01Manuellen Vergleich nutzen
Zum einen lassen sich die Tabellen so darstellen, dass Sie die Werte einzeln durchgehen können. Dieser manuelle Vergleich eignet sich naturgemäß eher für weniger umfangreiche Datenbestände. Wenn Sie hierfür zwei separate Dateien verwenden, öffnen Sie zunächst beide in Excel.
- Microsoft Excel für Windows
Wollen Sie zwei Excel-Dateien vergleichen, öffnen Sie beide. Dann wechseln Sie im ersten Dokument zum Tab „Ansicht“. - Microsoft Excel für Windows
Klicken Sie nun in der Gruppe „Fenster“ auf „Nebeneinander anzeigen“. - Microsoft Excel für Windows
Anschließend werden die beiden Dokumente horizontal angeordnet und scrollen synchron. - Microsoft Excel für Windows
Oft eignet sich eine andere Darstellung besser. Dazu klicken Sie unter Ansicht“ auf „Alle anordnen“. - Microsoft Excel für Windows
Aktivieren Sie im folgenden Dialogbox den Radio Button „Vertikal“ und bestätigen per „OK“. - Microsoft Excel für Windows
Wie gewünscht sind die zwei Dokumente jetzt nebeneinander angeordnet. - Microsoft Excel für Windows
Um Tabellenblätter innerhalb eines Dokuments zu vergleichen, klicken Sie unter „Ansicht“ auf „Neues Fenster“. - Microsoft Excel für Windows
Anschließend klicken Sie wieder auf „Nebeneinander anzeigen“ und wählen bei Bedarf noch die vertikale Anordnung aus. - Microsoft Excel für Windows
Excel hat nun zwei Instanzen desselben Dokuments öffnet, und Sie können die einzelnen Tabellenblätter manuell miteinander vergleichen. - Microsoft Excel für Windows
Die zweite Methode eignet sich, wenn Sie mit vielen Daten arbeiten, aber nur im selben Dokument. Markieren Sie als Erstes die Tabelle mit den zu vergleichenden Werten. - Microsoft Excel für Windows
Danach klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“. - Microsoft Excel für Windows
Wählen Sie im aufklappenden Menü den Befehl „Neue Regel“. - Microsoft Excel für Windows
Anschließend selektieren Sie als Regeltyp die Option „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ und geben die Formel für einen direkten Zellvergleich ein. - Microsoft Excel für Windows
Klicken Sie dann auf den Formatieren-Button. - Microsoft Excel für Windows
Im neuen Fenster können Sie unter „Ausfüllen“ eine Hintergrundfarbe festlegen und per OK-Button übernehmen. - Microsoft Excel für Windows
Schließen Sie danach das noch geöffnete Fenster „Neue Formatierungsregel“. - Microsoft Excel für Windows
Im Anschluss zeigt Excel die unterschiedlichen Werte farblich hervorgehoben an.
Wechseln Sie nun zu dem Dokument, das Sie vergleichen wollen. Dann klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht und in der Gruppe Fenster auf Nebeneinander anzeigen. Anschließend werden die beiden Dokumente entsprechend angeordnet und scrollen synchron. Das bedeutet, wenn Sie in einer Tabelle blättern, überträgt sich dies direkt auf die andere.
Problematisch hierbei ist, dass die Tabellen horizontal angeordnet sind. Meistens eignet sich aber die vertikale Darstellung besser. Das können Sie umstellen, indem Sie erneut zum Ansicht-Tab wechseln und auf Alle anordnen klicken. Aktivieren Sie in der kleinen Dialogbox, die sich öffnet, den Radio Button Vertikal und klicken auf die OK-Schaltfläche - fertig.
Dieses Verfahren können Sie auch auf den Fall übertragen, dass Sie zwei unterschiedliche Tabellenblätter in nur einem Dokument vergleichen wollen. Da Sie aber nicht dasselbe Datei mehrmals öffnen können, müssen Sie wieder zur Registerkarte Ansicht gehen. Dort klicken Sie in der Gruppe Fenster auf Neues Fenster, sodass Excel zwei Instanzen desselben Dokuments öffnet. Anschließend geht es weiter wie im ersten Fall, indem Sie im Ribbon auf Nebeneinander anzeigen klicken und gegebenenfalls die vertikale Anordnung aktivieren.
02Bedingte Formatierung nutzen
Zum anderen gibt es die Möglichkeit, Tabellen mithilfe der bedingten Formatierung zu vergleichen. Auf diese Weise können Sie Excel zum Beispiel anweisen, Unterschiede farblich hervorzuheben. Allerdings funktioniert diese Methode lediglich im selben Dokument. Das heißt, Sie müssen eventuell erst den gewünschten Inhalt in ein separates Tabellenblatt kopieren.
Markieren Sie nun im ersten Tabellenblatt die Werte, die Sie vergleichen möchten. Dann klicken Sie auf dem Start-Tab in der Gruppe Formatvorlagen auf Bedingte Formatierung und wählen aus dem Menü Neue Regel. Selektieren Sie im neuen Fenster als Regeltyp die Option Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
Jetzt führen Sie im Feld Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist einen direkten Zellvergleich durch. In unserem Beispiel beginnt die Tabelle in der Zelle A1 und das Tabellenblatt für den Vergleich nennt sich Mai_Neu. Somit lautet die Formel:
=A1<>Mai_Neu!A1
Danach klicken Sie auf den Formatieren-Button, der Sie zu einem weiteren Dialog führt. Dort können Sie unter Ausfüllen eine Hintergrundfarbe festlegen und mit OK übernehmen. Den noch geöffneten Dialog Neue Formatierungsregel schließen Sie nun ebenfalls per OK-Button.
Anschließend lassen sich die Unterschiede anhand der farblichen Markierung sehr leicht erkennen. Das zweite Tabellenblatt können Sie wie weiter oben beschrieben direkt daneben oder darunter anzeigen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Excel für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)