Ratgeber: Groupware richtig migrieren

Spezielle Tools helfen

Wer auf Koexistenz-Umgebungen angewiesen ist, kann sich diverse Tools speziell im Notes-Umfeld zunutze machen. Sie stellen in erster Linie alle unternehmensrelevanten Funktionalitäten bei den Themen Messaging und Collaboration auch während der Migration sicher. Insbesondere bei der Planung von Terminen muss der Mitarbeiter Einsicht in beide "Welten" haben, um die Verfügbarkeit der eingeladenen Personen überprüfen zu können.

Ein weiterer wichtiger Baustein ist das E-Mail-Routing, das während der Projektlaufzeit mehrfach an die jeweilige Infrastruktursituation anzupassen ist. Die entscheidende Frage hier: Muss die E-Mail noch in die Altumgebung geliefert werden oder ist der Anwender schon in der neuen Umgebung?

Hier zeigt sich, wie komplex die Migration des Mail-Systems ist. Die IT beherrscht die Altumgebung zwar aus dem Effeff, hat aber in der Neuumgebung noch keine Betriebs- und Detailerfahrung sammeln können.

Applikationen - ein Kernbestandteil der Migrationsstrategie

Im Applikationsumfeld von IBM Notes sind die Aufgaben noch weitaus komplexer, da Anwender hier häufig Eigenentwicklungen im Einsatz haben, die nun ebenfalls auf die neue Plattform portiert werden sollen. Es hat sich bewährt, zunächst einen Weiterentwicklungsstopp (Freeze) der Altumgebung vorzunehmen. Im nächsten Schritt erfolgt eine Bestandsanalyse mit dem Ziel, die vorhandenen Applikationen in die Kategorien "zu löschen", "zu archivieren", "Dokumentencontainer", "einfache Individuallösung" sowie "komplexe Individuallösung" einzustufen.

Die zu löschenden Applikationen werden über einen geordneten Prozess außer Betrieb genommen, die zu archivierenden Applikationen entweder auf ein zentrales Laufwerk als lokale Notes Replik abgelegt oder individuell durch die Applikationseigner lokal gesichert. Auch ein Export der Inhalte über Tools (beispielsweise Notes2PDF) in ein revisionssicheres Format ist möglich, wenn die Daten über längere Zeit hinweg noch lesbar sein müssen.

Die Anwendungseigner übertragen die Inhalte der Dokumentencontainer über einen gewissen Zeitraum hinweg in die Zielumgebung. Eine geringere Automation sorgt dafür, dass alte und nicht mehr relevante Informationen und Dokumente nicht mit übertragen werden, was ein unnötiges "Aufblähen" der Zielumgebung verhindert.