Spezifikationen nutzen

Wenn Sie regelmäßig externe Daten in eine Access-Datenbank importieren, empfiehlt es sich, eine passende Spezifikation zu nutzen. Von Spezifikationen haben Sie noch nie gehört? Kein Wunder, bemüht sich Access doch nach Kräften, sie gut vor Ihnen zu verstecken.

Es beginnt typischerweise damit, dass Sie eine Textdatei importieren wollen. Nach Angabe des Dateityps und -namens startet der Textimport- Assistent. Diesem können Sie nun in allen Details erklären, welche Trennzeichen in der Datei enthalten sind, welche Datentypen in welchem Feld stehen und so weiter. Oder Sie haben alle diese Informationen in einer Spezifikation gespeichert, anstatt sie jedes Mal neu eintippen zu müssen.

Gut versteckt

Unverständlicherweise führt der Weg zu dieser Erleichterung über die Schaltfläche mit der völlig belanglosen Beschriftung Weitere. Sie ist sowieso nur für Textdatei-Importe sichtbar, beim Import einer Excel-Datei beispielsweise kennt ja jede Zelle selber ein Format.

Auch beim Export einer Tabelle oder Abfrage in das Textformat haben Sie Zugriff auf den Assistenten mit dieser Schaltfläche nur, wenn die unformatierte Ausgabe gewählt wird.

Spezifikation erstellen

Da eine Spezifikation nur Sinn macht, wenn gleich formatierte Dateien regelmäßig importiert werden, lässt sie sich am einfachsten anhand eines Beispielimports erstellen.

Nach der Auswahl der Textdatei via Datei Externe Daten Importieren geben Sie in allen Schritten des Assistenten die Einstellungen zu Trennzeichen, Datentyp, Spaltenauswahl und Ähnlichem an. Erst im letzten Schritt klicken Sie nicht auf Fertigstellen, sondern auf Weitere und sehen einen Dialog wie in Bild 1. Er enthält jetzt alle eben getroffenen Einstellungen, für die Feldinformationen sogar übersichtlicher als im Assistenten. Hier sind noch weitere Änderungen möglich.

Bild 1: Dialog für Import-Spezifikationen.
Bild 1: Dialog für Import-Spezifikationen.

Vor allem lassen sich, etwa für Datum und Spracheinstellungen, Einstellungen vornehmen, die im eigentlichen Assistenten fehlen. Mit Speichern werden Sie nach einem Namen für diese Spezifikation gefragt. Die Liste aller vorhandenen Spezifikationen findet sich nach Klick auf Spezifikationen.