Libre Office hat sich nicht nur auf Linux-Rechnern, sondern auch unter Windows - neben MS Office - längst etabliert und braucht sich vom ehemaligen Gratis-Konkurrenten Open Office wohl bald auch nicht mehr zu fürchten. Doch hinter dem Erfolg steckt mehr: So strotzt das Gratis-Office nur so von cleveren Funktionen - wir nennen 13, die Sie kennen sollten.
Libre Office: Farbschema von Firefox
So bringen Sie Farbe in die funktionalen, aber schmucklosen Office-Module: Libre Office kann Themes von Firefox („Personas“) als Hintergrund für die Menü- und Symbolleisten verwenden. Wenn Sie sich entschieden haben, gehen Sie auf die Detailseite des Motivs und kopieren dessen komplette URL aus der Adresszeile des Browsers. Unter einem beliebigen Office-Modul gehen Sie dann auf „Extras -> Optionen -> LibreOffice -> Personalisierung“, klicken auf „Eigenes Thema“ und auf „Thema auswählen“. In das Feld „Adresse des Themas“ kopieren Sie die zuvor ermittelte URL. Geben Sie dem Download einige Sekunden Zeit, bevor Sie mit „OK“ die Aktion abschließen.
Hinweis: Unter Linux Mint (mit Cinnamon) funktioniert dieser Tipp nach unserer Erfahrung nicht.
Libre Office: Schriften einbetten
Die Schriften zeigt Libre Office nur dann richtig an, wenn diese Fonts auf dem Rechner installiert sind. Wenn Sie ungewöhnliche Schriftarten verwenden und eine Datei auf einem anderen PC öffnen, wird das Dokument wahrscheinlich nicht originalgetreu angezeigt. Writer, Calc und Impress können aber die Schriften in die Dateien einbetten. Dazu aktivieren Sie die Funktion über „Datei -> Eigenschaften > Schriftart“, indem Sie ein Häkchen setzen vor „Schriftarten ins Dokument einbetten“. Das Verfahren empfiehlt sich beim Datenaustausch mit anderen Bearbeitern, sofern diese auch Libre Office verwenden. Ist die Ausstattung des Empfängers unbekannt, verwenden Sie besser „Datei -> Exportieren als PDF“, was dann aber nur das Lesen des Dokuments zulässt.
Libre Office: Zusatzfunktionen installieren
Falls Ihnen noch Funktionen in Libre Office fehlen, sollten Sie nicht gleich zum Makrointerpreter greifen. Eventuell gibt es bereits eine passende Erweiterung. Nutzen Sie in einem beliebigen Libre-Office-Programm den Link „Extras -> Extension Manager -> Laden Sie weitere Extensions…“. Daraufhin öffnet der Standard-Browser eine Übersicht, die Sie mit Klick „Extensions“ in das Extension-Center https://extensions.libreoffice.org/extensioncenter/ bringt. Hier gibt es Filter für ein bestimmtes Programm-Modul (etwa „Calc-Extensions“) und für bestimmte Office-Versionen. Heruntergeladene Extensions haben die Dateierweiterung OXT, und der Doppelklick darauf ruft wieder den Extension Manager von Libre Office auf den Plan. Sie müssen der Installation nur noch mit „OK“ zustimmen. Erweiterungen werden mit dem nächsten Start von Libre Office aktiviert. Typischerweise erhalten Sie einen neuen Menüpunkt in einem oder in allen Modul(en). Die Extensions sind auf ihrer Beschreibungsseite nicht immer gesprächig. Eventuell müssen Sie das Libre-Office-Menü erst durchforsten, bis Sie fündig werden.
Libre Office: Austausch mit Microsoft Office
Libre Office bietet weitreichende Kompatibilität zu MS Office. Die wesentlichen Formatierungen von Text, Zeichen und Grafikelementen bleiben ohne weiteres Zutun erhalten, wenn ODS- oder ODT-Dateien in Word/Excel, DOC(X)- oder XLS(X)-Dateien in Writer/Calc geöffnet werden. Insbesondere Tabellenfunktionen müssen sehr exotisch ausfallen, wenn Calc die Excel-Tabelle nicht korrekt wiedergibt. Je nach Komplexität gibt es aber Darstellungsfehler oder auch Berechnungsfehler, die dann durch Nacharbeiten im Detail korrigiert werden müssen.
Einige generelle Maßnahmen reduzieren den Korrekturaufwand: Libre Office kommt mit dem älteren DOC/XLS/PPT-Binärformat besser klar als mit dem jüngeren Office Open XML (OOXML) von MS Office ab Version 2007. Daher ist es klug, Austauschdateien in der Microsoft-Suite im älteren „97-2003“-Format zu speichern und in dieser Form an Libre Office weiterzugeben. Um die Kompatibilität zwischen den beiden Office-Suiten zu erhöhen, sorgen Sie ferner dafür, dass in Libre Office unter „Extras -> Optionen“ alle Häkchen unter „Laden/Speichern -> Microsoft Office“ aktiviert sind. Weitere Optionen speziell für den Writer finden Sie unter „Libre-Office Writer -> Kompatibilität“.
Writer: Text ohne Formatierung einfügen
Kopierter Text aus Webseiten, PDF-Dateien oder anderen Libre-Office-Modulen landet standardmäßig mit der ursprünglichen Formatierung im Writer-Dokument. Das Angleichen auf das Format der Writer-Datei kostet meist genauso viel Zeit wie das eigentliche Kopieren.
Eine Erleichterung bedeutet der Dialog „Bearbeiten -> Inhalte einfügen“ mit seiner Option „Unformatierter Text“. Der Dialog ist am bequemsten per Hotkey Strg-Umschalt-V zu erreichen. Vielschreibern und Profis wird aber auch diese Möglichkeit bald zu umständlich, weil sie standardmäßig unformatiert einfügen möchten und die restlichen Formatoptionen gar nicht benötigen.
Der schnörkellose Weg: Legen Sie einen Hotkey an, der ohne Rückfrage den Text der Zwischenablage unformatiert einfügt. Öffnen Sie unter „Extras -> Anpassen“ die Registerkarte „Tastatur“. Klicken Sie unten im Abschnitt „Funktionen“ zunächst auf den Bereich „Bearbeiten“ und dann unter Funktion auf das gewünschte „Unformatierten Text einfügen“. Nun brauchen Sie noch eine Tastenkombination: Klicken Sie in das obere Fenster „Tastenkombinationen“, und drücken Sie dort einfach den Hotkey Ihrer Wahl (Vorschläge: Strg-U, Strg-Umschalt-U, Strg-Umschalt-V). Falls dieser bereits mit einer Funktion belegt ist, entscheiden Sie, ob Sie dafür wirklich einen Hotkey brauchen und diesen tatsächlich nutzen. Wenn nicht, klicken Sie auf „Löschen“. Mit „Ändern“ weisen Sie dem Hotkey die neue Funktion zu, mit „OK“ verlassen Sie den Dialog.
Writer: Tabellen mit und ohne Calc
Libre Office Writer hat eine eigene Tabellenfunktion („Einfügen -> Tabelle“). Diese ist eine Hilfe bei einfachen Auflistungen mit einigen Spalten, weil sie das Hantieren mit Tabulatoren erspart und die Spaltenbreiten ganz einfach mit der Maus zu justieren sind. Für alle komplexeren Tabellen ist es aber besser, erst die Komponente Calc zu verwenden. Nach Fertigstellung der Tabelle in Calc kopieren Sie diese einfach mit Strg-C und fügen Sie im Writer mit Strg-V an passender Stelle ein. Das Tabellenobjekt lässt sich dort skalieren, verschieben und bei Bedarf auch in einzelnen Zellen verändern.
Writer: Dokument- und Formatvorlagen
Writer nutzt bei der Formatierung auf Wunsch Dokumentvorlagen. Anders als bei Word gibt es aber standardmäßig keine allgemeingültige Dokumentvorlage. Sie können jedoch bei Bedarf schnell selbst Vorlagen erzeugen und Ihren Texten ein einheitliches Aussehen verleihen.
Wenn bereits Dokumente existieren, die sich als Vorlagen eignen, ist der Weg besonders einfach: Mit „Datei -> Dokumentvorlage -> Speichern“ lässt sich jedes geöffnete Dokument direkt als Dokumentvorlage ablegen.
Um später eine solche Vorlage zu nutzen, klicken Sie nach „Datei -> Neu“ auf „Vorlagen“. Im dann angezeigten Dialog wählen Sie gewünschte Vorlage aus.
Um eine Vorlage ganz neu einzurichten, erstellen Sie eine neue Datei und richten sie über „Format -> Formatvorlagen“ (F11) individuell ein. Die jetzt angezeigten „Formatvorlagen“ wie etwa „Standard“ oder „Überschrift 1“ lassen sich durch Rechtsklick und „Ändern“ hinsichtlich Schrift, Ausrichtung und Tabulatoren exakt vorgeben. Nach den gewünschten Anpassungen wählen Sie auch hier „Datei -> Dokumentvorlage -> Speichern“.
Writer: Autovervollständigung mit Tab
Der Writer erstellt bei der Arbeit an Dokumenten automatisch eine Wörterliste des Textes ab acht Zeichen Länge – vor allem bei umfangreichen Texten eine unschätzbare Hilfe. Nach Eingabe von mindestens drei Buchstaben erfolgt eine automatische Vervollständigung, wenn sich ein passendes Wort in der Liste befindet. Standardtaste zur Bestätigung der Ergänzung ist die Eingabetaste. Das ist nicht immer optimal, denn diese Belegung kollidiert hin und wieder mit einer Absatzschaltung. Besser geeignet ist die Tab-Taste, wie auch im Terminal üblich. Die Konfiguration der Autovervollständigung mit gewünschter Taste, minimaler Wortlänge und Anzahl der Einträge in der Datenbank finden Sie unter „Extras -> Autokorrektur-Optionen -> Wortergänzung“. Im Auswahlfeld „Annehmen mit“ können Sie die Taste „Tab“ auswählen. Schreibfaule können außerdem die minimale Wortlänge herabsetzen. Für umfangreiche Texte lohnt sich auch das Erweitern der Wortliste über den Standard „1000“ hinaus.
Calc: Zwischensummen mit „Teilergebnis“
In umfangreichen Tabellen sind Zwischensummen eine unentbehrliche Orientierung. Wenn Sie solche Zwischensummen aber einfach an passender Stelle einfügen, wird natürlich die Gesamtsumme falsch, weil diese fälschlich auch die Zwischensumme(n) addiert. Hier hilft die Funktion „Teilergebnis“: Geben Sie zum Testen in Zelle A1 bis A3 drei Zahlen ein, deren Summe Sie in A4 mit
=teilergebnis(9;A1:A3)
berechnen. Das erste Argument („9“) bestimmt die Berechnungsart der Teilergebnisse – hier „9“ für Summe (weitere wichtige Argumente sind Mittelwert „1“, Anzahl „2“, Max „4“, Min „5“, Produkt „6“). Jetzt füllen Sie etwa A5 bis A7 mit weiteren Zahlen und berechnen dann in A8 mit
=teilergebnis(9;A1:A10)
die Gesamtsumme (nicht mit „Summe“!). Sie sehen, dass jetzt die Zwischensumme in A4 nicht in die Gesamtaddition eingeht.
Wichtig ist die Funktion auch bei gefilterten Listen. Calc berücksichtigt nämlich normalerweise bei allen Berechnungen auch die von einem Autofilter oder Spezialfilter ausgeblendeten Zeilen. Für Auswertungen, die sich nur auf die ausgefilterten Zellen auswirken sollen, benötigen Sie eine Formel mit „Teilergebnis“.
Calc: Bedingte Formatierung mit Farbskala
Farbliche Hervorhebungen helfen, um Zahlenwerte in Tabellen zu visualisieren. Das einschlägige Werkzeug finden Sie unter „Format -> Bedingte Formatierung“: Markieren Sie den gewünschten Zellbereich, und gehen Sie in der Menüleiste auf „Formate -> Bedingte Formatierung -> Bedingung“. Als „Bedingung 1“ legen Sie nun einen ersten Wertebereich fest, der farblich hervorgehoben werden soll. So wäre etwa für Zellwerte kleiner oder größer einer bestimmten Zahl eine Farbauszeichnung möglich. Das Aussehen bestimmen Sie über das Drop-down-Menü „Ergebnis“, wobei Sie den Eintrag „Neue Vorlage“ wählen. Mit „Hintergrund“ und „Schrifteffekt“ entscheiden Sie über die Zellformatierung. Weitere Bedingungen legen Sie dann nach Klick auf „Extra“ auf demselben Weg fest.
Für eine korrekte Anzeige entscheidend ist die Widerspruchsfreiheit der Bedingungen. So wird Calc die Zellen nicht richtig formatieren, wenn etwa eine Bedingung auf „kleiner als 1000“ und eine weitere auf „kleiner als 100“ lautet. Für eine differenzierte Farbskala nehmen Sie am besten die Option „zwischen“.
Calc: Werte aus anderen Tabellen/Dateien
Bei umfangreichen Tabellen sorgen mehrere Tabellenblätter für bessere Übersicht. Ein Tabellenblatt ist ja kein geschlossenes System: Berechnungen sind über alle Einzeltabellen hinweg und auch über Dateigrenzen hinweg möglich. Ein Bezug auf eine Zelle eines anderen Arbeitsblattes erfordert folgendes Format (Beispiel):
='Tabelle1'.A1
Dies würde den Wert der anderen Tabelle aus Zelle A1 einfach übernehmen, während das Beispiel
=('Tabelle1'.A1)*365
mit dem gefundenen Wert gleich weiterrechnet.
Bezüge auf andere Calc-Dateien sind ebenfalls möglich. Damit gehen Sie aber besser sparsam um, weil die gegenseitige Abhängigkeit der Dateien den Durchblick erschwert, die Ladezeiten verlängert und sofort zu Fehlern führt, wenn eine Quelldatei fehlt. Das komplette Verweisformat sieht wie folgt aus (Beispiel):
='file:///home/ha/Daten/Quelle.ods'#$Tabelle1.A1
Den absoluten Dateipfad trägt Calc automatisch ein, wenn nur ein Dateiname (des aktuellen Ordners) angegeben wird (das wäre in unserem Beispiel „Quelle.ods“).
Calc: Tabellenschutz aufheben
Calc kann eine Tabelle oder ein ganzes Dokument über das Menü „Extras -> Dokument schützen“ vor der Bearbeitung sperren. Zur Bearbeitung ist es dann nötig, den Schutz über dasselbe Menü nach Eingabe des Passworts wieder aufzuheben. Wenn Sie das Kennwort vergessen haben, ist dieser Schreibschutz aber recht einfach auszuhebeln. Dazu entpacken Sie die ODS-Datei mit einem Packprogramm wie file-roller, der unter Gnome und Unity Standard ist. Wenn Sie dort auf „Öffnen -> Alle Dateien“ gehen und eine ODS-Datei auswählen, offenbart diese ihren Inhalt. Direkt aus dem Packprogramm heraus öffnen Sie dann die Datei „content.xml“ mit dem Texteditor Gedit. Um eine Datei mit geschützten Tabellenblättern zu entsperren, suchen Sie den Eintrag:
table:protected="true"
Falls Sie in diesem Dokument mehrere Tabellenblätter geschützt haben, taucht diese Zeile mehrmals auf. Ist das ganze Dokument geschützt, lautet der Eintrag
table:structure-protected="true"
Ersetzen Sie überall „true“ durch „false“, und speichern Sie die Datei. Danach packen Sie die XML-Datei zurück in das ODS-Dokument. Danach ist die Datei wieder mit Calc zu bearbeiten.
Calc: Tabellenfunktion SVerweis
Häufig wertet man eine bestimmte Spalte etwa nach Maximum oder Minimum aus, will aber nicht den ermittelten Wert selbst ausgeben, sondern den Inhalt einer in derselben Zeile liegenden Zelle. Konkret: Man will etwa den Namen des Mitarbeiters ausgeben, der den höchsten Umsatz erzielt hat.
Wenn die Nachbarspalte, aus der Sie den Inhalt ermitteln wollen, irgendwo rechts von der ausgewerteten Spalte liegt, eignet sich hierfür die Funktion SVerweis. Die Formel
=sverweis(max(a1:a100);a1:b100;2; falsch)
ermittelt den höchsten Wert in der Spalte A. Anschließend übergibt sie aus der zweiten Spalte (Argument „2“) des Bereichs A100:B100, hier also aus Spalte B, den zugehörigen Eintrag. Die Abbildung auf dieser Seite zeigt ein konkretes und einfaches Beispiel. Wie gesagt: SVerweis benötigt eine Spaltenstruktur, wo die Auswertung links, der zugeordnete und auszugebende Wert rechts angeordnet ist. Notfalls ist aber eine zusätzliche Namensliste rechts schnell realisiert. Ähnliche Tabellenfunktionen wie Index sind flexibler, aber komplizierter.
(PC-Welt/ad)