Die fünf wichtigsten Punkte

SEPA - Warum Unternehmen nicht länger warten sollten

Die Unternehmen im europäischen Raum haben bis zum 1. Februar 2014 Zeit, ihre Zahlungssysteme an die neuen Bestimmungen zu Lastschriften und Überweisungen der europäischen Norm SEPA anzupassen. Nach diesem Zeitpunkt verschwindet das aktuelle nationale Format endgültig.

Betroffen sind Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen multinationale Unternehmen und in geringerem Maß auch Privatpersonen. Denn SEPA betrifft alle Unternehmen, die Lieferanten und/oder Mitarbeiter per Überweisung bezahlen und Zahlungen ihrer Kunden im Lastschriftverfahren einziehen. Ab 1. Februar 2014 werden alle Zahlungen, ob Inlandsüberweisungen oder Lastschriften in der Euro-Zone, zu 100 Prozent per SEPA erfolgen. Die folgenden fünf Hinweise sollen Unternehmen helfen, diesen Übergang gelassen und unter optimalen Bedingungen zu bewältigen.

Alle Funktionen des Unternehmens beteiligen

"Die Finanzbuchhaltung ist für das Unternehmen zentral, da sie sämtliche getroffenen finanziellen Entscheidungen integriert und behandelt. Doch würde man das Projekt SEPA nur teilweise erfassen, würde man es ausschließlich unter dem Aspekt der Finanzen oder der EDV betrachten ", erklärt José Teixeira, Leiter des Bereichs Bankverkehr und Zahlungsmittel bei Sage.

Für die Finanzbuchhaltung wird sich der Handlungsrahmen ändern - in erster Linie auf der Ebene der Datenverarbeitung durch die Verwaltung der SEPA-Norm (Format UNIFI XML) und die Verwendung neuer Bankenprotokolle (zum Beispiel SWIFTNet oder EBICS) entsprechend dem Umfang der Bankverbindungen, aber auch aufgrund der Auswirkungen von SEPA auf das operative Management der Finanzflüsse von Tag zu Tag und auf die Organisation der Funktionen des Cash-Managements. Tatsächlich wird sich das Cash-Management in Europa aufgrund der Einrichtung von SEPA stark verändern: von den Modalitäten für Zahlung, Rechnungstellung und Inkasso bis zur Organisation der Struktur der Partnerbanken oder des Kontenabgleichs.

Doch ist SEPA angesichts der betroffenen Funktionen nicht nur ein EDV-Projekt, sondern ein Unternehmensprojekt, das mehrere Funktionen einbezieht. In der kaufmännischen Abteilung wird es nötig sein, die klassischen nationalen Genehmigungen des Lastschrifteinzugs durch das von SEPA eingeführte einheitliche Mandat zu ersetzen und dieses zu verarbeiten (etwa Erfassung, Archivierung und Nachweiserbringung). Das Marketing muss die Dokumente, Folder und Websites aktualisieren. Die Kunden- und Lieferantendaten müssen mit BIC und IBAN, den neuen Standardangaben zur Bankverbindung im SEPA-Raum, aktualisiert werden, die an die Stelle des herkömmlichen RIB treten.

Dasselbe gilt für die Personalabteilung: Dort geht es um die Bankverbindungen der Mitarbeiter sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, da die Überweisungen im SEPA-Standard erfolgen. Die Juristen werden alle Verträge im Zusammenhang mit SEPA anpassen müssen, etwa Geschäftsbedingungen oder Gerichtsstand.

Unter dem IT-Aspekt betrachtet, können die Auswirkungen von SEPA und der damit verbundenen Verwendung von XML auf die Informationssysteme nicht vernachlässigt werden. Die Systeme und die Software müssen aktualisiert werden. Benutzer, die nicht vor Ort sind, müssen Zugriff erhalten und dann müssen noch das Netzwerk für eine Verbindung zur Bank geöffnet und die Zugriffe gesichert werden.