Compliance

Vorher oder nachher: Richtige E-Mail-Archivierung

Um rechtlichen Aspekten zu entsprechen, müssen Firmen eingehende E-Mails direkt archivieren. Es empfiehlt sich ein zusätzliches Archiv nach geschäftsrelevanten Kriterien. Effektive Lösungen helfen dabei, die Informationen nur ein Mal zu speichern.

In der Praxis werden aktuell zwei Lösungsansätze diskutiert: Die Archivierung unmittelbar nach dem Eingang der E-Mail beziehungsweise nach der Bearbeitung. Die direkte Archivierung am Server hat den Vorteil, dass sich E-Mails automatisch und unverändert archivieren lassen. Die Empfänger erhalten lediglich eine Kopie der Nachricht und müssen in punkto Archivierung nichts weiter tun.

„Dies verhindert, dass E-Mails vor der Archivierung durch die Anwender manipuliert beziehungsweise absichtlich oder versehentlich gelöscht werden“, sagt Markus Goss, Vice President Marketing bei Group Technologies. „Bei der Server-seitigen Archivierung bietet es sich gleichzeitig an, weitere Bearbeitungsschritte am Server durchzuführen, etwa eine vorgeschaltete Spam- und Virenprüfung oder die Klassifizierung von E-Mails.“ Ähnliche Schritte wären auf Client-Seite besonders aufwendig und daher teuer.