01Textbaustein erstellen
Textbausteine - Microsoft nennt sie Schnellbausteine - lassen sich im Fenster für neue Nachrichten anlegen. Um diesen Dialog zu öffnen, klicken Sie im Menüband von Outlook unter dem Start-Tab auf Neue E-Mail. Alternativ steht die Tastenkombination Strg + N zur Verfügung.
- Microsoft Outlook für Windows
Um Textbausteine anzulegen, klicken Sie im Outlook-Menüband zuerst auf „Neue E-Mail“. - Microsoft Outlook für Windows
Anschließend öffnet sich der Dialog für neue Nachrichten. Tippen Sie dort einen Text ein, den Sie als Baustein festlegen wollen, und markieren ihn. - Microsoft Outlook für Windows
Nun wechseln Sie zur Registerkarte „Einfügen“. - Microsoft Outlook für Windows
Klicken Sie danach in der Gruppe „Text“ auf den Eintrag „Schnellbausteine“. - Microsoft Outlook für Windows
Aus dem Pulldown-Menü wählen Sie die Option „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“. - Microsoft Outlook für Windows
In der neuen Dialogbox sollten Sie auf jeden Fall einen prägnanten, aber nicht zu langen Namen und eine kurze Beschreibung eintragen. Dann speichern Sie Ihre Einstellungen per „OK“. - Microsoft Outlook für Windows
Wenn Sie Ihren erstellen Textbaustein in eine Mail einfügen wollen, wechseln Sie zunächst zum Einfügen-Tab. - Microsoft Outlook für Windows
Dann klicken Sie auf „Schnellbausteine“ und können per Klick auf die angebotenen Einträge einen Textbaustein auswählen. - Microsoft Outlook für Windows
Es gibt aber auch eine Abkürzung. Tippen Sie dazu den beim Erstellen des Schnellbausteins vergebenen Namen an der gewünschten Position in der Mail ein. - Microsoft Outlook für Windows
Nachdem Sie die Taste F3 gedrückt haben, erscheint statt des Namens nun der entsprechende Inhalt.
Dann tippen Sie einen Text ein, den Sie als Baustein festlegen wollen. Das kann zum Beispiel eine Schlussformel sein wie Mit freundlichen Grüßen, gefolgt von Ihrem Namen. Diese Passage markieren Sie nun. Als Nächstes wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken in der Gruppe Text auf Schnellbausteine.
02Im Schnellbaustein-Katalog speichern
Aus dem kleinen Pulldown-Menü wählen Sie die Option Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Outlook öffnet daraufhin einen neuen Dialog. Dort können Sie noch weitere Angaben machen, etwa den Namen, über den Sie Ihren Textbaustein künftig wiederfinden oder aufrufen. Auch eine kurze, prägnante Beschreibung ist sinnvoll. Zum Schluss speichern Sie Ihre Einstellungen per Klick auf den OK-Button.
03Schnellbausteine nutzen
Wenn Sie Ihren Textbaustein künftig in eine E-Mail übernehmen wollen, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können wieder über den Einfügen-Tab gehen und dann auf Schnellbausteine klicken. Anschließend werden Ihnen die erstellen Textbausteine angezeigt, und Sie können einen davon auswählen.
Da diese Vorgehensweise relativ viel Klickarbeit bedeutet, ist es in der Regel praktischer, wenn Sie stattdessen den zuvor vergebenen Namen des Schnellbausteins eintippen. Dann drücken Sie die Taste F3, und schon erscheint an der Position der Inhalt des Bausteins. Auf diese Weise wird beispielsweise aus dem Kürzel MfG per Tastendruck die Grußformel Mit freundlichen Grüßen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Outlook 365 (Version 2105) für Windows. In anderen Versionen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)