Studie: Akzeptanz elektronischer Dokumente wächst

Konvertierung von Papierdokumenten

66 Prozent der befragten deutschen Unternehmen wandeln Papierdokumente in ein elektronisches Format um, um die diesbezüglichen Prozesse zu beschleunigen. Dabei ist Scanning mit 70 Prozent die bei weitem meistgenutzte Möglichkeit. Weitere Optionen wie das Versehen der Dokumente mit Strichcodes sind den Befragten durchaus bekannt (78 Prozent) und werden ebenfalls eingesetzt, um die Prozessgeschwindigkeit zu steigern. Neue Methoden wie beispielsweise Data Glyphs sind jedoch nahezu unbekannt. Der Prozess von Vereinfachung und Beschleunigung ist allerdings noch nicht abgeschlossen: 71 Prozent meinen, dass die Dokumentenprozesse ihrer Organisation dringend vereinfacht werden müssen.

Ein Drittel der befragten Unternehmen konvertiert keine Papierdokumente. Hier besteht Nachholbedarf: Die überwiegende Mehrheit (97 Prozent) sieht in einem effizienten, ausgewogenen Dokumentenmanagement einen signifikanten Wettbewerbsvorteil, da die beschleunigten Prozesse gerade in Sachen Kundenkorrespondenz deutliche Zeitvorteile bringen. Zeit ist hier gleichzusetzen mit Kundenzufriedenheit und Kosteneinsparungen: 64 Prozent der Befragten sehen einen direkten Zusammenhang zwischen der benötigten Prozesszeit und der Zufriedenheit des Kunden. Allerdings können 72 Prozent nicht abschätzen, wie groß das durch schnellere Prozesse realisierbare Sparpotenzial wäre. Analog dazu sind die Kosten für Dokumentenprozesse noch weit gehend unbekannt: 92 Prozent der Befragten können nicht einschätzen, wie viel ihr Unternehmen beispielsweise für Kundenkommunikation und -prozesse ausgibt. Dies bestätigt die Ergebnisse der IDC-Studie von 2003 - dort waren 90 Prozent der befragten Manager nicht in der Lage, die Kosten für ihr Dokumentenmanagement abzuschätzen.