T-Systems und EMC archivieren E-Mails vom Mittelstand

Die integrierte Hard- und Software-Lösung ILS-Box soll sich vor allem für mittelständische Unternehmen eignen, die etwa 100 bis 500 E-Mail-Konten betreiben. Die Speicherkapazität des Archivs beträgt maximal drei TByte, was etwa 600 Millionen E-Mails ohne Anhänge entspricht.

Hintergrund der Lösung ist, dass Unternehmen auch ihre elektronischen Geschäftsinformationen und Daten künftig archivieren müssen. Dies schreiben die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vor. Danach dürfen die Finanzämter auch digital archivierte Daten zur Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung einsehen.

Weiterhin enthält das ab 1. Januar 2007 in Kraft tretende Basel II Richtlinien zur Unternehmensbewertung über das Vorhalten solcher Daten. Darüber hinaus tauschen Firmen immer mehr rechts-, steuer- und vertragsrelevante Daten heute nicht mehr schriftlich, sondern per E-Mail aus.

EMC und T-Systems betonen indes, dass das Speichern der E-Mails nicht nur ein Kostenfaktor ist, sondern dass sich mit der ILS-Box sogar für Hard- und Software Einsparpotenziale von 50 bis 80 Prozent durch das Entlasten der Mail-Server ergeben. Weil die ILS-Box die Daten klassifiziert und indiziert speichert, seien auch Administration und Recherche weniger aufwendig. Die Kostenersparnisse können in diesem Bereich bis zu 90 Prozent betragen.

Praktisch funktioniert die ILS-Box so, dass sie automatisch eine Kopie jeder E-Mail und ihrer Anhänge speichert. Auf dem Mail-Server ersetzen Links zur Box die E-Mails. Die Box klassifiziert und archiviert die Nachrichten nach Vorgaben des Unternehmens. Dieses kann festgelegen, dass die Lösung die archivierten Nachrichten nach Ablauf von zehn Jahren zum Löschen freigibt oder dauerhaft archiviert. Zu diesem Zweck bietet die Box mehrere Archivstufen bis hin zu einer nicht veränderbaren und dadurch revisionssicheren Langzeitsicherung. (speicherguide.de/cvi)

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