Ratgeber: Aufbewahrungspflicht für Facebook & Co.

Spezielle Archivlösungen für soziale Medien

Unternehmen, die bereits die E-Mail-Archivierung umgesetzt haben, sollten prüfen, ob ihr Anbieter auch Lösungen im Programm hat, mit denen sich Nachrichten archivieren lassen, die über Skype, Twitter oder Facebook gelaufen sind.

Ist dies nicht der Fall, sollten zusätzliche Archivlösungen erwogen werden. Der Idealfall, dass sich diese in die bestehende Archivlösung integrieren lassen, wird sich nicht immer einstellen. Trotzdem darf die Kommunikation über soziale Medien nicht einfach von der Archivierung ausgenommen werden, wenn ein Unternehmen relevante Nachrichten über Facebook & Co. austauscht.

Lösungen unterscheiden soziale Netzwerke und Chats

Werden zum Beispiel Dienste wie Skype und Facebook parallel im Unternehmen genutzt, um mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern zu kommunizieren, sind häufig zwei zusätzliche Archivlösungen erforderlich.

So bietet zum Beispiel das Dell-Unternehmen Quest Software eine Lösung namens Social Media Archiving für Nachrichten über Facebook, LinkedIn und Twitter an. Für die Kommunikation über Skype, Google Talk oder Yahoo Messenger gibt es die Archivlösung Instant Message Archiving.

Ähnlich verhält es sich bei Erado Social Media Archiving und Erado Instant Message Archiving sowie Global Relay Archive for Social Media und Global Relay Archive for Public Instant Messaging.

Werden die Archivlösungen durch den Anbieter zum Beispiel in einer Cloud betrieben, bedeuten getrennte Archivierungsfunktionen für soziale Netzwerke und für Instant Messaging allerdings keinen nennenswerten Zusatzaufwand. Oftmals kann eine zusätzliche Cloud-Lösung per Mausklick bestellt und aktiviert werden. Die Anbindung der jeweiligen Nutzerkonten an die Archivierung muss das Unternehmen in jedem Fall vornehmen.

Auf die Schnittstellen und Funktionen kommt es an

Welche sozialen Netzwerke, Chat-Dienste und Instant Messenger genau unterstützt werden, variiert von Anbieter zu Anbieter. Als Unternehmen sollte man also genau prüfen, welche Dienste aktuell betrieblich genutzt werden, und überlegen, ob weitere in Zukunft hinzukommen werden. Schließlich ist das Thema Archivierung ein Langzeitprojekt.

So unterstützt zum Beispiel Instant Message Archiving von Quest Software oder Actiance Vantage die Archivierung der Skype-Kommunikation, das Global Relay Archive for Public Instant Messaging laut Funktionsbeschreibung dagegen nicht.

Das Global Relay Archive for Social Media zum Beispiel archiviert auch Nachrichten, die über LinkedIn ausgetauscht werden, Gwava Retain Social aber nicht.

Vergleichen sollte man auch die genauen Funktionen der Archivlösung, denn Archivierung bedeutet ja mehr als langfristige Speicherung. Gerade eine intelligente Suchfunktion für das Archiv und eine Dokumentation der Archivierung durch entsprechende Berichte gehören zu den zentralen Anforderungen.