Was wurde nicht alles gemutmaßt über die neuen Funktionen Access 2007. In vielen Foren undBlogs wurde diskutiert, ob die Änderungen nun gut oder schlecht seien. Expert´s inside Access stellt in dieser Beitragsreihe die in der Betaversion von Access 2007 enthaltenen Features vor. Ein Urteil über Sinn und Unsinn bilden Sie sich am besten selbst.
Benutzeroberfläche
Nach dem Start von Access 2007 fällt sofort die völlig überarbeitete Benutzeroberfläche auf. Bild 1 vermittelt einen ersten Eindruck davon: Gerade die Menüleisten sehen komplett anders aus als vorher. Statt der üblichen Aufteilung mit Untermenüs, die entweder weitere Untermenüs oder Schaltflächen zum Aufrufen der verschiedenen Befehle enthielten, findet man hier zwar eine Art übergeordnete Menüleiste, die allerdings keine weiteren vertikalen Menüs öffnet, sondern je nach dem ausgewählten Eintrag und dem aktiven Datenbankobjekt unterschiedliche Bereiche anzeigt, die Steuerelemente zum Aufrufen der Befehle dieses Bereichs enthalten.
Am Anfang ist also Suchen angesagt: Durch die neue Struktur ist gegenüber den alten Menüleisten kein Stein mehr auf dem anderen geblieben, und bei manchem Befehl braucht man schon ein wenig Zeit, ihn überhaupt zu finden.
Neue Funktionen fallen beim Durchklicken der einzelnen Menüs erst einmal nicht ins Auge, es scheint eher so, als hätte Microsoft alle vorhandenen Befehle in einen Eimer geschüttet und nach anderen Kriterien in den neuen Menüleistenelementen neu angeordnet. Einen Namen hat diese Menüleiste übrigens auch: Ribbon. Die Anpassung der Leisten erfolgt auch etwas anders als gewohnt. In einem weiteren Beitrag zu den neuen Funktionen werden wir uns auch mit diesen neuen Techniken befassen.
Ein kleiner Tipp für den Start: Bevor Sie minutenlang die einzelnen Bereiche des Ribbons nach ganz trivialen Befehlen wie zum Anlegen oder Öffnen einer Datenbank suchen, klicken Sie einfach einmal auf das runde Office-Symbol oben links. Es entspricht ungefähr dem früheren Datei- Menü. Ebenfalls gut versteckt ist der Zugang zu den Access-Optionen: Er befindet sich im gleichen Menü auf einer Schaltfläche im unteren Bereich.
Sie ahnen es bereits: Auch diesen Dialog hat Microsoft komplett umgebaut; so sind etwa einige Registerseiten zusammengefasst (Bild 2). Ob die neue Ansicht nun ergonomischer ist oder nicht, lässt sich sicher erst nach der Eingewöhnung beurteilen.
Wo ist das Datenbankfenster?
Wenn man den ersten Schock überwunden hat, sucht man vergeblich das Datenbankfenster. Microsoft hat es durch ein neues Steuerelement ersetzt, das – sofern aktiviert – standardmäßig am linken Rand des Access-Fensters angeordnet ist. Ansonsten öffnet ein Mausklick auf den Balken mit der Beschriftung Navigationsbereich eben jenen Bereich, und als Erinnerung an die alten Access-Versionen tut auch die Taste [F11] noch ihren Dienst zum Ein- und Ausblenden des Datenbankfensters. Leider lassen sich die enthaltenen Datenbankobjekte hier nur untereinander anzeigen, sodass die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Elemente durch die Höhe des Bildschirms begrenzt ist.
Immerhin lassen sich die Datenbankobjekte nach verschiedenen Kriterien kategorisieren: Bild 3 zeigt etwa die Anzeige, wie Sie sie vermutlich als Benutzer älterer Access-Versionen zunächst einstellen werden, Bild 4 zeigt die Aufteilung nach der zugrunde liegenden Tabelle.
Des Weiteren gibt es die benutzerdefinierte Aufteilungsmöglichkeit sowie die nach dem Erstellungs- oder Änderungsdatum. In Abhängigkeit von der jeweils gewählten Aufteilung enthält die Liste zur Auswahl der Aufteilungen verschiedene Filtermöglichkeiten (Bild 5).
Das Erstellen neuer Objekte erfolgt im Ribbon- Bereich Erstellen, der eine Reihe von Möglichkeiten bietet, die teilweise von dem aktuell im Navigationsbereich ausgewählten Objekt abhängen. So beziehen die Befehle zum Anlegen von Formularen bei markierter Tabelle diese direkt als Datenherkunft ein und statten das Formular mit den passenden Steuerelementen aus.
Registeransicht
Und wenn Sie einmal dabei sind, mit Tabellen, Formularen und sonstigen Objekten herumzuhantieren, fällt Ihnen auch gleich auf, dass diese nunmehr nicht mehr nebeneinander, sondern nur noch im Vollbild auf einzelnen Registerseiten angezeigt werden. Das gilt im Übrigen auch für das Datenbankfenster (Bild 6). Hier ist auch gut zu erkennen, wie Microsoft ehemalige Elemente des Kontextmenüs nun im Ribbon anzeigt und in Abhängigkeit des aktuell markierten Elements aktiviert.
Die Beschreibung aller Änderungen der Oberfläche würde mehrere Ausgaben von Expert´s inside Access beanspruchen, daher konzentrieren ich mich im Folgenden auf neue Funktionen.
Formatierte Feldinhalte
Access hatte bisher keine eingebaute Möglichkeit zu bieten, innerhalb des Inhalts eines Textfelds unterschiedliche Formatierungen zu verwenden, um etwa bestimmte Wörter in einem Text fett zu setzen. Unter Access bis Version 2003 ist beispielsweise das RTF2-Steuerelement, das ich in den vergangenen Ausgaben ausführlich besprochen habe, für die Eingabe und Anzeige solcher Texte geeignet.
Nun bietet Microsoft selbst eine solche Möglichkeit, nämlich Memofelder mit einem neuen Textformat namens Rich-Text, das sich in der Entwurfsansicht einer Tabelle einstellen lässt (Bild 7).
Damit ist es allerdings noch nicht getan: Noch fehlt ein Formular, in das man den formatierten Text eingibt. Dieses erstellt man bei markierter Tabelle per Klick auf den Ribbon-Eintrag Erstellen/ Formular. Das Textfeld im Formular übernimmt die im Tabellenentwurf festgelegten Formateigenschaften, sodass man nach der Anzeigedes Formulars in der Formularansicht direkt mit der Eingabe und Formatierung von Text beginnen kann (Bild 8).
Interessant ist vor allem, dass Access nach dem Markieren eines Textabschnitts wie in Word 2007 eine Leiste mit Formatierungswerkzeugen anzeigt. Leider ließ sich diese Leiste nicht per Screenshot erfassen, sodass Sie sie selbst erkunden müssen. Die Bezeichnung „Rich-Text“ darf allerdings nicht missverstanden werden: Damit ist nicht etwa das RTF-Format gemeint, sondern lediglich ein HTML-basiertes Format zur Auszeichnung von Texten. Das findet man ganz einfach heraus, indem man einen Text in ein Memofeld mit dem Textformat Rich-Text eingibt, diesen formatiert und anschließend mit folgender Anweisung den Inhalt des Feldes im Direktfenster der VBA-Entwicklungsumgebung ausgibt (zu öffnen per [Strg]+[g]). Der zum Text aus Bild 8 passende Text hat etwa folgenden Quellcode:
<div>Dies <u>ist </u>eine<strong> Beschreibung
</strong>mit unterschiedlichen
<em>Formatierungen</em>.</div>
<div>Faszinierend, was man mit Access alles machen
kann!</div>
Interessant ist, dass man formatierte Texte etwa aus Word herauskopieren und in ein Rich-Text- Textfeld hineinkopieren kann und die Formatierungen teilweise beibehalten werden.
Speichern binärer Daten
Access erleichtert mit einem neuen Datentyp das Speichern binärer Daten in Tabellen. Diesen Datentyp stellen Sie wie alle anderen Datentypen auch im Tabellenentwurf ein (Bild 7).
In einem Anlagen-Feld können Sie eine oder mehrere Dateien speichern. Das widerspricht oberflächlich betrachtet zunächst den Normalisierungsregeln, da man eigentlich nicht mehr als ein Element in einem Tabellenfeld speichert, doch Access verwaltet die angehängten Dateien intern in einer weiteren verknüpften Tabelle.
Mit dem Dialog aus Bild 9 können Sie jedenfalls beliebige Dateien in einer Tabelle speichern, und Bild 10 zeigt, wie die Tabelle selbst die Anzahl der in dem Feld gespeicherten Dateien darstellt. Auch mit einem Doppelklick in das dortige Feld mit den Anlagen öffnen Sie den Dialog aus Bild 9.
Weitere neue Funktionen
Auch in den folgenden Ausgaben von Expert´s inside Access werden sich einzelne Beiträge mit den neuen Funktionen von Access 2007 im Detail befassen. Darin erfahren Sie dann beispielsweise, was Sie mit den in einer Tabelle gespeicherten Anhängen alles anfangen können oder was es noch für neue Datentypen gibt. Auch die VBA-Erweiterungen von Office 2007 werden Sie kennen lernen.