Schritte zum neuen ERP

Automatisierung

In den Größenordnungen, wie sie bei United-Domains existieren - pro Tag Tausende von Rechnungen, deren Betrag oft nur bei 15 Euro liegt - hat Handarbeit schon aus Kostengründen ausgedient. Ein Regelwerk steuert den automatisierten Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Abbuchung. Dazwischen liegen viele Wenn-dann-Regeln sowie für säumige Schuldner diverse Mahnstufen, die hintereinander im Rechnungssystem ablaufen.

All das ist in der ERP-Lösung festzuhalten und immer wieder an den Kunden zurückzuspiegeln. Das System soll eines sicher verhindern: dass eine Domain aus Versehen gekündigt wird. Oft hängen an den Internet-Namen Marken- und Patentrechte; entsprechend sorgfältig ist damit umzugehen.

Bidirektionales Interface

Informationstechnisch lautete die Aufgabenstellung für den ERP-Wechsel: Die Eigenentwicklungen von United-Domains, zum Beispiel Debitorenbuchhaltung und Fakturierung, sind durch das Standard-ERP-System Sage ERP X3 zu ersetzen. Zudem ist eine bidirektionale Schnittstelle zwischen dem ERP-System und der Website einzurichten. Über diese soll die Kommunikation zwischen Kunde und Anbieter laufen: Alle Kunden- und Bewegungsdaten aus der Plattform wandern ins Buchhaltungssystem, umgekehrt spiegelt die Finanzlösung alle Rechnungen und Statusinformationen zurück zum Kunden.

Technische Kompetenz

Unter der Prämisse der Vollautomatisierung war die bidirektionale Schnittstelle eine Herausforderung. Je automatisierter, desto komplexer das Regelwerk. Heute werden die auf der Internet-Plattform aufgelaufenen Daten zeitgesteuert mehrmals täglich zum Buchhaltungssystem transportiert, fakturiert und als neue Statusinformationen zurückgemeldet.