Regeln und Schutzmechanismen

Risikofaktor E-Mail - Datenlecks verhindern

Gemessen an der Bedeutung des Inhalts gehen Unternehmen häufig viel zu sorglos mit E-Mails um. Grund genug, sich mit den Risiken zu beschäftigen und eine vernünftige Mail-Policy anzustreben.

Es gehört längst zum Geschäftsalltag, dass sensible Informationen von Unternehmen per E-Mail kommuniziert werden. Als Risikofaktor wird das Medium E-Mail allerdings meist nur betrachtet, wenn es um Bedrohungen von außen geht. Auch auf Anwenderebene hat man sich längst an Spam und per E-Mail versandte Malware gewöhnt.

Nach Angaben des Sicherheitsunternehmens Sophos sind 2010 fast 97 Prozent aller weltweit versandten E-Mails Spam. Dabei verbraucht die unerwünschte Post jährlich etwa 33 Milliarden Kilowattstunden Energie und kostet rund 100 Milliarden Stunden Arbeitszeit für das Sichten und Löschen.

Gegen die bekannten Bedrohungen von außen werden längst im privaten wie im geschäftlichen Umfeld die entsprechenden Gegenmaßnahmen ergriffen. Doch neben der Gefahr von außen existieren im Hinblick auf die Datensicherheit viele Risiken, die mit dem Umgang mit E-Mails in Zusammenhang stehen.

Grundsätzlich müssen Mail-Anwender folgende Punkte beachten:

• Spam, Viren und andere externe Gefahren abwehren;

• Sicherstellen der Integrität (vertraulich, authentisch, eindeutig identifizierte Kommunikationspartner);

• Vermeiden von Datenlecks (DLP);

• Nachvollziehbarkeit schaffen;

• Archivieren.

Typische Probleme im Bereich der digitalen Archivierung und Empfehlungen für die richtige Vorgehensweise bei der Archivierung von E-Mails liefert Ihnen unser Ratgeber E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen. Welche weitreichenden Auswirkungen das Datenleck E-Mail haben kann, sei nachfolgend kurz verdeutlicht.