Pflicht: E-Mail-Archivierung in Firmen
E-Mails haben sich in der Geschäftswelt zu einem unersetzlichen Kommunikationsmedium entwickelt. Die Archivierung von E-Mails gilt aktuell als eines der Hype-Themen der IT-Branche. „Angesichts neuer gesetzlicher Vorschriften, etwa den GDPdU in Deutschland oder dem Sarbanes-Oxley-Act in den USA, sind Unternehmen verpflichtet, E-Mails als Geschäftsdokumente über bestimmte Zeiträume aufzubewahren“, erklärt Markus Goss, Vice President Marketing bei Group Technologies. „Die Verbindung von E-Mail- mit Archivsystemen sollte daher in Unternehmen hohe Priorität genießen, um den E-Mail-Verkehr revisionssicher zu dokumentieren.“
Viele Firmen archivieren E-Mails jedoch gar nicht oder überlassen dies den Mitarbeitern. Das ist rechtlich bedenklich. Hier helfen Richtlinien zur E-Mail-Archivierung, die in vielen Unternehmen aber leider noch fehlen. Es besteht laut Goss viel Nachhol- beziehungsweise Handlungsbedarf – eigentlich unverständlich, da die Gesetze eine klare Sprache sprechen.
Der tecCHANNEL-Artikel „Effiziente E-Mail-Archivierung für Unternehmen“ behandelt die wichtigsten Aspekte dieses Themas. (mec)
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