Als Exchange ursprünglich auf den Markt kam, war dessen zentrale Datenbank auch ein idealer Ort, um verteilte Dokumente im Unternehmen zu speichern. Hierfür wurde die Funktion der öffentlichen Ordner geschaffen. In späteren Versionen sollten über noch zu schaffende Programmiermöglichkeiten Workflow-Anwendungen für diese Dokumentensammlungen erstellt werden können. Noch bevor dies jedoch zufrieden stellend umgesetzt werden konnte, führte die Popularität des Internet dazu, dass diese Funktion parallel von Firmenintranets und Webservern übernommen wurden. Heute finden sich in den meisten Unternehmen Dokumentsammlungen in Laufwerksfreigaben, Groupware-Produkten, wie Exchange, und Intranet-Lösungen, wie Sharepoint, je nachdem, zu welchem Zeitpunkt der Computerhistorie die Zusammenarbeit implementiert wurde. Dies ist sowohl für die Kunden als auch für die Hersteller ein unbefriedigender Zustand, da die verschiedenen Technologien parallel gepflegt werden müssen. Microsoft hat sich deshalb entschlossen, zumindest den Groupware-Ansatz mittelfristig zu den Akten zu legen. Dazu soll das erweiterte Sharepoint die öffentlichen Ordner von Exchange ersetzen. Vertriebstechnisch wurde die kostenpflichtige Portal Server-Variante zu einem Teil des Office-Produkt-Portfolios aufgewertet. Der jetzt als Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) vermarktete Portal Server bildet technisch gesehen einen Aufsatz auf den für Windows Server-Besitzer kostenfrei verfügbaren Windows Sharepoint Services (WSS).
Sharepoint bietet fast alle Vorteile von öffentlichenm Ordnern, zuvorderst die Speicherung der Daten in einer Datenbank, die sich zentral administrieren und archivieren lässt. Durch die Verwendung von Standardtechnologien wie HTML, SQL und ASP.NET ist Sharepoint jedoch wesentlich flexibler und der Know-how-Aufbau weniger kostspielig. Zudem verfügt Sharepoint beispielsweise mit der Versionierung und der Office-Integration bereits heute über nützliche Funktionen, die öffentliche Ordner nicht bieten. Mit der Windows Workflow Foundation hat Microsoft nun auch endlich eine Workflow-API bereitgestellt, die heute mindestens genauso auf Sharepoint wie auf Exchange ausgerichtet ist.
Das wichtigste Manko von Sharepoint gegenüber öffentlichen Ordnern ist heute noch die Zusammenarbeit mit Outlook. Der Internet Explorer oder ersatzweise ein anderer Webbrowser stellt neben den „normalen“ Office-Anwendungen den zentralen Client für Sharepoint dar. Mit Outlook, das für viele Anwender mittlerweile Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit ist, lassen sich öffentliche Ordner immer noch einfacher nutzen.
Microsoft hat deswegen mit der Version 2003 angefangen, die beiden Produkte miteinander zu integrieren. Teilweise beruhen diese Möglichkeiten aber noch auf Funktionen, über die Outlook ohnehin verfügt. Richtig Früchte tragen wird die Integrationsanstrengung erst mit der kommenden Version 2007 beider Programme. Im Folgenden sollen erst einmal die Zusammenarbeit der aktuellen Versionen dargestellt werden. Der zweite Teil wird sich dann den neuen Merkmalen widmen, die in der voraussichtlich zum Jahreswechsel erscheinenden neuen Version enthalten sein werden. Die Darstellung beschränkt sich dabei auf das Sharepoint-Basisprodukt WSS, soweit nichts anderes vermerkt wird.
Sharepoint und Office
Eine Vielzahl von Administratoren und Anwender haben sich die kostenlosen Windows Sharepoint Services heruntergeladen und testweise installiert, als dieser veröffentlicht wurde. Viele haben nach der Installation wohl auf die Sharepoint-Einstiegsseite gesehen und sich gedacht „Ja, und jetzt?“ Sharepoint ist ein eher bescheiden daherkommendes Produkt, dessen Funktionsvielfalt sich dem Administrator nicht sofort erschließt.
Erst beim täglichen Arbeiten mit Office wird dem Anwender die Nützlichkeit der Funktionen offenbar. Die Möglichkeit, Dokumente zu sperren (auszuchecken), gemachte eigene und fremde Änderungen nachzuvollziehen und über Änderungen an Dokumenten automatisch informiert zu werden, helfen bei der täglichen Zusammenarbeit weiter. Integrierter Zugriff auf Online-Status und E-Mail tun ein Übriges. Allerdings sind diese als dokumentorientierte Funktionen nur im Browserfenster und in den Leisten für Online-Zusammenarbeit der Office-Anwendungen Word und Excel zu finden. In Outlook findet sich Sharepoint-Unterstützung nur weniger prominent platziert.
Ordner-Homepages
Der einfachste Weg, Sharepoint in Outlook zu nutzen, sind die Ordner-Homepages. Diese Funktion ermöglicht es, dass statt des Inhalts eines Ordners im Ansichtsbereich die angegebene Webseite erscheint. Hierfür wird der Internet Explorer innerhalb von Outlook ausgeführt. Die wichtigste Anwendung dieser Funktion ist die Outlook Heute-Seite.
Um die wichtigsten Sharepoint-Sites in Outlook verfügbar zu haben, kann beispielsweise ein Ordner im Postfach oder auch ein separater persönlicher Ordner namens Sharepoint-Sites und darin für jede Site ein Unterordner angelegt werden. Diesem wird als Homepage die jeweilige Site-Homepage zugewiesen. Die erstellte Liste von Unterordnern bildet dann eine Art Favoritenliste der Sharepoint-Sites. Bei Auswahl des Ordners erscheint die Sharepoint-Site innerhalb von Outlook. Es sollte aber nicht übersehen werden, dass diese Ordner weiterhin Outlook-Ordner bleiben. Nachrichten und andere Dokumente, die dorthin verschoben werden, landen nicht in der jeweiligen Sharepoint-Site. Es handelt sich lediglich um eine Hilfskonstruktion, um nicht dauernd zwischen Sharepoint und Outlook wechseln zu müssen. Es ist hierdurch auch möglich, die Outlook Heute-Seite beispielsweise durch die Abteilungs-Sharepoint-Seite zu ersetzen.
Um die Homepage eines Outlook-Ordners zu ändern, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
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Über einen Rechtsklick auf den Ordner in der Navigationsleiste muss das Kontextmenü geöffnet werden.
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Wählen Sie hier Eigenschaften.
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Im erscheinenden Dialogfeld öffnen Sie die Registerkarte Homepage.
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Im Feld Adresse können Sie den URL der Sharepoint-Seite (oder eine beliebige andere Webadresse) angeben. Das Feld Durchsuchen dient lediglich zur Suche nach HTML-Dateien auf der Festplatte.
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Durch Aktivieren der Schaltfläche Homepage dieses Ordners standardmäßig anzeigen wird die Seite automatisch bei Auswahl des Ordners angezeigt.
Wenn eine Ordner-Homepage angezeigt wird, dann erscheint automatisch auch die Web-Toolbar, die die üblichen Schaltflächen der Navigationsleiste des Internet Explorer enthält. Es kann mit integriertem Browser auf diese Weise auch weitergesurft werden.
Kontakte und Termine importieren
Die zweite Möglichkeit, Sharepoint-Daten in Outlook zu nutzen, beruht darauf, dass beide Programme die gleichen Internetstandards unterstützen. Durch die Integration von vCard und iCalendar lassen sich Kontakt- und Termindaten aus Sharepoint nach Outlook importieren.
In der entsprechenden Sharepoint-Liste muss der Kontakt oder Termin ausgewählt und exportiert werden. Dies kann im Internet Explorer oder innerhalb des in Outlook integrierten Browserfensters geschehen. Das Objekt wird dann als Datei im jeweiligen Format heruntergeladen werden. Da diese Datentypen standardmäßig mit Outlook verknüpft sind, lassen sie sich durch Auswahl von Öffnen direkt in Outlook importieren. Nach der Wahl von Öffnen fragt Outlook noch einmal nach, ob die Daten in Outlook importiert werden sollen.
Diese Funktion wird so wie die Ordner-Homepages bereits von älteren Outlook-Versionen unterstützt. Beim Austausch von Daten in den Standardformaten vCard und iCalendar ist aber das Problem, dass mehrere Kopien der Daten in Outlook und Sharepoint entstehen, die manuell abgeglichen werden müssen.
Verknüpfung von Listen
In Outlook 2003 gibt es zusätzlich die Möglichkeit, Sharepoint-Listen mit Outlook zu verknüpfen. Dies ist eine speziell auf Sharepoint ausgerichtete Funktion. Sie soll in erster Linie Kontakte und Termine aus Sharepoint in Outlook auch offline verfügbar machen. Änderungen an den Daten sind nicht möglich. Hierzu muss die betreffende Sharepoint-Site selbst genutzt werden.
Outlook legt einen speziellen prsönlichen Ordner (PST-Datei) namens SharePoint Folders.pst an, um die verknüpften Daten zu speichern. Der Ordner ist schreibgeschützt. Die Daten werden beim Öffnen des betreffenden Kalender- oder Kontakt-Ordners von Sharepoint kopiert. In der Folge werden Änderungen aus Sharepoint in regelmäßigen Abständen in die Ordner kopiert. Dies geschieht standardmäßig alle 20 Minuten, solange der Ordner offen ist. Zusätzlich lassen sich Aktualisierungen von Hand starten.
Der Vorteil der Integration als PST-Datei liegt darin, dass die normalerweise für persönliche Ordner verfügbaren Funktionen auch für die Offline-Sharepoint-Daten nutzbar sind. Die Termine lassen sich parallel zum Standardkalender in die verschiedenen Zeitansichten einblenden. Die Sharepoint-Kontakte können als Extra-Adressbuch bei der Adresswahl verwendet werden.
Vorsicht ist bei der Behandlung der angelegten PST-Datei geboten. Wird sie verschoben oder werden manuelle Änderungen am betreffenden Outlook-Profil vorgenommen, wird diese Datei nur noch als normaler persönlicher Ordner verwendet. Die Daten darin können beliebig geändert und gelöscht werden. Eine Verknüpfung von Sharepoint-Daten findet dann nicht mehr statt. Alle Verknüpfungen müssen neu erstellt werden, und es wird eine neue PST-Datei angelegt.
Zum Erstellen einer Verknüpfung muss in Sharepoint eine Kontakt- oder Terminliste ausgewählt und Verknüpfen mit Outlook aktualisiert werden. Nach einer Sicherheitsabfrage wird dann ein entsprechender Ordner in dem persönlichen Ordner angelegt.
Zum Löschen muss nur der entsprechende Outlook-Kontakt- oder Kalender-Ordner gelöscht werden. Die Sharepoint-Liste bleibt davon unberührt. Zum manuellen Synchronisieren einer Liste wählen Sie im Kontextmenü des Outlook-Ordners Aktualisieren.
Verweise auf Kontakt und Termin-Ordner lassen sich auch als E-Mail verschicken, die den URL enthält, über den eine Verknüpfung des Ordners in Outlook hergestellt werden kann. Der URL beinhaltet als Protokolleintrag STSSYNC:// und als Adresse die notwendigen Informationen zum jeweiligen Sharepoint-Ordner. Outlook erstellt die Verknüpfung auf Basis dieser Daten, wenn die Verknüpfung angeklickt wird.
Arbeitsbereiche
Wenn mit Outlook 2003 ein Dokument als Anhang verschickt wird, besteht die Möglichkeit, für dieses einen Arbeitsbereich anzulegen. Gleiches gilt für Besprechungsanfragen. In Windows Sharepoint Services ist hierzu allerdings die Berechtigung zum Anlegen von Untersites notwendig, die standardmäßig nur Administratoren besitzen. Beim Portal Server hat jeder Anwender diese Berechtigung für seine eigenen Sites.
Allerdings sollte bei der Verwendung der Funktion nicht aus den Augen verloren werden, dass dazu für jedes Dokument und jede Besprechung eine eigene Site-Struktur erzeugt wird. Gerade bei wichtigeren Besprechungen ist dies durchaus sinnvoll. Über den Arbeitsbereich können im Vorfeld die Zusagen der Teilnehmer verfolgt und Dinge wie Zielsetzung und Tagesordnung zentral verwaltet werden. Gleichzeitig können Dokumente, die mit der Besprechung in Verbindung stehen, hier zur gemeinsamen Bearbeitung bereitgestellt werden. Bei einzelnen Dokumenten ist ein eigener Arbeitsbereich meist zu viel des Guten. Hier ist es in der Regel günstiger, ein Dokument in einer vorhandenen Site zu erzeugen oder hochzuladen. Die Outlook-Funktion verführt hier leicht dazu, aus Bequemlichkeit einfach eine neue Site anzulegen.
Wenn Outlook eine vorhandene Teamsite registriert, wird beim Verschicken von Dokumenten automatisch die Leiste für Anlagenoptionen angezeigt. Ansonsten kann dies durch Klicken auf die Schaltfläche Anlagenoptionen erfolgen. Für Besprechungsanfragen findet sich im Standarddialog eine Schaltfläche Besprechungsarbeitsbereich. Ein einfacher Termin wird durch die Schaltfläche Teilnehmer einladen in eine Besprechungsanfrage umgewandelt. Termine mit Arbeitsbereich werden im Kalender durch ein zusätzliches Icon gekennzeichnet.
Um die Berechtigung Unterwebsites erstellen an weitere Gruppen zu erteilen, muss die Sharepoint-Startseite mit Administratorrechten geöffnet werden. Über die Verknüpfungen Websiteeinstellungen/Zur Websiteverwaltung/Websitegruppen verwalten/Gruppenname /Websitegruppenberechtigungen bearbeiten gelangt man auf die Seite mit den Gruppenrechten. Unter Websitezugriffsrechte findet sich die notwendige Berechtigung.
Benachrichtigungen
Eine wichtige Sharepoint-Funktion ist die Möglichkeit, sich über Änderungen an einer Site oder einem Dokument per E-Mail benachrichtigen zu lassen. Diese Funktion kann auch über Outlook verwaltet werden. Unter Extras führt der Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen zur Registerkarte Benachrichtigungen verwalten. Im zugehörigen Dialog erhält man Zugriff auf die Sharepoint-Benachrichtigungen. Zum einen merkt sich Outlook hierzu die empfangenen Benachrichtigungen, und zum anderen kann es auf die Liste der zuletzt besuchten Sharepoint-Sites zugreifen. Beim Zugriff auf die Liste der Benachrichtigungen wechselt Outlook dann zu den entsprechenden Einstellungsseiten von Sharepoint.
Integration beschränken
Die Sharepoint-Integration gehört wie viele andere Office-Funktionen zu den Komponenten, die sich über Registry-Einträge oder Gruppenrichtlinien steuern lassen. Unter anderem können die Schaltflächen für das Erzeugen von Arbeitsbereichen und das Verknüpfen von Terminund Kontaktlisten unterbunden werden. Die Registryeinträge finden sich unter dem HKEY_CURRENT_USER \Microsoft\Office.0. Es ist allerdings deutlich einfacher, Gruppenrichtlinien zu verwenden, da dies auf allen Clients durchgeführt werden muss.
Wie geht es weiter?
Bei Outlook 2003 ist erstmals das Bemühen von Microsoft zu erkennen, Sharepoint besser in Outlook zu integrieren. Allerdings sind dies bisher nur einzelne Funktionen, die teilweise nur auf der Interoperabilität gemeinsamer Standards beruhen. Dies ermöglicht ein einfacheres Arbeiten mit beiden Anwendungen. Der Zugriff auf Sharepoint aus Outlook ist aber mit den aktuellen Versionen noch nicht vergleichbar mit dem Arbeiten mit öffentlichen Ordnern. In der zweiten Folge der Serie soll gezeigt werden, inwieweit sich dies mit den kommenden Versionen ändert.