Tabellenkalkulation: So nutzen Sie die Excel-Funktionen SUMMEWENN und SUMMEWENNS

01SUMMEWENN-Funktion sinnvoll nutzen

Mit der Excel-Funktion SUMMEWENN können Sie aus einer Liste von Daten, Werte in Abhängigkeit von einer ganz bestimmten Voraussetzung summieren. Die Funktion beantwortet Fragen wie beispielsweise "Wie viele Stunden war der Mitarbeiter Herr Müller für Arbeiten in Projekten tätig?", "Wie hoch war der Umsatz in den USA?" oder "Wie viele Kosten haben externe Berater verursacht?" Die Funktion SUMMEWENN addiert Zahlen, die mit einem bestimmten - vom Anwender wählbaren - Kriterium übereinstimmen.

Um in der Tabellenkalkulation Microsoft Excel die Funktion SUMMEWENN einsetzen zu können, muss zwingend eine Datenliste vorliegen. Für Sie bedeutet das: In einem ersten Schritt müssen Sie eine entsprechende Datenliste zur Verfügung stellen, die die Addition nach einem Kriterium ermöglicht. Zu Demonstrationszecken haben wir ein kleines Beispiel für Sie vorbereitet.

02SUMMEWENN-Funktion anwenden

Für die Beispieldaten soll ermittelt werden, wie viele Stunden Mitarbeiter Schröder in Projekten tätig war. Erfassen Sie zunächst den Namen Schröder in einer beliebigen Zelle Ihrer Excel-Tabelle, zum Beispiel unterhalb der Datenliste. Für unser Beispiel haben wir die Zelle B20 ausgewählt. Setzen Sie die Eingabemarkierung in die Zelle, in der Sie das Ergebnis zeigen möchten, zum Beispiel D20.

Um die Funktion SUMMEWENN aufzurufen, wechseln Sie in das Register Formeln. Dort klicken Sie in der Gruppe Funktionsbibliothek auf die Schaltfläche Mathematik und Trigonometrie. In der folgenden Liste scrollen Sie nach unten, bis Sie die Funktion SUMMEWENN sehen. Klicken Sie auf SUMMEWENN.

03Funktionsargumente definieren

Sie gelangen in das Fenster Funktionsargumente von SUMMEWENN. Die Funktion SUMMEWENN() arbeitet mit der Syntax =SUMMEWENN(Bereich;Suchkriterien;Summe_Bereich). Das Argument Bereich entspricht dem Bereich, in dem Sie nach dem gewünschten Kriterium suchen. Für das Beispiel ist das die Spalte mit den Mitarbeiternamen. Tragen Sie entsprechend für das vorliegende Beispiel den Zellbereich B4:B18 ein. Um die Formel kopierfähig zu machen, setzten Sie die Zellangaben mit Hilfe des Dollarzeichens absolut ($B$4:$B$18). Recht einfach funktioniert dass, wenn Sie die Zelle im Eingabefeld markieren und die Funktionstaste F4 drücken. Suchkriterien entspricht dem Namen des Mitarbeiters, dessen Stunden addiert werden sollen. Die entsprechende Angabe finden Sie in unserem Beispiel in Zelle B20.

Selbstverständlich können Sie das gewünschte Kriterium, in diesem Falle den Namen, auch direkt im Funktionsassistenten erfassen. Der Bezug auf eine Zelle hat jedoch den Vorteil, dass Sie die Formel später auf einfache Art und Weise kopieren können. Summe_Bereich entspricht der Spalte mit den Werten, die addiert werden sollen. Für unser Beispiel ist das der Zellbereich, D4:D18, den Sie ebenfalls absolut setzen sollten ($D$4:$D$18).

04Übereinstimmungen für die Suche festlegen

Bestätigen Sie die Angaben durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Excel durchsucht die Spalte B, nach dem Namen Schröder. Werden Übereinstimmungen gefunden, addiert Excel den zugehörigen Wert aus Spalte D. Die vollständige Formel in der Ergebniszelle lautet =SUMMEWENN($B$4:$B$18;B20;$D$4:$D$18).

Hinweis: Wichtig ist, dass die Suchkriterien, im aktuellen Beispiel die Namen, sowohl in der Datenliste, als auch bei der Angabe des Suchkriteriums korrekt geschrieben werden. Schon ein kleiner Tippfehler verhindert, dass das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel ein korrektes Ergebnis liefert.

05Mit absoluten Zellbezügen arbeiten

Wenn Sie mit absoluten Zellbezügen arbeiten, können Sie die Formel in Excel problemlos kopieren. Wenn Sie beispielsweise unter den Namen Schröder, weitere Mitarbeiternamen schreiben, addiert SUMMEWENN entsprechend die Ist-Zeiten dieser Mitarbeiter.

Setzen Sie die Eingabemarkierung in die Zelle, die Sie kopieren möchten, hier D20. Fahren Sie mit der Maus auf die untere rechte Ecke der Zelle, bis ein kleines Pluszeichen erscheint und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Formel in die nachfolgenden Zeilen.

06SUMMEWENNS-Funktion anwenden

Seit der Version Excel 2007 steht in der Tabellenkalkulation die Funktion SUMMEWENNS zur Verfügung. Die Funktion bietet Ihnen ganz neue Möglichkeiten der Auswertung, da sie nicht, wie bei SUMMEWENNS, auf ein einzelnes Kriterium beschränkt ist. Vielmehrt stellt SUMMEWENNS mit 127 möglichen Kriterien einen kaum überschaubaren Fundus an Kombinationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Die Funktion arbeitet mit der Syntax SUMMEWENNS(Summe_Bereich; Kriterien_Bereich1; Kriterien1; [Kriterien_Bereich2; Kriterien2]; ...). Um die Funktion SUMMEWENNS zu nutzen, setzen Sie die Eingabemarkierung in die Ergebniszelle. Aktivieren Sie, falls notwendig erneut das Register Formeln. Klicken Sie nacheinander in der Gruppe Funktionsbibliothek auf die Schaltfläche Mathematik und Trigonometrie und in der folgenden Liste auf SUMMEWENNS. Das Fenster Funktionsargumente erscheint. Es verfügt in der Ausgangsposition lediglich über zwei Eingabefelder, nämlich Summe_Bereich und Kriterien_Bereich1.

07SUMMEWENNS-Felder definieren

Für den Einsatz von SUMMEWENNS sollen alle geplanten Stunden von Mitarbeiter Rot für das Projekt "Zeiterfassung" addiert werden. Sie können die Suchkriterien zuvor in der Tabelle erfassen oder alternativ in das Fenster Funktionsargumente eintragen. Diesmal sollen die Kriterien direkt im Dialog erfasst werden. Geben Sie zunächst das Argument Summe_Bereich an. Für das Beispiel ist das der Zellbereich C4:C18 mit den Soll-Zeiten. Wenn Sie die Formel kopieren möchten, sollten Sie die Zellangaben absolut setzen. Andernfalls ist das nicht notwendig.

Klicken Sie in das Feld neben Kriterien_Bereich1. Das Fenster wird automatisch erweitert. Excel stellt umgehend das Feld Kriterien1 zu Verfügung. Unter Kriterien_Bereich1 erfassen Sie den Bereich in dem sich die Projektbezeichnungen befinden (hier A4:A18), unter Kriterien1 den Namen des gewünschten Projekts (hier Zeiterfassung). Fehlt noch die Angabe des gewünschten Namens. Klicken Sie in das Feld Kriterien_Bereich2 und erfassen Sie dort den Bereich (hier B4:B18). Unter Kriterien2 geben Sie den Namen Rot ein.

08Ergebnis ausgeben

Bei Bedarf können Sie nach dem vorgestellten Prinzip weitere Kriterien hinzufügen. Für das vorliegende Beispiel ist das nicht notwendig. Verlassen Sie das Fenster durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Excel präsentiert Ihnen das Ergebnis.

Abschließend noch ein Tipp: Excel stellt die Funktionen ZÄHLENWENN und ZÄHLENWENNS zur Verfügung. Diese Funktionen setzen Sie ein, wenn Sie zum Beispiel zählen wollen, wie häufig der Name Rot in der vorliegenden Datenliste vorkommt. Die Funktionen finden Sie, indem Sie in der Gruppe Funktionsbibliothek nacheinander auf Mehr Funktionen/Statistik klicken. (hal)