Was SEPA für die Unternehmen bringt

Gläubiger-Identifikationsnummer

Für beide Verfahren gilt, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen vorab schriftlich über die SEPA-Umstellung unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der jeweiligen Mandatsreferenznummer informieren muss. Bei Abbuchungsaufträgen müssen Unternehmen grundsätzlich ein neues unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat einholen und dem Kreditinstitut vorlegen. Das Gleiche gilt für Einzugsermächtigungen, die nicht in Papierform vorliegen. Bei der Einholung von SEPA-Lastschriftmandaten sind ebenfalls die Gläubiger-Identifikationsnummer sowie die Mandatsreferenz im Formular anzugeben. Weiterführende Informationen sind online unter www.sepadeutschland.de abrufbar.

Die Tücken liegen auch bei der SEPA-Umstellung im Detail. Ein besonderes Augenmerk erfordert der Schriftverkehr mit den Kunden. Unternehmen tun gut daran, die Anschreiben textlich sorgfältig vorzubereiten und frühzeitig auszusenden. Denn es ist nicht damit zu rechnen, dass alle Kunden prompt reagieren. Unternehmen sollten sich darauf einstellen, dass mehrere Wellen erforderlich sind, um die gewünschten Unterlagen einzuholen. Auch wenn viele Programme eine automatische Umstellung auf SEPA-vorsehen, kann es dabei mitunter haken. Kommt es zu einer fehlerhaften Zuweisung drohen Falschzahlungen, denn Kreditinstitute nehmen ihrerseits keinen Namen-Nummern-Vergleich mehr vor. Die Buchhaltung sollte die SEPA-Daten manuell überprüfen, sofern die Kapazitäten dies zulassen. So wird das Risiko von Falschzahlungen deutlich reduziert.

Fester Terminplan für SEPA empfehlenswert

Es ist von Vorteil, dass ein Großteil der Kreditinstitute schon jetzt SEPA-fähig ist. Unternehmen können die bestehenden Zahlverfahren weiter nutzen und parallel die neuen Zahlverfahren testen. So lassen sich Unstimmigkeiten schnell erkennen und ausbügeln, ohne dass es zu weitreichenden Problemen kommt. Ratsam ist ein fester Termin- und Tätigkeitsplan, den ein Projektleiter koordiniert. Wer sich zu viel Zeit lässt, könnte sich sonst im Februar 2014 mächtig ärgern. Es wird keine Übergangsregelung geben und externe Berater sind schon heute ausgebucht. (oe)