Verschwendete Arbeitszeit

Nur an 3 von 5 Arbeitstagen effizient

Jeden Tag vergeuden wir im Büro viel Zeit. Sogar so viel, dass wir von fünf Tagen tatsächlich nur drei arbeiten, so eine Studie.

An manchen Tagen verlässt man am Abend das Büro und fühlt sich, als hätte man nichts erledigt, obwohl man stets beschäftigt war. Dieses Gefühl trügt nicht, so eine aktuelle Studie der AKAD-Hochschule in Leipzig. Tatsächlich führen ständige Besprechungen, E-Mails und Telefonate sowie ineffiziente Büroorganisation dazu, dass wir von fünf Tagen in der Woche nur drei mit produktivem Arbeiten verbringen. Für die Studie "Arbeitswelten im Wandel", die die Arbeitsbelastung durch Arbeitsorganisation messen sollte, wurden mehr als 1500 Arbeitnehmer befragt.

E-Mail als Zeitfresser

Viele Mitarbeiter versinken in der E-Mail-Flut.
Viele Mitarbeiter versinken in der E-Mail-Flut.
Foto: Lexmark

Eine der größten Hürden für effektives Arbeiten ist das Postfach. Dass E-Mails Zeit fressen, ist hinlänglich bekannt. Die elektronische Kommunikation kostet über eine Arbeitswoche gerechnet viel Zeit: Im Schnitt verbringt ein Mitarbeiter, so die Studie, jeden Tag etwa zwei Stunden mit der Abarbeitung von E-Mails. Das ergibt zusammen gerechnet einen ganzen Tag in der Woche.

Ohne Zweifel ist Kommunikation in einem Unternehmen sehr wichtig: Wer falsch oder zu wenig kommuniziert, gefährdet zum Beispiel Projekte. Die Kommunikation einzustellen, ist aber auch keine Lösung sein. Wer effizienter arbeiten will, kann aber versuchen, seinen Umgang mit E-Mails anders zu gestalten. Denn laut Studie haben rund 25 Prozent der Befragten das Gefühl, dass viele der E-Mails unproduktiv seien. Das heißt also: E-Mails ja - solange sie relevant sind.

Umgang mit der E-Mail

Die Studie zeigt eine mögliche Lösung zum Umgang mit dem Postfach auf: das Pull-Verfahren. Kein Signalton oder Pop-Up machen darauf aufmerksam, dass gerade eine neue Nachricht eingetroffen ist. Stattdessen ruft der Mitarbeiter gezielt seine E-Mails vom Server ab und zwar dann, wenn er für sie Zeit hat. Laut Studie nutzen etwa 20 Prozent der Arbeitnehmer diese Funktion. Diese Lösung gibt dem Mitarbeiter einen Teil der Selbstbestimmung zurück, da er selbst entscheiden kann, wann er sich mit seinen E-Mails befasst. Das wiederum führt zu gesteigerter Konzentration und somit zu effizienterem Arbeiten.

Besprechungen

Schon das Wort "Meeting" löst bei vielen Mitarbeitern genervte Reaktionen aus: Sie fürchten fruchtlose Diskussionen und endlose Präsentationen. Tatsächlich verbringen Mitarbeiter und Führungskräfte viel Zeit in Besprechungen, im Schnitt etwa ein Fünftel ihrer Arbeitszeit (19 Prozent). Auch das entspricht einem ganzen Arbeitstag pro Woche. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Zeit wird in Besprechungen investiert, so die Studie. Hier Zeit zu sparen, dürfte schwierig werden. Die Befragten selbst gaben an, dass nur acht Prozent der vergeudeten Zeit durch kürzere Meetings eingespart werden könnten.

Was also ist zu tun? Hier können Führungskräfte ansetzen - aber nicht, indem sie die Agenda schneller durchrattern. Wirklich effizient wären die Treffen, wenn danach mehr von dem realisiert würde, was beschlossen wurde. Nur 61 Prozent der im Meeting besprochenen To-Dos werden im Schnitt auch umgesetzt, wie in der Studie herauskam. Schafft es eine Führungskraft, die Meetings so zu gestalten, dass dabei realistische Ziele herauskommen, können alle effizienter arbeiten. Schon nimmt man die Besprechung nicht mehr als vergeudet wahr.