So kommen Sie weg vom Papier

Notwendige Systeme und Verfahren implementieren

Unternehmen können verschiedene Wege einschlagen, um derartige Systeme zu implementieren. Welcher davon im Einzelfall gewählt werden sollte, hängt jedoch von verschiedenen Einflussgrößen ab, etwa der Unternehmensgröße oder der Komplexität der Prozesse.

Trotzdem gibt es drei Schritte, die jede Organisation gehen sollte:

1. Analyse, Projektdefinition und Soll-Prozesse

Vor der eigentlichen Entscheidung für ein bestimmtes System oder eine bestimmte Vorgehensweise bei der Implementierung sollte immer die Analyse stehen: Welche Grenzen haben die derzeit eingesetzten Technologien? Und welche Ziele soll das Projekt erreichen? Viele Digitalisierungsprojekte scheitern an mangelhaften Rahmenbedingungen, sprich an schlechten Zielvorgaben, entsprechend ungenügender Planung, oder an zu geringen Budgets.

Sind Projektziele und -umfang geklärt, empfiehlt es sich zudem, die Soll-Prozesse zu spezifizieren: Wie sollen die künftigen Workflows aussehen? Business-Process-Management (BPM)-Werkzeuge können den entsprechenden Planungsprozess unterstützen: Sie listen üblicherweise alle Interaktionen innerhalb eines Prozesslebenszyklus auf und erzeugen Workflow- und User-Guides automatisch. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern vermeidet auch Inkonsistenzen und Fehler, die im weiteren Projektverlauf Probleme verursachen könnten.

2. Implementierung vorbereiten

Für die Realisierung von "Papierlos-Strategien" stehen heute hocheffiziente Werkzeuge zur Verfügung. Anwendungen für die automatische Erkennung, Klassifizierung, Indizierung, Benennung und Weiterleitung von Dokumenten erleichtern beispielsweise die Digitalisierung schriftlicher Unterlagen und damit verbundener Prozesse. Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Anwendungen verringern Aufwand und Kosten für die Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung digitalisierter Unterlagen.

Auch größeren Unternehmen, deren digitale Dokumentenverwaltungsprozesse in umfassendere Workflows integriert werden müssen, bietet der Markt viele maßgeschneiderte Lösungen. Diese lassen sich in der Regel so an die bestehende IT-Landschaft der Organisation anpassen, dass keine Medienbrüche oder "Reibungsverluste" zwischen den Systemen und Abläufen entstehen.

3. Deployment

Sobald der Roll-out vorbereitet ist, kann die für das Digitalisierungsprojekt benötigte Hard- und Software bereitgestellt werden.

In der Regel benötigen Unternehmen verschiedene Systeme. Üblich sind beispielsweise hochleistungsfähige Drucker oder Multifunktionsgeräte sowie entsprechende Software für Arbeitsbereiche mit hohem Schriftverkehrsaufkommen: etwa Post- und Rechnungseingang oder Personalabteilung sowie Abteilungsgeräte im Büro- oder Back-Office-Bereich. Unternehmen, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind, sollten zudem Systeme für die mobile Erfassung oder das Drucken von Unterlagen mit einplanen - Stichworte Mobile Capture und Mobile Printing.

Fazit: mit digitalem Content Management gegen die Datenflut

An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Die täglich wachsenden Daten- und Informationsmengen sind allein mit papiergebundenen Verarbeitungsprozessen kaum zu bewältigen. Das gelingt nur mit digitalem Content Management.

Der Umstieg von Papier auf digitale Unterlagen kann ein guter erster Schritt in Richtung digitale Geschäftsprozesse und Modelle sein. Unternehmen, die papierintensive Prozesse durch den gezielten Einsatz von Capture-, Process- und Enterprise-Content Management-Lösungen ersetzen, sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern gewinnen auch an Flexibilität. Diese lässt sich wiederum für die Weiterentwicklung anderer Geschäftsprozesse nutzen. (bw)