Response-Management verwaltet E-Mail professionell

E-Mail-Flut gefährdet die Sicherheit

Mit dem Siegeszug der elektronischen Post in den Geschäftsalltag und der unaufhaltsam wachsenden E-Mail-Flut sind die Anforderungen an ein effizientes E-Mail-Management stetig angestiegen. Dass Mitarbeiter an manchen Tagen über 100 elektronische Nachrichten bearbeiten müssen, ist längst keine Seltenheit mehr. Die Folgen für das Unternehmen: überquellende Postfächer, Sicherheitsverletzungen des Mail-Systems oder unzureichende Bereitstellung von entscheidungsrelevanten Informationen, um nur einige Beispiele zu nennen. Dies konfrontiert Unternehmen zunehmend mit der Frage, wie sie mit der gewaltigen Menge ein- und ausgehender Mails und vor allem mit den darin enthaltenen Daten umgehen sollen.

E-Mail ist häufig Teil der ECM-Strategie

Viele Firmen in Deutschland haben den Veränderungsbedarf beim E-Mail-Management bereits erkannt und entsprechende IT-Projekte auf ihre Agenda gestellt. So hat sich der BearingPoint-Studie zufolge mehr als die Hälfte der befragten Firmen bereits mit dem Einsatz einer IT-Lösung zur Optimierung ihres E-Mail-Managements beschäftigt. Darüber hinaus sehen mehr als die Hälfte der Interviewten das E-Mail-Management nicht als Einzellösung, sondern als Teil einer ECM-Strategie (Enterprise-Content-Management) zur Verwaltung und Steuerung aller für das Unternehmen geschäftskritischen Informationen.

In der Praxis fehle allerdings häufig der organisatorische Rahmen für eine effiziente und effektive E-Mail-Verwaltung: "Firmen verstehen oft nicht, dass E-Mail-Management kein technisches Problem darstellt, sondern dass die Lösung organisatorischer Natur ist", gibt Thomas Bahr, Manager im Bereich Enterprise Content Management Emea bei BearingPoint und einer der Autoren der besagten Studie, zu bedenken.