Wie Sie Business Intelligence strategisch organisieren

Einführung eines BI-Kompetenzzentrums

Unabhängig vom gewählten Szenario lässt sich der Prozess zur Einführung eines BICC in drei Phasen unterteilen.

1. Planung

Die Planung eines BICC sollte generell unter zwei Aspekten erfolgen: der Organisationsplanung und der Projektplanung. Die entscheidenden Aspekte für die Planung und Einführung eines BICC sind wiederum in fünf übergreifende Bereiche unterteilt, nämlich

• Teilhaber,

• Budget und Ressourcen,

• Zeitplan,

• Ergebnisse und

• Kommunikation.

Für jeden dieser Bereiche muss in der Folge eine Teilplanung auf granularer Ebene erstellt werden, und zwar sowohl für die Organisations- als auch die Projektplanung.

Die Organisationsplanung fokussiert sich im ersten Schritt auf die Analyse der aktuellen Situation. Ausgangspunkt ist die Definition der organisatorischen Spezifika und ihrer Defizite. In der Folge ist es wichtig, einen spezifischen Soll-Zustand festzulegen, indem klare Ziele formuliert werden. Dazu sollte mindestens ein Pfad gezeigt werden, auf dem sich das gewünschte Ergebnis erreichen lässt. Abschließend ist es erforderlich, die gezeigten Alternativen mit einem Bewertungsraster zu evaluieren und einen Aktionsplan abzuleiten, und zwar abhängig von der künftigen BICC-Form (Organisation und BICC-Typ).

2. Ableitung eines BICC-Typs und einer geeigneten Organisationsform

Neben den funktionalen Anforderungen, vorgegeben durch die BI-Strategie und BI-Geschäftsprozesse, legt die bereits existierende Organisationsstruktur größtenteils den künftigen Aufbau eines BICC fest. Dementsprechend erfolgt die Entwicklung einer potenziellen Struktur in drei Schritten:

a) Definition von möglichen Organisationsformen eines BICC

b) Bewertung dieser Varianten anhand vordefinierter Kriterien (Nutzenanalyse)

c) Auswahl der Variante mit dem höchsten Ergebnis

Die Nutzenanalyse, die bei der Beurteilung zum Einsatz kommt, wird im Vorfeld in Kooperation mit einem Strategiekomitee erarbeitet. In diesem Rahmen sollten die Ausprägung und Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien festgelegt werden.

3. Einführung eines BICC

Die Einführung eines BICC erfolgt parallel zu seiner Entwicklung. Neue organisatorische Einheiten werden teilweise parallel eingerichtet. Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden Schritt für Schritt übertragen, individuelle Prozesse angepasst. Die Übergangsphase ist beendet, wenn alle alten Aktivitäten entweder abgeschlossen oder migriert sind. Diese Phase ist geprägt von personenbezogener Unsicherheit. Daher spielen hier Change-Management und die interne Unternehmenskommunikation eine entscheidende Rolle.

Ein Scheitern bei der Umsetzung eines BICC ist keine Seltenheit, da die vorhandenen Hürden in bestehenden Strukturen häufig unterschätzt werden. Ein bedeutendes Hindernis liegt meist in historisch gewachsenen und somit festgefahrenen BI-Organisationen, die wegen ihres Erhaltungstrieb wenig Raum für Entwicklung bieten. Weitere Erfolgsfaktoren für die Umsetzung eines BICC sind:

• BI-Sponsorship auf allen Entscheidungsebenen (von CIO bis BI- Endnutzer).

• Berücksichtigung und Einarbeitung unternehmenspolitischer Gegebenheiten in das Design eines BICC (enge Zusammenarbeit zwischen Business & IT/Governance).

• BI-Kommunikation - regelmäßige Abstimmung aller Interessensvertreter (Management, Business & IT/Governance).

• Ausreichend Personal für die Umsetzung eines BICC

Fazit

Die Etablierung eines BI Competency Center ist eine zentrale Entscheidung für ein Unternehmen. Trotzdem löst sie nicht automatisch alle Probleme. Langjährige Erfahrungen zeigen deutlich, dass es dafür keinen generischen Ansatz geben kann. Der beschriebene Best-Practice-Ansatz ist aber ein stetiger Entwicklungsprozess, der leicht an die individuellen Gegebenheiten angepasst werden kann und Leitlinien für die Weiterentwicklung der BI-Organisation vorgibt. (pg)