Verschwendete Arbeitszeit

Nur an 3 von 5 Arbeitstagen effizient

Unterbrechungsfreies Arbeiten

Wer ständig unterbrochen wird, arbeitet nicht produktiv.
Wer ständig unterbrochen wird, arbeitet nicht produktiv.
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Eine wichtige Erkenntnis der Studie sollten sich Entscheider merken: Sinnlose Unterbrechungen und Ablenkungen verhindern, dass wir effizient arbeiten. Zehn bis 15 Prozent der Arbeitszeit kosten die Unterbrechungen, so die Studie. Eine klare Rangliste, was uns am meisten aus der Konzentration reißt, gibt es nicht: Kollegen und unwichtige Anrufe stören ebenso den Arbeitsfluss wie das Suchen von Unterlagen und das Warten darauf, dass Kollegen etwas entscheiden. Insgesamt macht diese Störung etwa einen halben Arbeitstag in der Woche aus. Eine Möglichkeit, die Unterbrechung des Arbeitsrhythmus durch Meetings zu stoppen, hat sich Forrester Analyst Dave Johnson ausgedacht: Er fordert, Meetings nur noch in eine Tageshälfte zu verlegen. Diese Methode führe zu mehr Konzentration und dadurch zu mehr Produktivität.

Doch nicht alle Arbeitsunterbrechungen sind schlecht: Eine gewollte Unterbrechung des Arbeitens ist das Mittagessen. Je nachdem, was für eine Aufgabe zu erledigen ist, sollte sich jeder überlegen, ob er allein oder mit Kollegen zu Mittag isst. Wer sich am Nachmittag stark konzentrieren muss, sollte erwägen, allein ohne Ablenkungen zu essen. Wer hingegen kreativ arbeiten muss, sollte besser mit Kollegen Pause machen. Überhaupt sollten auch Entscheider darauf achten, ab und an eine Arbeitspause einzulegen.

Arbeitsorganisation

Wie die Studie zeigt, kann Arbeiten effizienter werden, wenn das Büro selbst besser organisiert ist. Das fängt schon beim eigenen Schreibtisch an: Etwa die Hälfte der Befragten glauben, dass sie mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz ihre Effizienz steigern könnten. Sie gehen davon aus, dass sie etwa 20 Prozent effizienter arbeiten könnten. Wer Hilfe braucht beim Aufräumen, kann sich von einem Aufräumexperten auch unter die Arme greifen lassen. Möglich ist es auch, das Aufräumen als kleine Arbeitspause aufzufassen. Körperliches Aufräumen schafft auch Ordnung im Gehirn. Und: Wer aufräumt, arbeitet anschließend gewissenhafter, wie eine amerikanische Studie kürzlich zu Tage brachte. Aber Vorsicht: Wer kreativ arbeiten muss, lässt den Arbeitsplatz lieber im Chaos versinken.

Zu einer besseren Büroorganisation gehört es laut den Leipziger Arbeitsforschern außerdem, Aufgaben vernünftig zu priorisieren, sich besser mit Kollegen abzusprechen und Probleme bei Schnittstellen zu beseitigen. Viele Befragte glauben, dass sie damit einen Effizienzgewinn von unter 20 Prozent hätten. Diese Zahl sollte man nicht geringschätzen: Einige Stunden in der Woche einsparen zu können kann entscheidend sein bei der Work-Life-Balance.

Überstunden sind die Regel

Eine traurige Bilanz der Studie: In deutschen Büros sind Überstunden die Regel. So ergab die Umfrage, dass 85 Prozent der Befragten mehr arbeiteten, als in ihrem Arbeitsvertrag festgelegt ist. Selbst jeden Tag einige Minuten länger zu arbeiten, summiert sich schnell: Im Schnitt arbeitet jeder Arbeitnehmer etwa 5,8 Stunden zu viel - jede Woche. Auch wenn die Studie diese Zahl vorsichtig bewertet und auf die großen Schwankungen in der Zahl der Überstunden hinweist, sollte das Ergebnis nicht verharmlost werden. "Dennoch kann festgehalten werden, dass die überwiegende Mehrheit der Befragten mehr arbeitet als vertraglich vereinbart", so die Studie. Effizienteres Arbeiten kann das verhindern und einen pünktlichen Feierabend ermöglichen, mit allem, was dazu gehört: Zeit für Familie, Freunde und Hobbies.