Tipps für den Einstieg ins Social Enterprise

Kompatibilität zu Office

Apropos Kompatibilität und WebDAV: Office-Programme sind nach wie vor der Standard in Unternehmen. Entsprechend problemfrei muss es sein, Social Enterprise und Office zu verknüpfen.

So sollten Dateien aus dem Intranet direkt in Office geöffnet und aus dem Office im Intranet gespeichert werden können. Erfolgt die Integration per Plug-in, sehen Anwender in dem jeweiligen Office-Programm direkt die zusätzlichen Funktionen der Plattform und können damit unter anderem auch Inhalte und Anhänge aus E-Mails direkt innerhalb des Intranets speichern und freigeben. Die parallele Bearbeitungsmöglichkeit ist hier dann wieder gegeben - inklusive der Versionierung.

Wer sich ein wenig im Markt umschaut, der findet Anbieter, die diese Office-Integration in ihr Angebot aufgenommen haben. Einige erlauben es dabei übrigens auch, die Social-Enterprise-Lösung als Laufwerk im System abzulegen, und rücken damit noch ein Stück näher an die nahtlose Zusammenarbeit heran.

Uneingeschränkte Mobilität

Es sind nicht mehr nur die verteilten Standorte, die die Smartphones und Tablet-PCs in Unternehmen unabdingbar machen. Das schnelle "Mails-Checken" unterwegs, die Arbeit an einem Projekt trotz eines Auslandsaufenthalts, der Anruf bei einem Kollegen wegen einer wichtige Terminsache: Dies alles sollte Social Enterprise erlauben, und zwar völlig unabhängig vom Standort eines jeden Teammitglieds.

Hierfür bieten die meisten Anbieter die Möglichkeit, entweder eine spezielle App auf mobilen Endgeräten zu installieren oder, noch besser, den Zugriff einfach über den mobilen Browser vorzunehmen. Das bedeutet: uneingeschränkter Zugriff von jedem Gerät, egal welchen Betriebssystems, für den Bildschirm oder die Nutzeroberfläche optimierte Darstellung (Responsive Design), keine zusätzliche Installation - und dennoch immer in der Lage, Kollegen zu kontaktieren und live beim Geschehen im Unternehmen eingebunden zu sein.

Cloud oder nicht Cloud

Die mit Cloud-Lösungen verbundenen Gefahren sind heute lange nicht mehr so groß wie sie am Anfang schienen. So bieten zahlreiche Anbieter Verträge zur Datenverarbeitung, die sicherstellen sollen, dass vertrauliche und persönliche Daten nicht in falsche Hände gelangen. Wird die Lösung zudem in deutschen Rechenzentren gehostet, ist außerdem gewährleistet, dass kein "Patriot Act" zur Datenherausgabe nötigen kann. Verschlüsselungen verschiedener Art bei der Datenübertragung sowie beim Anmeldevorgang sollen außerdem den Schutz vor möglichen Angreifern oder Hackern erhöhen.

Dennoch bevorzugen einige Unternehmen die On-Premise-Installation auf dem eigenen Server. Dies ist insbesondere in den Fällen ratsam, in denen eine eigene IT-Abteilung vorhanden ist, die zudem genügend Kapazität für die laufende Projektbetreuung bereitstellen kann. Auch bei komplexeren Anbindungen an Bestandssysteme ist On-Premise die geeignetere Variante. In Fällen ohne gesonderte IT und somit oftmals bei kleineren Unternehmen ist eine Cloud-Lösung auf jeden Fall zu prüfen, denn eine schlecht gewartete On-Premise-Installation ist oftmals unsicherer als eine in der Cloud betriebene Lösung. Hinzu kommen gesparte Kosten für die laufenden Updates des Systems und somit der schnelle Zugriff auf die neuesten Funktionen der entsprechenden Software.