Nachrichtenvorlage in Outlook erstellen
Legen Sie als Erstes eine Nachrichtenvorlage an, indem Sie auf Start / Neue E-Mail klicken. Dann tippen Sie in den Textbereich die Nachricht ein, die als automatische Antwort dienen soll. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Datei, dann im Backstage-Bereich auf Speichern unter, und wählen Sie als Dateityp Outlook-Vorlage. Nun vergeben Sie unter Dateiname einen Namen für die Vorlage und klicken anschließend auf Speichern.
Regel für das automatische Antworten definieren
Danach erstellen Sie eine Regel für das automatische Antworten auf eingehende E-Mails. Klicken Sie dazu auf Start / Regeln / Regeln und Benachrichtigungen verwalten und wählen im folgenden Fenster den Befehl Neue Regel. Im daraufhin gestarteten Regel-Assistenten klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen auf die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und danach auf Weiter.
Bestimmte Vorlagen für Nachrichten verwenden
Unter Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen? geben Sie Ihre jeweiligen Kriterien an. Im nächsten Dialog Was soll mit dieser Nachricht passieren? aktivieren sie die Checkbox Diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.
Im unteren Abschnitt mit dem Titel 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) wählen Sie den Link Einer bestimmten Vorlage. Jetzt klicken Sie im Dialog Antwortvorlage auswählen im Feld Suchen in auf Vorlagen im Dateisystem und wählen die zuvor erstellte Vorlage aus.
Ausnahmen von der Regel festlegen
Mit einem Klick auf Weiter bietet sich anschließend die Möglichkeit, Ausnahmen von der Regel für die automatisch verschickten Antworten festzulegen. In der letzten Dialogbox, zu der Sie wie gehabt mit Weiter wechseln, vergeben Sie zum Schluss noch einen aussagekräftigen Namen für die Regel und klicken auf Fertig stellen. (hal)