Studie: Akzeptanz elektronischer Dokumente wächst

Während in vielen deutschen Unternehmen der Großteil von externen Prozessen unverändert papierbasiert abläuft, haben sich elektronische Dokumente intern mittlerweile fest etabliert.

Das zeigt eine von Xerox in Auftrag gegebene Studie zum Thema Dokumentenmanagement in der Kundenkommunikation. Im Zuge der Untersuchung wurden in Deutschland, Frankreich und Großbritannien jeweils 120 große Unternehmen aus den Branchen Versorgung, öffentliche Hand, Handel und Finanzwesen befragt, die alle 1000 Mitarbeiter oder mehr beschäftigen. 87 Prozent der befragten deutschen Unternehmen archivieren demnach noch Papierdokumente. Interne Unterlagen wie Verwaltungsdokumente, Statistiken, Analysen und Geschäftsberichte dagegen werden nur noch vereinzelt in Papierform vorgehalten.

Im Vergleich zu früheren Studien (IDC, 2003: Dokumente - Das Lebenselixier Ihres Unternehmens?) habe sich gezeigt, dass die Definition von Dokumenten sich merklich verbreitert hat. Inzwischen sieht der Großteil der Befragten neben Papier auch elektronische Dateien, E-Mails und Faxe als Dokumente an. Auffällig ist, dass sich der Anteil derjenigen, die auch Multimedia-Dateien einbeziehen, in den vergangenen zwei Jahren mit 77 Prozent fast verdoppelt hat. Lediglich verhältnismäßig neue Kommunikationsformen wie per SMS verschickte Bilder sind mit 19 Prozent noch nicht als Dokumente akzeptiert. Die insgesamt größere Akzeptanz elektronischen Medien gegenüber lässt auf einen Sinneswandel in den Unternehmen schließen - hierin liegt die Chance zu einer weiteren Integration der Welten von Papier und elektronischen Medien. Damit verbunden sind häufig Einsparungen und Effizienzgewinne.