Collaboration
Teamarbeit über die Cloud
Das IT-Beratungshaus just.dot aus Hannover setzt seit Ende 2011 verstärkt auf die Cloud. "Im Prinzip sind wir eine Cloud-Company. Lokal halten wir nur noch die Entwicklungsumgebung für unsere Kernprodukte", erklärt Geschäftsführer Jörg Stumpenhagen. Grund für den Schritt in die Cloud: Da die 20 Mitarbeiter der just.dot GmbH ihre Kunden wie Banken und Versicherungen oft vor Ort zu Governance-Lösungen beraten, müssen sie von jedem Ort aus auf aktuelle Dokumente und Daten zugreifen können. Mit der bestehenden Infrastruktur war das nicht möglich. Daher suchte das Beratungshaus nach einer webbasierten Lösung - und fand Microsoft Office 365.
Schnelle Kommunikation
Foto: just.dot
Zentrale Anwendung bei just.dot ist SharePoint Online. Dort bildet das Beratungshaus sämtliche Geschäftsprozesse ab und ordnet den jeweiligen Prozessen (beispielsweise Pre Sales) eine eigene Dokumentenbibliothek zu, in der Produktbeschreibungen, Vertragsangebote oder Präsentationen abgelegt sind. "Früher waren Dokumente oft mehrfach vorhanden, und keiner wusste, wo die aktuellste Version liegt", sagt Stumpenhagen. "Heute stehen die Dokumente zentral und webbasiert über SharePoint Online zur Verfügung, inklusive Versionierung." Jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen, sei es im Büro, zu Hause oder mobil.
- "Redaktionsbro"
Da wird das "Redaktionsbüro" zum "Redaktionsbro": Die „Central Desktop“-Lösung kommt wie viele andere amerikanische Lösungen im Netz nur schlecht bis überhaupt mit Umlauten in Bezeichnung klar. - Assistenten helfen online
Das Hinzufügen neuer Kollegen zum bestehenden Workspace ist bei Central Desktop schnell erledigt und bietet übersichtliche Möglichkeiten, den Anwender entsprechende Rechte zuzuweisen. - Bildbehandlung
Die Lösung Central Desktop bietet in einem Workspace auch die Möglichkeit, mit Bildern umzugehen: Leider zeigt sich auch hier die Schwäche bei der Arbeit mit Dateinamen, die nicht dem einfachen ASCII-Zeichensatz ohne Umlaute entsprechen. - Online-Hilfe
Online-Hilfe, die das Arbeiten erleichtern kann: Durch interaktive Hilfe ermöglicht es die Software von Projectplace relativ einfach, Projekt anzulegen und zu betreuen. - Farbcodes
Farben helfen bei der Visualisierung: Dadurch werden die unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb eines Projekts deutlicher hervorgehoben – die Teammitglieder erhalten so unter Projectplace schnellen einen entsprechenden Überblick. - Mobil geht's auch
So werden auch die mobilen Mitarbeiter eingebunden: Für den Zugriff auf die Projectplace-Lösung steht auch einen Android-App bereit, die zwar nicht alle Funktionen des Web-Interfaces bieten kann, aber einen grundsätzlichen Überblick gewährt. - Registrierung
Eine Registrierung ist notwendig: Wie bei vielen anderen Collaboration-Lösungen, die einen Server in der Cloud bereitstellen, ist auch beim Einsatz von „amagno“ zunächst eine Registrierung notwendig. - Gruppenarbeit
Ist die erste Gruppe eingerichtet, so können mit Hilfe der "amagno"-Software entsprechende Dokumente relativ leicht und schnell automatisch gesichert werden. - Dokumentenaustausch
Arbeiten mit den "Magneten" und vor allen Dingen mit den Dokumenten: Hier zeigte es sich, dass die "amagno"-Lösung sehr gut mit den unterschiedlichen Dokumententypen umgehen kann. - Teamdrive
Aufgeräumte Oberfläche: Mit der Version 3.1 stellt die Lösung "Teamdrive" eine ganze Reihe von Informationen zur Verfügung, die sich natürlich erst nach und nach füllen – hier ist der Client direkt nach der Installation zu sehen. - Einladung
Einladung für die Verwendung eines Team-Spaces: Direkt aus der Anwendung heraus kann ein Nutzer andere Teammitglieder zur Nutzung seines Teamdrive-Bereiches einladen. - Auch für Android
Zugriff auch vom Android-Tablet (hier unter Android 4.22): Die Teamdrive-App bietet dabei allerdings nicht alle Möglichkeiten, die dem Anwender mit dem Windows-Client zur Verfügung stehen. - SharePoint machts selbst
Das Vorbereitungstool für SharePoint Foundation 2013: Microsoft hilft hier dem Anwender sehr gut dadurch, dass die benötigten Softwareprodukte automatisch nachinstalliert werden – trotzdem stoppt die Installation nur allzu häufig mit kryptischen Fehlermeldungen. - Der fertige SharePoint
Es ist vollbracht: Der SharePoint Foundation Server 2013 wurde auf einem Windows Server 2008 R2 installiert und präsentiert eine Web-Oberfläche für die weitere Konfiguration.
In den virtuellen Teamräumen von SharePoint Online tauschen die Mitarbeiter Informationen zu ihren Projekten aus und stimmen Termine ab; auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist dort möglich. Diese Transparenz vereinfacht die Kommunikation erheblich. Über Lync Online kommunizieren die Mitarbeiter intern via Chat oder Videokonferenzen, um offene Fragen etwa in Projekten zu klären. Dazu Jörg Stumpenhagen: "Heute können wir uns viel effizienter mit Mitarbeitern abstimmen, die viel unterwegs sind. Durch die Präsenzinformationen erkennt man sofort, wer gerade wie verfügbar ist, und kann Fragen stellen. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm."