Quotas und ihre Auswirkungen

E-Mail-Anwender tendieren dazu, E-Mails blind zu sammeln und damit unnötig viel Platz in den Postfachspeichern zu belegen. Mit Speicherplatzbeschränkungen (Quotas) lässt sich dieses Anwenderverhalten steuern. Allerdings hat eine solche Überprüfung auch ihren Preis.

Hin und wieder kommt der urzeitliche Jäger und Sammler im Menschen zum Vorschein. Das Archivierungsverhalten vieler E-Mail-Anwender ist so ein Fall. Dabei sind es meist weniger die Dokumente des Arbeitslebens, als eher der multimediale Zeitvertreib neben der beruflichen Tätigkeit, der die Speichernutzung mancher Postfächer unkontrollierbar wachsen lässt. Um dieses Verhalten und den damit verbundenen Hardwarebedarf steuern zu können, bietet Microsoft Exchange Server die Möglichkeit der Größenbeschränkung von Postfächern durch so genannte Quotas. Diese sind standardmäßig deaktiviert, werden aber in vielen Unternehmen aus den genannten Gründen gerne angeschaltet.

Auf diese Weise ist die Gefahr, dass die Festplatte eines Postfach-Servers unversehens voll ist, deutlich geringer. Wenn ein Postfach eine maximale Größe haben kann, lässt sich der von dem Postfachspeicher maximal beanspruchte Platz im Voraus berechnen. In welcher Form dieser Wert in die Hardwareausstattung des Servers einfließt, hängt dann aber von den konkreten Rahmenbedingungen ab. Zumeist ist es nicht sinnvoll, den Speicherplatz größer als diesen theoretischen Wert zu wählen oder umgekehrt die Quota-Größe direkt aus der Plattengröße abzuleiten.

Funktionsweise

Quotas lassen sich auf verschiedene Art definieren, beispielsweise pro Postfachspeicher oder pro Benutzer, durch globale Einstellungen oder Richtlinien. In allen Fällen können drei Grenzwerte festgelegt werden. Die Überschreitung des ersten Grenzwerts löst eine Warnmeldung aus, die per E-Mail an den Anwender gesandt wird. In diesem findet noch keine funktionale Einschränkung statt. Beim Erreichen des zweiten Werts kann der Anwender keine Nachrichten mehr versenden. Und ist das Postfach größer als der dritte Wert, können schließlich auch keine E-Mails mehr empfangen werden.

Um mit der Postfachgröße wieder unter diese Größe zu kommen, muss der Anwender Nachrichten im Postfach löschen. Dabei reicht allerdings ein einfaches Löschen nicht aus, da die Nachrichten in diesem Fall nur in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben werden. Dort werden sie allerhöchstens nach einigen Tagen durch den Systemwartungsprozess gelöscht, wenn diese Funktion aktiviert ist. Der Anwender muss den Ordner Gelöschte Objekte explizit löschen, damit der belegte Postfachspeicher reduziert wird.

Bild1: Die Größenbeschränkung von Postfächern wird in drei Schritten wirksam.
Bild1: Die Größenbeschränkung von Postfächern wird in drei Schritten wirksam.

Nachrichtentexte

Diese Anweisungen sind auch in den verschickten Nachrichten zu finden, wie im Beispiel aus Listing 1 ersichtlich wird. Die Texte der Warnungen sind in Exchange Server fest vorgegeben. Sie befinden sich in der Ressourcen-DLL MDBSZ. DLL. Die vielfach gewünschte Anpassung der Meldungstexte ließ sich ursprünglich nur durch Anpassung dieser Ressourcenbibliothek erreichen. Dieser Eingriff in die Binärdateien ist allerdings mit einigem Risiko behaftet und wird von Microsoft nicht unterstützt. Zudem musste die Anpassung bei jeder Aktualisierung von Exchange, wenn diese die angesprochene DLL mit betraf, erneut durchgeführt werden.

Einen anderen Weg geht das Programm Quota Message Service. Diese ursprünglich im Rahmen des Gotdotnet-Portals verfügbare Anwendung ersetzt die Exchange-eigene Quota-Überprüfung und erlaubt es, eigene Schablonen für die versandten Nachrichten zu erzeugen. Das Programm wurde kürzlich in das Portfolio der offiziell unterstützten Exchange-Tools aufgenommen und kann unter www.microsoft.com/technet/prodtechnol/exchange/ downloads/2003/tools.mspx heruntergeladen werden. Der Quota Message Service wurde bereits in Ausgabe 07/2005 von Expert’s inside Exchange vorgestellt. Dieser Weg sollte der Anpassung der Ressourcen-DLL vorgezogen werden, wenn diese Funktion benötigt wird.

Bild 2: Beschränkungen lassen sich pro Postfachspeicher und individuell für jeden Benutzer festlegen.
Bild 2: Beschränkungen lassen sich pro Postfachspeicher und individuell für jeden Benutzer festlegen.