigene Backup-Programme für die Archivierung von E-Mails. Für Heimanwender ist das aber nicht notwendig. Das eigentlich unabdingbare Time Machine sichert natürlich auch die E-Mail-Daten und auf dem Server des E-Mail-Providers befindet sich eine weitere Kopie der E-Mails. Man sollte aber deshalb darauf achten, dass Apple Mail die E-Mails auf dem Server nicht löscht. In Mail findet man die entsprechende Einstellung in der Voreinstellung „Accounts/Erweitert“.
Die Alternativen zu Apple Mail
Geht es nach Google, benötigt man für E-Mail-Nutzung keinen eigenen E-Mail-Client. Im Prinzip kann man auch alle Funktionen gut über die Weboberfläche des jeweiligen E-Mail-Dienstes erledigen. Langfristig finden wir einen eigenständigen Client aber deutlich effizienter und komfortabler - allein schon beim Versand und Empfang von Dateianhängen. Alternativen zur Mail.app sind auf dem Mac gar nicht so selten, vor einigen Jahren lösten einfach bedienbare Programme wie Air Mail geradezu einen Boom an E-Mail-Apps aus. Für Profis empfehlen wir aber zwei altbekannte Lösungen: Microsoft Outlook und Postbox. Outlook ist ein komplexes aber sehr mächtiges Programm, das wir vor allem Profis empfehlen wollen. Interessant ist Outlook vor allem für Nutzer eines Exchange-Kontos zu empfehlen.
Eine ausgereifte Alternative zu Mail ist ebenso die Software Postbox. Das auf Basis der Open Source-Software Thunderbird entwickelte Programm kostet 14 Euro. Es bietet eine ausgereifte und komfortable Oberfläche, Versionen für Mac und PC sind verfügbar. Interessant ist es für erfahrene Anwender oder Mac-Neulinge, die bereits lange mit Thunderbird gearbeitet haben. Alternative gibt es auch eine Reihe an Erweiterungen, mit denen man Apple Mail um Zusatzfunktionen erweitern kann, beispielsweise das Tool Mail Butler, für das zeitgesteuerte Versenden von Mail.
Fazit
Apple Mail ist eine Kompromisslösung. Der Einsteiger, der damit seine ersten E-Mails verschickt, als auch der IT-Profi mit neun IMAP-Konten sollen damit arbeiten können. Dieses Ziel erfüllt die App eigentlich ziemlich gut und für die meisten Probleme muss man eigentlich eher den jeweiligen E-Mail-Provider verantwortlich machen. Für den Profi-Anwender gibt es aber schließlich immer noch Alternativen wie Outlook und Postbox.
(Macwelt/ad)